Роль логістичної системи в управлінні виробничими запасами

Розвиток бухгалтерського обліку в динамічних умовах господарювання зумовлює необхідність інтеграції його організаційно-методичного інструментарію з новими методами управління ресурсами підприємства, в тому числі, виробничими запасами. Найважливішими елементами системи управління виробничими запасами є бухгалтерський облік і контроль, які є інформаційною основою управління та засобом відображення руху виробничих запасів. Сучасні економічні умови вимагають інтеграції та налагодження комунікаційної взаємодії між підсистемами управління та логістикою, яка виступає новим та найбільш ефективним інструментом управління виробничими запасами. Така інтеграція забезпечує підвищення ефективності постачальницько-заготівельної діяльності шляхом зниження логістичних витрат, які за оцінками вітчизняних експертів складають 40 % питомої ваги у собівартості продукції, в той час як в Західній Європі цей

показник коливається на рівні 12–13 %. Традиційні системи обліку і контролю не забезпечують логістичну систему достатнім обсягом інформації, що обумовлює потребу в розробці теоретико-методичних засад обліково-контрольного забезпечення процесу управління виробничими запасами, ефективність якого визначає фінансовий результат суб’єкта господарювання в цілому та його структурних компонентів.

Запас – один з найбільш дорогих активів більшості компаній і складає до 40 % від загального інвестованого капіталу, тому ефективне управління ним дозволяє зменшити витрати підприємства, пов’язані з їх надлишком чи недостачею. Отже, виявлення фактів недостач виробничих запасів на вході призводить до збою чи простою виробництва, на виході – до втрат підприємства від реалізації готової продукції, зайві виробничі запаси викликають «омертвіння» оборотних коштів, а готової продукції – до зниження ціни реалізованого товару.

Найважливішими елементами системи управління запасами на підприємстві є бухгалтерський облік і контроль (виконують в ній інформаційну і контрольну функції) та логістика, однією із найбільш важливих завдань якої, є зниження рівня запасів так, щоб це не відображалося на забезпеченості виробництва та продажу готової продукції. Тому належне поєднання облікового та логістичного підходів до управління виробничими запасами на підприємстві дозволить уникнути багатьох помилок при здійсненні господарської діяльності.

Отже, враховуючи особливості облікового та логістичного підходів до управління запасами, вважаємо за необхідне управлінському персоналу (зокрема, бухгалтерській службі та відділу постачання та збуту (логістичному відділу)) спільно переглянути нові підходи до управління виробничими запасами на підприємстві, та враховуючи специфіку підприємства, обрати найоптимальніший варіант системи управління.

До основних завдань служби логістики на підприємстві нами віднесено:

1) формування, розвиток, реорганізацію логістичної системи; 2) розробка і реалізація логістичної стратегії підприємства; 3) внутрішня і зовнішня логістична інтеграція; 4) керування матеріальним потоком і супутніми потоками; логістичний реінжиніринг. Вирішення даних завдань зумовлює виникнення логістичних операцій, що призводять до появи логістичних витрат, які потребують належного відображення в бухгалтерського обліку для можливості формування відповідного інформаційного забезпечення.

В умовах зростаючої кризи підприємства шукають альтернативні можливості, спрямовані на зниження рівня витрат і собівартості продукції, підвищення якості обслуговування споживачів, реорганізацію та реструктуризацію компанії з метою підвищення ефективності бізнесу.

У процесі розвитку економічних відносин бухгалтерський облік відіграє важливе значення в діяльності кожного суб’єкта господарювання, яке полягає у виявленні, накопиченні та своєчасній передачі об’єктивної та достовірної інформації про господарський стан підприємства для задоволення власних потреб та потреб інших користувачів облікової інформації. Одним із основних зовнішніх користувачів облікової інформації є контролюючі державні органи, які перевіряють дотримання підприємством вимог (норм) чинного законодавства щодо правильності нарахування та вчасності сплати податків, дотримання касової та платіжної дисциплін, правильності складання та своєчасності подання фінансової та статистичної звітності, достовірності даних, наведених у ній, дотримання законодавства про працю та обіг цінних паперів тощо.

Для правильного та вчасного відображення в бухгалтерському обліку логістичних операцій обов’язковою умовою є попередня організація обліку даного об’єкта.

