Организация работы по выбору поставщика

ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА

 

1. Задачи и функции закупочной логистики

Организация работы по выбору поставщика

Методы выбора поставщика

4. Методы закупки товаров

1.

Закупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи:

- что закупить;

- сколько закупить;

- у кого закупить;

- на каких условиях закупить.

Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах с наибольшей экономической эффективностью.

Задачи закупочной логистики:

1. Рационализировать сроки закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу или привести к ее изменению).

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Крупные и средние предприятия, которые потребляют различные материальные ресурсы в больших размерах, используют построение службы закупочной логистики по товарному признаку. Товарные группы выполняют весь комплекс работ по планированию, учету, завозу, хранению и отпуску материалов. На небольших предприятиях служба закупочной логистики представлена отделом материально-технического снабжения, работа которого строится по функциональному признаку. Плановая группа осуществляет планирование всех видов материалов, заготовительная группа закупает материалы в организациях оптовой торговли или непосредственно у изготовителя и поставляет на склад предприятия, где их хранят и отпускают цехам.

Для качественного выполнения функций материально-технического снабжения необходимо следующее обеспечение:

Ресурсное обеспечение включает в свой состав два вида ресурсов. Первый вид ресурсов состоит из внешнего транспортного парка. Второй вид ресурсов состоит из спектра вычислительной и организационной техники, офисного оборудования, площадей, которые имеются в наличии в на­стоящее время в службе материально-технического снабжения.

Информационное обеспечение подразделяется на несколько видов в зависимости от назначения данных: информация о требованиях потребителей (производственных подразделений предприятия); информация о потенциальных поставщиках; информация о материально-технических ресурсах; информация о товарных рынках; информация об организациях, оказывающих логистические услуги.

Кадровое обеспечение предусматривает несколько составляющих. Прежде всего, это наличие персонала с требуемыми для качественного выполнения соответствующих функций определенными знаниями, умениями, навыками и исполняемыми правилами, в которые входит, в том числе, соблюдение служебной дисциплины. Другой важной составляющей в кадровом обеспечении является точная формулировка функций каждого отдельного сотрудника службы материально-технического снабжения — должностные обязанности.

Нормативное обеспечение включает набор норм и нормативов, обеспечивающих функциональную деятельность материально-технического снабжения в полном объеме и с требуемым качеством. Нормы и нормативы укрупненно классифицируются на несколько групп (нормы затрат живого труда, нормативы использования орудий труда, нормы и нормативы движения производства, нормы и нормативы затрат предметов труда).

Юридическое обеспечение включает в себя акты, положения, инструкции, договоры, регламентирующие функциональную деятельность материально-технического снабжения,

Таможенное обеспечение состоит из ряда законодательных актов и положений, регламентирующих таможенные операции, а также различных стандартов и форм, используемых при определении порядка прохождения продукции через границу.

Рассмотрим задачи и работы, отдела закупочной логистики:

1. Определение потребности в материальных ресурсах.

2. Исследование рынка закупок.

3. Выбор поставщиков.

4. Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, то есть заключением контракта. Договорные отношение формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов.

5. Контроль поставок.

6. Расчет бюджета закупок. При этом определяют следующие виды затрат:

· затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;

· затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;

· затраты на грузопереработку;

· затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;

· затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;

· затрат на поиск информации о потенциальных поставщиках.

7. Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками.

При закупке необходимо решить последовательно несколько возникающих задач.

Делать или купить

Задача «что закупить» заключается в принятии одного из двух альтернативных решений — делать комплектующее изделие самим (если это в принципе возможно) или же покупать у другого производителя.

Самостоятельное производство комплектующих снижает зависимость предприятия от колебаний рыночной конъюнктуры. Предприятие может устойчиво функционировать вне зависимости от складывающейся на рынке ситуации (естественно, в известных пределах). В то же время, высокое качество и низкую себестоимость комплектующих скорее обеспечит производитель, который специализируется на их выпуске. Поэтому, отказываясь от собственного производства и принимая решение о закупке комплектующих у специализированного поставщика, предприятие получает возможность поднять качество и снизить себестоимость, однако попадает при этом в зависимость от окружающей экономической среды. Риск потерь, обусловленный ростом зависимости, будет тем ниже, чем выше надежность поставок и чем более развиты в экономике логистические связи. Таким образом, чем выше степень развития логистики в обществе, тем «спокойнее» предприятие отказывается от собственного производства комплектующих и перекладывает эту задачу на специализированного производителя.

