Автоматизированные Системы Контроля за Исполнением Документов. Принципы и особенности их проектирования.

Понятие систем электронного документооборота. Базовые понятия и терминология. Виды электронного документооборота и их характеристика. Классы СЭДО.

Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

К видам документооборота относятся: 1) производственный документооборот; 2) управленческий документооборот; 3) архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота); 4) кадровый документооборот (процедуры кадрового учета); 5) бухгалтерский документооборот; 6) складской документооборот; 7) секретное и конфиденциальное делопроизводство; 8) технический и технологический документооборот.

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта: 1)Системы электронного документооборота с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА); 2) Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF); 3) Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний; 4) Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration); 5) Системы электронного документооборота, имеющие развитые дополнительные сервисы.

Автоматизированные Системы Контроля за Исполнением Документов. Принципы и особенности их проектирования.

Наиболее рациональным является на сегодняшний день ав­томатизированный контроль за исполнением документов, кото­рый секретарь ведет на персональном компьютере. Специальные программы позволяют выводить на экран спи­ски документов. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполни­телям и таким образом видеть загрузку каждого. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендует­ся сразу заложить определенный перечень типовых справок (от­четов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть: 1) справка (отчет) об отправленных документах (список от­правленных документов или количественные данные); 2) справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); 3) справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителя­ми, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); 4) справка (отчет) о количестве выполненных исходящих до­кументов (исполнителями, списочный или количественно); 5) справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя ис­полнителю); и т.д.

Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

на 00.00.00

Рис. 7.1. Форма получения списка документов

Пример формы справки о документах за исполнителями приведен на рисунке 7.2.

Рис. 7.2. Форма справки о документах за исполнителями

Отчет об общем количестве документов за исполнителями приведен на рисунке 7.3.

с 00.00.0000 по 0.00.0000

Рис. 7.3. Отчет об общем количестве документов за исполнителями

Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.