Під організацією бухгалтерського обліку розуміють систему умов та складових побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства, здійснення контролю за раціональним використанням виробничих ресурсів і готової продукції.
Організація бухгалтерського обліку логістичних процесів – це цілеспрямована діяльність керівників підприємства зі створення, постійного впорядкування та удосконалення системи бухгалтерського обліку логістичних операцій з метою формування відповідних інформаційних потоків та задоволення потреб користувачів бухгалтерської звітності щодо управління виробничими запасами.

Основні завдання організації бухгалтерського обліку логістичних операцій полягають у: документуванні логістичних операцій; своєчасному, повному, достовірному та безперервному відображенні всіх операцій даного виду, які були здійснені на підприємстві; веденні аналітичного обліку та розподіл логістичних витрат для можливості визначення виробничої та повної собівартості; обробці даних про такі операції за допомогою відповідних процедур, прийомів та способів у відповідності до вихідної інформації; складанні на основі отриманого масиву обробленої інформації зафіксованої у первинних документах і регістрах, аналітичних відомостях та її передачі зацікавленим особам.

Суб’єктами організації бухгалтерського обліку на підприємстві є директор (керівник, власник) та головний бухгалтер. Об’єктом організації бухгалтерського обліку в даному випадку є логістичні процеси та операції, що спричиняють виникнення витрат на всіх стадіях господарського обороту.

 

 

Таблиця 1

Завдання, що стоять перед працівниками, які здійснюють облік виробничих запасів

1. Своєчасне оформлення первинних документів на всі операції, пов’язані з надходженням, зберіганням та використанням запасів	2. Здійснення точного та повного контролю за своєчасним надходженням, зберіганням та використанням запасів у процесі виробництва, дотримання встановлених норм витрат матеріалів на всіх стадіях обробки	3. Отримання на конкретну дату достовірних даних про кількість запасів, що перебувають на складах та у виробничих підрозділах, в інших місцях зберігання
11. Відображення у фінансовій та податковій звітності інформації про запаси відповідно до чинного законодавства
4.Систематичний контроль за транспортно-заготівельними витратами під час придбання запасів
10. Своєчасне виявлення виробничих запасів, які не використовуються у господарській діяльності та які можна реалізувати для мобілізації внутрішніх резервів, неліквідів, а також готової продукції, що не користується попитом	ЗАДАЧІ, ЯКІ СТОЯТЬ ПЕРЕД ОБЛІКОВИМИ ПРАЦІВНИКАМИ, ВІДПОВІДАЛЬНИМИ ЗА БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК ЗАПАСІВ
5.Своєчасне здійснення розрахунків з постачальниками запасів, контроль за матеріалами, що перебувають у дорозі
6.Контроль за дотриманням планів постачання матеріалами
9. Вибір обґрунтованої облікової політики щодо методів оцінки запасів	8. Проведення планових і позапланових інвентаризацій та відображення їх результатів у бухгалтерському обліку
7. Встановлення дієвої системи документації та документообороту

 

Для можливості удосконалення організації бухгалтерського обліку логістичних операцій, в першу чергу, необхідно визначити організаційну структуру (форму) логістичної системи.

Логістика на підприємстві може застосовуватися двома шляхами: по-перше, на основі аутсорсингу (використання послуг логістичних компаній) та; по-друге, на основі інсорсингу (створення логістичного департаменту, введення до штату логіста менеджера або виконання логістичних функцій управлінським персоналом).
Розглянемо особливості організації логістики на основі інсорсингу, зокрема при створенні логістичного відділу. При інтеграції логістики в діяльність підприємства в її межі потрапляють майже всі структурні підрозділи, що пояснюється трансформацією всіх функцій підрозділів в єдиний процес управління матеріальними потоками та їх похідних ресурсів. Слід виділити паралельні взаємовідносини логістичної служби з бухгалтерською, що виражаються у формі контролю через систему звітування.

Взагалі логістика дуже тісно пов’язана з системою бухгалтерського обліку на підприємстві, яка виступає джерелом інформації для планування роботи логістичної служби, аналізу ефективної політики підприємства в різних галузях, прийняття управлінських рішень тощо.