Вне зависимости от ситуации во внешней среде, на самих предприятиях могут действовать факторы, обусловливающие отказ от собственного производства. Решение в пользу закупок комплектующих и соответственно против собственного производства должно быть принято в случае, если:

· потребность в комплектующем изделии невелика;

· отсутствуют необходимые для производства комплектующих мощности;

· отсутствуют кадры необходимой квалификации.

Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:

· потребность в комплектующих изделиях стабильна и достаточно велика;

· комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.

Организация работы по выбору поставщика

После того, как решена задача «делать или покупать» и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика. Выбор поставщика является одной из наиболее важных задач закупочной логистики. Некоторые исследования показывают, что во многих компаниях мира, по крайней мере, 50% проблем, связанных с качеством, возникает из–за товаров и услуг, которыми их обеспечили поставщики. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

1. Поиск потенциальных поставщиков.

При этом могут быть использованы следующие методы:

· объявление конкурса;

· изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. п.;

· посещение выставок и ярмарок;

· переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

2. Анализ потенциальные поставщиков.

Выбор потенциального поставщика или поставщиков – наиболее важная задача закупочной деятельности. Для ее успешного решения на предприятиях и в организациях различных направлений производственно-хозяйственной деятельности разрабатывают соответствующие критерии оценки потенциального поставщика.

Возможны два направления выбора поставщика:

1. Выбор поставщика из числа компаний, которые уже были поставщиками предприятия (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок фирмы располагает точными данными о деятельности этих компаний (хотя так бывает не всегда).

2. Выбор нового поставщика в результате поиска и анализа интересующего рынка: рынка, с которым фирма уже работает, или совершенно нового рынка (например, если принято решение диверсифицировать деятельность).

В соответствии с общим алгоритмом выбора поставщика первоначально необходимо проанализировать возможные источники информации о поставщиках. Длительная практика анализа рынка поставщиков, применяемая различными компаниями, позволяет выделить следующие основные источники информации:

· Каталоги и прайс–листы.

· Торговые журналы.

· Интернет – сайты.

· Рекламные материалы: фирменных каталогов, объявлений в СМИ.

· Конкурсы.

· Выставки и ярмарки.

· Торги и аукционы.

· Переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

Все критерии, применяемые при оценке потенциального поставщика, классифицируются на три группы:

Техническая группа включает:

1. Производственная мощность поставщика — возможность предприятия производить определенное количество продукции в установленный плановый период, которое зависит от состава и производительности станочного парка и оборудования, применяемого в производстве, квалификации и количества работающих.

2. Прогрессивность технологии — данный критерий характеризует весь спектр технологических процессов у поставщика с позиции научно-технического прогресса, а именно: использование высокоточных, экономичных, малоотходных, высокопроизводительных технологических процессов;

3. Комплектность поставляемой продукции — критерий, относящийся к изготовителю продукции длительного пользования и характеризующий наличие при ее поставке полного набора комплектации, включающего: требуемые номенклатуру и количество запасных частей, прикладываемых к поставляемой продукции; набор специальных инструментов, необходимых для монтажа оборудования или технического устройства;

4. Соответствие общепринятым стандартам — этот критерий используется применительно к внешним и внутренним стандартам.

5. Развитость инфраструктуры — критерий, характеризующий сферу деятельности по обслуживанию производства потенциального поставщика, которая заключается в создании требуемых условий для обеспечения производственного процесса:

6. Наличие дефектов в продукции — критерий, характеризующий качество продукции, но в отличие от внутрифирменной оценки качества, которая осуществляется в процессе производства продукции, должна применяться внешняя оценка, при которой анализируется качество уже изготовленной и находящейся в производстве или эксплуатации продукции на предприятии.

