Расчетно-денежная документация, ее составление и оформление

ПЛАНОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Назначение и состав плановой документации

Результаты планирования деятельности любой организации фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема и др.

Программа и генеральная схема, как правило, носят комплексный характер, их содержание может затрагивать интересы нескольких органов исполнительной власти, организаций, учреждений, территорий. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема формирует основные направления и общее содержание работ, выполнение которых обычно рассчитано на достаточно длительный срок. Это более масштабные документы по сравнению с планом.

Особенность плановой документации состоит в том, что она всегда составляется на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода или период выполнения конкретного вида работ, срок которых установлен распорядительным документом или договором. Плановые документы разрабатываются на различных уровнях — федеральном, территориальном, в отдельной организации.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. План и программа могут разрабатываться на длительный срок (до нескольких лет) и для планирования текущей деятельности. Текущая деятельность планируется в форме годовых, квартальных планов работы управления, группы, службы, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности данной организации.

При наличии в организации коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется. Источниками для составления планов являются федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие из других подразделений и служб.

Разрабатывается плановая документация с привлечением квалифицированных специалистов. План работы подразделений утверждается вышестоящим руководителем, план работы организации в целом — ее руководителем. План работы коллегиальных и совещательных органов утверждается председателем коллегиального или совещательного органа.

Составление и оформление плановых документов

Программа — это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами. Помимо текстовой части программа, как правило, содержит приложение, являющееся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные аспекты программы. Приложения оформляются обычно в виде таблиц, схем, графиков. Программа оформляется на общем бланке организации, и ее обязательными реквизитами являются: наименование организации; наименование вида документа; дата, номер, место составления; заголовок к тексту; текст; подпись; грифы согласования и утверждения. Программу подписывает руководитель подразделения, ответственный за ее разработку. Утверждаются программы руководителем вышестоящей организации, или руководителем данной организации, или коллегиальным органом. До утверждения программа должна пройти стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами. Согласование оформляется грифом согласования на титульном листе программы или на листе согласования, прилагаемом к программе.

План — это документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются: содержание работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнителе. Каждый из этих элементов может иметь составные части. План организации оформляется на общем бланке, и его обязательными реквизитами являются: наименование организации; наименование вида документа; дата, номер, место составления; заголовок к тексту; подпись; гриф утверждения. Подписывается руководителем подразделения, ответственным за разработку плана. Утверждается план руководителем вышестоящей организации или руководителем данной организации. Порядок составления и форма разновидностей планов регламентируются инструкциями соответствующих вышестоящих органов.

РАСЧЕТНО-ДЕНЕЖНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, ЕЕ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ

Обязательным условием осуществления расчетно-денежных операций является их документирование. Документы служат основанием для совершения расчетно-денежных операций, средством их учета и контроля.

Формы документов, предоставляемых организациями на бланках, а также получаемых от банков в подтверждение выполнения соответствующих операций, включены в унифицированную систему расчетно-денежной документации. Поскольку расчетно-денежные операции различны по своему содержанию, в зависимости от их характера документы подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

К кассовым документам относятся, например, приходные и расходные ордера, чеки и др. Кассовыми документами оформляются операции по выдаче наличных денег. Мемориальные документы оформляются по безналичным расчетам. К ним относятся: платежные требования, расчетные чеки, заявления на открытие аккредитива и др. К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера, которые составляются для приема и выдачи ценностей и документов, учитываемых на внебалансовых счетах

Расчетно-денежные документы в зависимости от места их формирования подразделяют на банковские (составляемые в банке) и поступающие от клиентов. Денежные расчеты и платежи субъектов хозяйствования осуществляются главным образом безналичным путем. Безналичные расчеты — это денежные расчеты, совершаемые путем записи по счетам плательщиков и получателей средств либо путем зачета взаимных требований, т.е. без использования наличных денег. Безналичные расчеты между предприятиями производятся: платежными поручениями; платежными требованиями; чеками; аккредитивами; векселями и другими формами безналичных расчетов.

Платежное поручение — это распоряжение владельца расчетного или другого счета обслуживающему его учреждение банку о перечислении определенной суммы средств получателю. Платежные поручения принимают как по внутриреспубликанским, так и по межгосударственным поставкам. Они являются одной из основных форм безналичных расчетов. Поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки.

Платежное требование принимается на инкассо и пересылается в банки плательщика. Инкассо — это банковская операция, при которой банк поставщика берет на себя обязательства востребовать платеж с покупателя и зачислить его на счет поставщика. Платежные требования оплачиваются после акцепта.

Акцепт — это согласие на оплату. Поставщик может заявить об отказе от акцепта.

Чек — это безусловное письменное предложение чекодержателя учреждению банка произвести платеж указанной на чеке денежной суммы чекодержателю. Для проведения расчетов чеками плательщик должен приобрести чековую книжку с определенным количеством чеков. Банк выдает плательщику чековую книжку лишь при наличии средств на расчетном (текущем) счете в сумме, достаточной для депонирования.

Аккредитив — это письменное указание аккредитиводателя аккредитивополучателю производить расчеты за отгруженные товары (предоставленные услуги) на определенных условиях за счет средств, депонируемых в банке поставщика (аккредитивополучателя). Каждый аккредитив предназначается только для расчетов с одним поставщиком и не может быть переадресован.

Вексель — это ценная бумага, в которой заключено обязательство векселедателя уплатить определенную денежную сумму. Различают две разновидности векселя — простой и переводной. В простом векселе частное лицо, или векселедержатель, принимает на себя обязательство перед векселедателем выплатить определенную сумму денег в точно установленный срок. Переводной вексель может быть передан посредством передаточной надписи.

ОТЧЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