Отже, на підприємстві слід побудувати дієву логістичну систему та утворити окремий підрозділ, який виконуватиме логістичні функції – службу логістики. Таким чином, бухгалтерський облік, як і логістика, є складовою управлінської інформаційної системи підприємства, та між ними прослідковується зворотній зв’язок, який полягає в тому, що бухгалтерський облік є засобом відображення операції з виробничими запасами та логістичними процесами на підприємстві, пов’язаними з їх рухом, в той же час бухгалтерський облік надає інформацію, яка є основою для прийняття відповідних логістичних рішень, що, в свою чергу, є основою здійснення господарських операцій, які виступатимуть об’єктом бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський облік є основою прийняття управлінських рішень в сфері логістики виробничих запасів, адже згрупована та аналітична інформація про стан економічних ресурсів дозволяє ефективно управляти господарською діяльністю та розробляти перспективні плани щодо її розвитку.

Структуризація комунікаційних зв’язків облікової та логістичної систем має формуватися в двох напрямах залежно від форми організації логістики. У випадку організації логістики на основі інсорсингу, така структуризація здійснюється шляхом обґрунтування системи регулювання таких зв’язків, а також інформаційного забезпечення логістичного процесу. Зокрема вважаємо за необхідне розробити внутрішні нормативні документи регулювання логістики як основи регулювання інформаційних потоків системи управління виробничими запасами (таб. 2).

 

 

Таблиця 2

Врегулювання комунікаційних зв ’ язків між системами обліку та логістики на рівні внутрішнього нормативного регулювання управління запасами

Департамент логістики	Бухгалтерська служба	Посада менеджера з логістики
Положення про департамент	Положення про бухгалтерську службу	Штатний розпис
Регулює діяльність відділу та взаємодію з іншими відділами системи управління, зокрема бухгалтерською службою	Встановлюється взаємодія між відділами в системі управління, в напрямах організації інформаційних запитів	Регулює особливості діяльності посадових осіб з питань управління виробничими запасами та логістичними витратами
Посадова інструкція менеджера з логістики виробничих запасів	Посадова інструкція бухгалтера з обліку виробничих запасів	Посадова інструкція менеджера з логістики
Регулює особливості професійної відповідності, права та обов’язки менеджера з логістики	Врегулювання діяльності бухгалтера та менеджерів з логістики в напрямі інформаційних потоків	Регулює особливості професійної відповідності, права та обов’язки менеджера з логістики
Методичні рекомендації виробничих запасів	Методичні рекомендації з обліку запасів та логістичних витрат	Методичні рекомендації з логістики виробничих запасів
Регулює особливості планування, організації та контролю матеріального потоку, пов’язаного з рухом виробничих запасів	Регулює методику відображення, оцінки та звітності з виробничих запасів та логістичних витрат. Врегулювання інформаційних потоків в контексті відображення операцій та представлення інформації	Регулює особливості планування, організації та контролю матеріального потоку, пов’язаного з рухом виробничих запасів

 

Якщо розглядати бухгалтерський облік як засіб відображення логістичних процесів, то даний його прояв полягає у визначенні об’єктів, методики їх облікового відображення та інформаційного забезпечення управління ними, шляхом розробки систем внутрішньої звітності на всіх етапах логістичного управління (планування, організація, контроль, аналіз) та матеріального потоку (закупівля, транспортування, складування, зберігання, розподіл).
При управлінні процесом постачання (забезпечення), за який відповідають логісти з постачання, важливою є інформація про постачальників сировини та послуг, розмір та якість виробничих запасів, динаміку зміни обсягів кредиторської заборгованості. Тому на цій стадії формуються управлінські звіти (про запаси сировини, про вимоги до неї, про кредиторську заборгованість перед постачальниками, про строки її погашення), які використовують у своїй діяльності працівники відділу логістики. Аналіз такої інформації дає можливість керівникам диференційовано підходити до контролю рівня запасів залежно від їх вартості або важливості у технологічному процесі. Оперативний контроль за розміром кредиторської заборгованості дає можливість встановити черговість її погашення.

При організації логістики на основі аутсорсингу структуризація комунікаційних зв’язків в системі управління запасами передбачає налагодження взаємозв’язків в ході використання послуг логістичних компаній в цілях постачання виробничих запасів, що дозволяє визначити інформаційні потоки в системі управління виробничими запасами та визначити об’єкти облікового відображення на кожному з етапів.