7. Послегарантийное обслуживание — по этому критерию оцениваются различные подходы предприятий-поставщиков к обслуживанию продукции длительного пользования, находящейся в эксплуатации.

8. Ассортимент поставляемой продукции — критерий, характеризующий возможности потенциального поставщика в плане обеспечения потребителя одновременно несколькими позициями продукции материально-технического назначения или разнообразным ассортиментом материальных ресурсов.

9. Постоянство упаковки продукции — многофункциональный критерий, оценивающий как разовую упаковку продукции, так и тару (разовую и возвратную) с позиции возможности реализации основного их назначения, заключающегося в сохранности продукции материально-технического назначения и удобстве при проведении транспортно-складских операций.

Организационно-экономическая группа критериев оценки потенциальных поставщиков, так же как и техническая группа, включает в себя ряд критериев:

1. Доступность продукции — направленность данного критерия заключается в том, что если конкретный продукт представлен в каталогах, рекламных проспектах, буклетах и иных информационных источниках, то он должен быть в наличии или у потенциального поставщика на складе готовой продукции, или на промежуточном, распределительном терминале (терминалах) внутреннего товарного рынка, или на складах за рубежом, если речь идет об экспортных поставках, и, таким образом, доступен потребителю.

2. Условия доставки продукции — критерий, определяющий возможные варианты доставки продукции потребителю.

3. Сроки поставки продукции — критерий, строго определяющий время доставки потребителю необходимой продукции материально-технического назначения.

4. Условия оплаты продукции — критерий, оценивающий условия платежа и систему скидок при оплате закупаемой продукции.

5. Удаленность поставщика — критерий, оценивающий «транспортный рычаг», который характеризует расстояние между местонахождением поставщика и потребителя.

6. Финансовое положение поставщика — данный критерий оценивает потенциального поставщика с финансовой точки зрения:

Психологическая группа включает ряд критериев оценки потенциальных поставщиков, представлена в таблице

Критерии	Содержание критериев
Надежность поставщика	Честность, порядочность, коммуникабельность, открытость поставщика в решении деловых вопросов
Предыдущая история поставщика	Период существования потенциального поставщика на рынке в условиях конкуренции
Репутация	Создавшееся мнение потребителей и партнеров о достоинствах и недостатках поставщика
Степень сотрудничества	Варианты взаимоотношений «поставщик-потребитель», характеризующие уступчивость во взаимных требованиях и пожеланиях
Трудовые отношения	Психологический «микроклимат» во внутренних взаимоотношениях коллектива поставщика
Местонахождение поставщика	Климатические и другие условия расположения потенциального поставщика
Уровень компетентности	Профессиональные навыки и знания представителей поставщика, характеризующие их понятие и представление о продукции, договорных обязательствах
Договорная дисциплина	Выполнение поставщиком в полном объеме всех позиций договорных отношений между поставщиком и потребителем
Уровень взаимодействия	Взаимопонимание между поставщиком и потребителем практически по всем производственно-хозяйственным вопросам

Заслуживает внимание шкала критериев выбора поставщика, предлагаемая Майклом Р., Линдерсом и Харольдом Е. Фироном (критерии расположены в порядке приоритета):

· качество продукции;

· своевременность доставки (авторы предлагают устроить рейтинг поставщиков на основе факторов соблюдения или несоблюдения ими сроков поставок);

· цена (сравнение реальной цены с желаемой или с минимальной у других поставщиков);

· обслуживание (качество технической помощи, отношение поставщика и время ответа на просьбы о помощи, квалификация обслуживающего персонала и т.д.);

· повторные предложения по разработке продукции или услуги, по снижению цены;

· техническая инженерная и производственная мощность;

· оценка дистрибьюторских возможностей (если поставщик выполняет функцию дистрибьютора);

· детальная оценка финансов и управления.

Указанная шкала критериев используется большинством зарубежных фирм – производителей продукции при выборе (или предварительном отборе) поставщиков материальных ресурсов.

