Учет расчетов с подотчетными лицами. В процессе работы организации могут возникнуть хозяйственные расходы, которые не могут быть оплачены с расчетного счета или из кассы

В процессе работы организации могут возникнуть хозяйственные расходы, которые не могут быть оплачены с расчетного счета или из кассы. К этим расходам относятся закупка в торговле необходимых канцелярских товаров или других материальных ценностей, оплата услуг или товаров, реализуемых частными лицами или сторонними организациями, командировочные расходы. При возникновении необходимости в таких операциях сотруднику предприятия выдаются наличные деньги под отчет с последующим отчетом о произведенных расходах. Список подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия. Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия.

Деньги для выдачи под отчет получают в кассу с банковских счетов, а затем из кассы выдают подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки, предъявить отчет в бухгалтерию предприятия об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущий аванс, не производится.

Размер сумм, выдаваемых под отчет, ограничен. Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой организации. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и места ее назначения. Срок командировки работников определяется руководителем, но он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Служебная командировка поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. Расходы на командировку складываются из суточных, расходов по найму жилого помещения (квартирных) и фактических затрат, связанных с командировкой и документально подтвержденных (проезд, почтовые, телеграфные услуги и пр.).

Необходимо знать, что служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной или подвижной характер, не считаются командировками. Работнику выписывается командировочное удостоверение по установленной форме. По усмотрению руководителя наряду с командировочным удостоверением направление работника в командировку может оформляться приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Суточные рассчитываются по нормам, устанавливаемым Правительством РФ, и количеству дней нахождения в командировке. День выезда и день приезда считаются за полные отдельные дни. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и др.) с 00 до 24 часов включительно с места постоянной работы работника, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, указывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. То же самое относится и к определению дня приезда. Время нахождения в пункте назначения определяют по отметкам в командировочном удостоверении, которые должны соотноситься с датами, проставленными в проездных билетах. Суточные начисляются за все дни нахождения в командировке, в том числе и за выходные дни, праздники, дни вынужденных остановок при проезде транзитом. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью. В организации обязательно ведется регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих из командировки в данную организацию, в специальных журналах по утвержденным формам. Руководитель назначает лицо, ответственное за ведение данных журналов. При командировках, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, суточные не начисляются.

Вопросы о возможностях ежедневных возвращений из места командировки решает руководитель учреждения в каждом конкретном случае, исходя из дальности расстояния, условий транспортного сообщения, необходимости создания работнику условий для отдыха. При ежедневных командировках суточные не начисляются и не выплачиваются. Если работник в командировке заболел, то суточные выплачиваются и за весь срок временной нетрудоспособности, но не свыше двух месяцев, за исключением случаев нахождения работника в стационаре.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность прибытия по состоянию здоровья к месту постоянного жительства должны быть удостоверены больничным листом. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. Нормы суточных определяются нормативами. Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в таких же размерах, как и в местах нахождения в командировке. В случае болезни работника в командировке ему возмещаются квартирные согласно норм, действующих на момент нахождения его в командировке, при наличии больничного листа, за исключением нахождения работника в стационаре. Оплата проезда осуществляется по документам, предъявляемым подотчетными лицами. Если существует несколько видов транспорта, которыми можно добраться до пункта назначения, а руководство не предложило определенный вид, работник сам выбирает способ передвижения. Расходы по проезду в место командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по 1–4 группам тарифных ставок, на судах морского флота, в каютах 1–2 категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету 1-го класса, возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия при представлении проездных документов.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Заработная плата выдается командированному работнику по приезду либо пересылается по его просьбе в место нахождения командировки. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха организации, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращению из командировки предоставляется дополнительный день отдыха. Явка на работу в день отъезда в командировку и в день приезда из командировки решается с администрацией. В срок командировки дни временной нетрудоспособности, подтвержденные больничными, не включаются. Вместо заработной платы за эти дни работнику начисляется и выплачивается соответствующее пособие.

Возвратившись из командировки, работник в течение трех дней обязан отчитаться и предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В нем он фиксирует фактические расходы по данной командировке, суточные, расходы по найму жилого помещения, расходы по проезду и другие, подкалывает документы, подтверждающие расходы, и командировочное удостоверение с соответствующими отметками. Руководитель организации письменно на авансовом отчете подтверждает (или не подтверждает) целесообразность произведенных расходов. Целесообразность произведенных расходов подтверждается руководителем организации, направившим работника в командировку, о чем делается соответствующая запись в авансовом отчете. В командировочном удостоверении делается заверенная печатью отметка о дне возвращения работника из командировки, и авансовый отчет вместе с командировочным удостоверением передается в бухгалтерию организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» на соответствующих аналитических счетах: Счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» включает следующие счета: 020801000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»; 020802000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»; 020803000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»; 020804000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»; 020805000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»; 020806000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»; 020807000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»; 020808000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальному страхованию населения»; 020809000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»; 020810000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате социальных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»; 020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»; 020812000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»; 020813000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»; 020814000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»; 020815000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»; 020816000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале». Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления, т.е. 24, 25 и26 разряды обозначают: 560 – увеличение дебиторской задолженности подотчетного лица; 660 – уменьшение дебиторской задолженности подотчетного лица.

Например: 020802560 – Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи; 020802660 – Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. О расходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют

Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами, либо в Карточке учета средств и расчетов.