Расчетно-денежная документация, ее составление и оформление

ПЛАНОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Назначение и состав плановой документации

Результаты планирования деятельности любой организации фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие назва­ния: план, перспективный план, программа, график, схема и др.

Программа и генеральная схема, как правило, носят комплек­сный характер, их содержание может затрагивать интересы не­скольких органов исполнительной власти, организаций, учрежде­ний, территорий. Эти документы позволяют решать сложные про­блемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ве­домств, организаций. Программа или генеральная схема форми­рует основные направления и общее содержание работ, выполне­ние которых обычно рассчитано на достаточно длительный срок. Это более масштабные документы по сравнению с планом.

Особенность плановой документации состоит в том, что она всегда составляется на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода или период выполнения конкретного вида работ, срок которых установлен распорядительным документом или до­говором. Плановые документы разрабатываются на различных уровнях — федеральном, территориальном, в отдельной органи­зации.

Планирование деятельности отдельной организации, как пра­вило, осуществляется в форме плана, программы или графика. План и программа могут разрабатываться на длительный срок (до нескольких лет) и для планирования текущей деятельности. Текущая деятельность планируется в форме годовых, кварталь­ных планов работы управления, группы, службы, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных видов работ, наиболее важных и суще­ственных для деятельности данной организации.

При наличии в организации коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется. Источниками для составления планов являются федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреж­дения, распорядительная документация, решения коллегиальных и совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие из других подразделений и служб.

Разрабатывается плановая документация с привлечением ква­лифицированных специалистов. План работы подразделений ут­верждается вышестоящим руководителем, план работы организа­ции в целом — ее руководителем. План работы коллегиальных и совещательных органов утверждается председателем коллегиаль­ного или совещательного органа.

Составление и оформление плановых документов

Программа — это плановый документ, содержащий обоснова­ние и основные направления развития той или иной отрасли уп­равления или деятельности. Текст программы излагается в виде разделов, соответствую­щих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы опреде­ляется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются араб­скими цифрами. Помимо текстовой части программа, как правило, содержит приложение, являющееся справочным и аналитическим материа­лом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные аспекты программы. Приложения оформляются обычно в виде таблиц, схем, графиков. Программа оформляется на общем бланке организации, и ее обязательными реквизитами являются: наименование организации; наименование вида документа; дата, номер, место составления; заголовок к тексту; текст; подпись; грифы согласова­ния и утверждения. Программу подписывает руководитель подразделения, ответ­ственный за ее разработку. Утверждаются программы руково­дителем вышестоящей организации, или руководителем данной организации, или коллегиальным органом. До утверждения программа должна пройти стадию согласования со всеми заин­тересованными организациями и должностными лицами. Со­гласование оформляется грифом согласования на титульном листе программы или на листе согласования, прилагаемом к программе.

План — это документ, устанавливающий перечень намечен­ных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являют­ся: содержание работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнителе. Каждый из этих элементов может иметь состав­ные части. План организации оформляется на общем бланке, и его обя­зательными реквизитами являются: наименование орга­низации; наименование вида документа; дата, номер, место со­ставления; заголовок к тексту; подпись; гриф утверждения. Под­писывается руководителем подразделения, ответственным за раз­работку плана. Утверждается план руководителем вышестоящей организации или руководителем данной организации. Порядок составления и форма разновидностей планов регламентируются инструкциями соответствующих вышестоящих органов.

РАСЧЕТНО-ДЕНЕЖНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, ЕЕ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ

Обязательным условием осуществления расчетно-денежных операций является их документирование. Документы служат ос­нованием для совершения расчетно-денежных операций, сред­ством их учета и контроля.

Формы документов, предоставляемых организациями на блан­ках, а также получаемых от банков в подтверждение выполнения соответствующих операций, включены в унифицированную систе­му расчетно-денежной документации. Поскольку расчетно-денежные операции различны по своему содержанию, в зависимости от их характера документы под­разделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

К кассовым документам относятся, например, приходные и расходные ордера, чеки и др. Кассовыми документами оформля­ются операции по выдаче наличных денег. Мемориальные документы оформляются по безналичным рас­четам. К ним относятся: платежные требования, расчетные чеки, заявления на открытие аккредитива и др. К внебалансовым документам относятся приходные и расход­ные внебалансовые ордера, которые составляются для приема и выдачи ценностей и документов, учитываемых на внебалансовых счетах

Расчетно-денежные документы в зависимости от места их формирования подразделяют на банковские (составляемые в бан­ке) и поступающие от клиентов. Денежные расчеты и платежи субъектов хозяйствования осу­ществляются главным образом безналичным путем. Безналичные расчеты — это денежные расчеты, совершае­мые путем записи по счетам плательщиков и получателей средств либо путем зачета взаимных требований, т.е. без ис­пользования наличных денег. Безналичные расчеты между пред­приятиями производятся: платежными поручениями; платежными требованиями; чеками; аккредитивами; векселями и другими формами безналичных расчетов.

Платежное поручение — это распоряжение владельца рас­четного или другого счета обслуживающему его учреждение бан­ку о перечислении определенной суммы средств получателю. Пла­тежные поручения принимают как по внутриреспубликанским, так и по межгосударственным поставкам. Они являются одной из основных форм безналичных расчетов. Поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки.

Платежное требование принимается на инкассо и пересылает­ся в банки плательщика. Инкассо — это банковская операция, при которой банк поставщика берет на себя обязательства во­стребовать платеж с покупателя и зачислить его на счет по­ставщика. Платежные требования оплачиваются после акцепта.

Акцепт — это согласие на оплату. Поставщик может заявить об отказе от акцепта.

Чек — это безусловное письменное предложение чекодержате­ля учреждению банка произвести платеж указанной на чеке де­нежной суммы чекодержателю. Для проведения расчетов чеками плательщик должен приобрести чековую книжку с определенным количеством чеков. Банк выдает плательщику чековую книжку лишь при наличии средств на расчетном (текущем) счете в сумме, достаточной для депонирования.

Аккредитив — это письменное указание аккредитиводателя аккредитивополучателю производить расчеты за отгружен­ные товары (предоставленные услуги) на определенных услови­ях за счет средств, депонируемых в банке поставщика (аккредитивополучателя). Каждый аккредитив предназначается только для расчетов с одним поставщиком и не может быть переад­ресован.

Вексель — это ценная бумага, в которой заключено обязатель­ство векселедателя уплатить определенную денежную сумму. Различают две разновидности векселя — простой и пере­водной. В простом векселе частное лицо, или векселедержатель, принимает на себя обязательство перед векселедателем выпла­тить определенную сумму денег в точно установленный срок. Переводной вексель может быть передан посредством переда­точной надписи.

ОТЧЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