При выборе новых поставщиков зарубежные фирмы делают акцент на оценке их финансового положения и организации управления, а также на технической, инженерной и производственной мощности поставщиков. Это тем более важно в российских условиях, где политическая и экономическая нестабильность позволяет вести нечетный бизнес, существовать «фирмам – однодневкам» и т.п.

На основании изложенных соображений можно сформулировать следующие главные критерии, на которых рекомендуется строить систему выбора поставщиков:

1. В современных условиях в качестве основного критерия выбора следует выдвигать качество продукции. Качество относится к способности поставщика обеспечить товары и услуги в соответствии со спецификациями. Качество может относиться также и к тому, удовлетворяет ли продукция требованиям потребителя, независимо от того, соответствует ли она спецификации. Если с данными поставщиками уже были установлены отношения, то желательно проанализировать статистику поставки бракованных материалов.

2. Надежность поставщика – достаточно емкий критерий, включающий следующие параметры: честность, отзывчивость, обязанность, заинтересованность в ведении бизнеса с вашей фирмой, финансовая стабильность, репутация в своей сфере, соблюдение ранее установленных объемов поставки материальных ресурсов/готовой продукции. Оценка своевременности доставки упрощается, если ведется четкий учет запланированных и реально выполненных доставок. При осуществлении доставки, например, по технологии JIT невыполнение сроков так же недопустимо, как и неудовлетворительное качество.

3. Цена. В цене должны учитываться все затраты на закупку конкретного ресурса или готовой продукции, которые включают транспортировку, административные расходы, риск изменения курсов валют, таможенные пошлины и т.д. В аналитическом поле логистического менеджера всегда должен находиться комплекс затрат.

4. Качество обслуживания. Оценка по данному критерию требует сбора информации у достаточно широкого круга лиц из различных подразделений компании и сторонних источников. Необходимо собирать мнения о качестве технической помощи, об отношении поставщика к скорости реакции на изменяющиеся требования и условия поставок, к просьбам о технической помощи, о квалификации обслуживающего персонала и т.п. Желательно наличие у поставщика сертификата ISO9000 на систему управления качеством его продукции/услуг.

5. Условия платежа и возможность внеплановых поставок. Как уже упоминалось выше, нехватка оборотных средств существенно ограничивает возможности выбора поставщиков. В бизнесе случаются внештатные ситуации, требующие внеплановых поставок или отсрочки платежа. Это ситуации особенно характерны для российской действительности. Поэтому поставщики, предлагающие выгодные условие платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантирующие возможность получения внеплановых поставок, позволяют избегать многих проблем снабжения.

Методы выбора поставщика

Для оценки поставщика используются различные методы. Существует несколько распространенных методов выбора поставщика:

1. Затратно–коэффициентный;

2. Доминирующих характеристик;

3. Категорий предпочтения;

4. Рейтинговая оценка и др.

Рейтинговая оценка факторов. Рейтинг — субъективная оценка какого-либо явления по заданной шкале. С помощью рейтинга осуществляется первичная классификация объектов по степени выраженности общего для них свойства (экспертные оценки). Рейтинг может служить основой для построения шкал оценок, в частности, при оценке надежности отдельных поставщиков

Из приведенных выше групп критериев выбираются наиболее значимые для конкретного предприятия. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

Затем каждому критерию присваивается определенный «вес» (как правило, от 0 до 1), отражающий его относительную значимость для грузоотправителя, при этом сумма весов критериев не должна превышать единицу. Затем по пяти или десятибалльной шкале оценивают эффективность поставщика по каждому критерию. Рейтинг по каждому критерию определяется перемножением оценок «относительной значимости» и «эффективности», а итоговый рейтинг перевозчика – сложением оценок.

Рейтинг R поставщика определяется выражением: R = Ci Xi, где Xi –значимость показателя (выраженный в долях, а не в %); Ci –балльная оценка величины этого показателя, обеспечиваемая данным поставщиком.
Метод оценки затрат Этот метод иногда называют затратно-коэффициентным методом или «методом миссий». Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий), и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы (при этом учитываются логистические риски). Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли). Недостаток метода состоит в том, что он требует большого объема информации и анализа большого объема информации по каждому поставщику.