Таким чином, нами обґрунтовано структуризацію комунікаційних зв’язків системи бухгалтерського обліку та логістичної системи в контексті управління виробничими запасами наступними шляхами: по-перше, адаптації системи внутрішнього регулювання бухгалтерського обліку до системи регулювання логістики при різних формах її організації на основі інсорсингу. Зокрема запропоновано пакет документів, які регулюють діяльність бухгалтерської служби, посадова інструкція бухгалтера з обліку запасів та логістичних витрат, методичні рекомендації з обліку виробничих запасів та логістичних витрат); по-друге, ідентифікації об’єкти облікового відображення та визначення напрямів формування внутрішньої звітності на всіх етапах логістичного управління (планування, організація, контроль) та матеріального потоку (закупівля, транспортування, складування, розподіл); по-третє, визначення напрямів облікового забезпечення та відображення логістичних витрат при використанні послуг логістичних компаній (аутсорсинг).

Способом досягнення раціональності й ефективності процесів є перебудова бізнесу суб’єкта господарювання на основі логістичного підходу. Мета такої реорганізації – оптимізація витрат підприємства на етапах закупівлі, виробництва, розподілу й удосконалення якості обслуговування споживачів, що виведе продукцію на якісно новий рівень конкурентоспроможності. Отже, на сьогодні залишається не розробленим проблемним питанням встановлення значення облікової політики як інструменту забезпечення управлінської ланки логістики обліковою інформацією, зокрема в частині управління рухом запасів суб’єкта господарювання.

Як відомо, термін “облікова політика” виник у зв’язку з реформуванням бухгалтерського обліку відповідно до ринкових відносин та міжнародних стандартів. В Україні він офіційно введений Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (від 16 липня 1999 р. № 996-ХIV).

Виникнення облікової політики ґрунтується на тому, що законодавством передбачається використання альтернативних варіантів обліку, а роль бухгалтера на підприємстві змінюється від простого реєстратора господарських операцій до активного учасника їх здійснення.

Тому, виходячи із розширення кола користувачів бухгалтерської інформації (логістів-менеджерів), необхідно змінити підходи до формування основних положень про облікову політику: в організаційній частині – формування методичної та технічної складових, які повинні забезпечити організаційну побудову облікового підрозділу, визначення його місця в управлінській і виробничій структурі підприємства, а також його взаємодії з іншими підрозділами підприємства; в технічній частині – розширення кола фахівців (залучення логістів) для проведення інвентаризації, розробку форм внутрішньої звітності для цілей логістів-менеджерів. Відповідні пропозиції дозволять розширити сферу облікової політики та надати їй управлінської орієнтації.

Складові облікової політики сприяють формуванню ефективної стратегії суб’єкта господарювання. Для зручності використання доцільним є складання облікової політики в одному документі (Положенні про облікову політику підприємства) в розрізі всіх аспектів.

Бухгалтерський облік виробничих запасів та логістичних витрат потрібно здійснювати залежно від етапу матеріального потоку та логістичного процесу. Логістичні витрати є якісним показником ефективності функціонування логістичної системи та інструментом управління виробничими запасами, які залежать від відповідного етапу. Проте особливістю обліку логістичних витрат є те, що вони не відрізняються від звичайних витрат, які здійснює підприємство, тому для формування відповідного облікового забезпечення аналізу таких витрат і процесу управління відбувається на основі правильно налаштованого аналітичного обліку логістичних витрат. Вважаємо необхідним здійснювати бухгалтерський облік логістичних витрат за двома напрямами

а) облік витрат, зумовлений функціонуванням усієї операційної логістичної системи підприємства;

б) облік витрат на утримання відділу логістики підприємства.

Таким чином, встановлено особливості логістичних процесів, а також етапів матеріального потоку, пов’язаного з виробничими запасами покладеного в основу розробленого методичного підходу до облікового відображення виробничих запасів та логістичних витрат. Зокрема, визначено особливості формування транспортно-заготівельних витрат, запропоновано робочий план рахунків для можливості їх обліку та обліку виробничих запасів підприємства в цілому. Запропоновано порядок облікового відображення логістичних витрат у складі (транспортно-заготівельних витрат, загальновиробничих витрат (рахунок 91) та адміністративних витрат (рахунок 92)), що передбачає бґрунтування їх розподілу та організації аналітичного обліку.