Метод доминирующих характеристик Метод состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре (критерии). Этот параметр может быть: наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и т.п. Преимущество этого метода –в простоте, а недостаток –в игнорировании остальных факторов - критериев отбора.

Метод категорий предпочтения. В этом случае оценка поставщика, в том числе и выбор способа его оценки, зависит от информации, стекающейся из многих подразделений фирмы. Инженерные службы дают свою оценку способности поставщика производить высокотехнологическую продукцию и могут компетентно судить о ее качестве. Диспетчерская докладывает о сроках доставки закупаемых материальных ресурсов. Производственные отделы –о простоте и удобстве пользования материальных ресурсов в производственном процессе. Такой метод подразумевает наличие обширной и разнообразной информации из множества источников, которая позволяет рассматривать каждый фактор наравне с остальными, в то время как для фирмы, возможно, какой-то фактор является ключевым. В небольших компаниях почти вся оценка имеющихся источников снабжения осуществляется неформальным образом. Когда потребители и отдел закупок ежедневно находятся в личном контакте, и существует быстрая обратная связь с оценкой деятельности поставщика, такой «неформальный» подход вполне обоснован и целесообразен.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

4. Методы закупки товаров

 

Объем закупок планируется в соответствии с потребностями. Определение потребностей означает выявление товаров и услуг по их качеству, количеству в основном двумя методами:

1) путем определения потребностей на основе заказов;

2) планомерного определения потребностей на основе расходов. Если потребности на основе заказов не могут быть определены или применение этого метода нецелесообразно, то используют метод определения потребности, на основе расходов или прошлого опыта. В этом случае потребность определяется при помощи расчетных методов.

В дополнение к ним на практике часто пользуются интуитивными методами прогноза — прежде всего в тех случаях, когда расходы не подвержены сезонным колебаниям и не испытывают воздействия каких-либо внешних факторов.

Приобретаемая фирмами продукция классифицируется по видам заготовленного товара и способам их закупки. Из всего многообразия традиционно выделяются следующие виды товаров: сырье и основные материалы, топливо, комплектующие и оборудование.

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава комплектующих изделий и материалов. Основными методами закупок являются:

♦ оптовые закупки;

♦ регулярные закупки мелкими партиями;

♦ закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Рассмотрим наиболее часто используемые методы.

1. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставки товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставь всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки — большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества данного метода таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки: вероятность заказа избыточного количества товаров; необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

♦ полный перечень товаров;

♦ количество товаров, имеющихся на складе;

♦ требуемое количество товаров.

Преимущества данного метода: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно;

• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

• оплачивается только поставленное количество товара;

• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества данного метода: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода — покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостаток данного метода — в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкими размерами заказов и множеством поставщиков.

6. Система поставок «Точно в срок»

Современная концепция построения логистической системы в производстве основанная на синхронизации процессов доставки материальных ресурсов и готовой продукции в необходимых количествах к тому времени, когда звенья логистической системы в них нуждаются, с целью минимизации затрат, связанных с созданием запасов. При такой постановке страховые запасы, иммобилизирующие денежные средства фирмы, оказывались ненужными. Например, доставка к моменту монтажа или непосредственно в торговый зал магазина. Так как контроль качества у потребителя при системе поставки ТВС не предусмотрен, эту функцию должен взять на себя поставщик. В этих условиях наличие некачественных изделий в поставляемой партии недопустимо.

Отношения между поставщиком и покупателем, позволяющие применять систему поставок ТВС, должны носить характер длительной хозяйственной связи и строиться на долгосрочных контрактах. Лишь тогда можно достичь согласованности в вопросах совместного планирования, достичь необходимого уровня технико-технологической сопряженности, научиться находить экономические компромиссы.
Так как система ТВС предусматривает работу потребителей с гораздо более низким запасом, чем в условиях традиционного снабжения, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортникам.
Применение системы ТВС позволяет резко сократить запасы (производственные и товарные), потребность в складских мощностях, в персонале.