IV етап - аналіз підсумків ділових переговорів.

Переговори можна вважати завершеними, якщо ретельно і відповідально проаналізовані їхні результати, коли прийняті необхідні міри для їхньої реалізації, зроблені певні висновки для підготовки наступних переговорів.

Аналіз підсумків переговорів має наступні цілі:

– порівняння цілей переговорів з їхніми результатами;

– визначення мір і дій, що випливають з результатів переговорів;

– ділові, особисті й організаційні висновки для майбутніх переговорів або продовження тих, що проводилися.

Аналіз підсумків ділових переговорів повинен проходити за наступними трьома напрямками:

1) аналіз відразу по завершенні переговорів. Такий аналіз допомагає оцінити хід і результати переговорів, обмінятися враженнями і визначити першочергові заходи, пов’язані з підсумками переговорів (призначити виконавців і визначити терміни виконання досягнутої угоди);

2) аналіз на вищому рівні керівництвом організацією. Такий аналіз результатів переговорів має наступні цілі:

– обговорення звіту про результати переговорів і з’ясування відхилення від раніше встановлених директив;

– оцінка інформації про вже прийняті міри і відповідальність;

– визначення обґрунтованості пропозицій, пов’язаних із продовженням переговорів;

– одержання додаткової інформації про партнера по переговорам;

3) індивідуальний аналіз ділових переговорів - це з’ясування відповідального відношення кожного учасника до своїх задач і організації в цілому.

У процесі індивідуального аналізу можна одержати відповіді на наступні питання:

– чи правильно були визначені інтереси і мотиви партнера по переговорам?

– чи відповідала підготовка до переговорів реальним умовам, ситуації, що склалася, і вимогам?

– наскільки правильно визначені аргументи або пропозиції про компроміс?

– як підвищити дієвість аргументації в змістовному і методичному плані?

– що визначило результат переговорів?

– як виключити в майбутньому негативні нюанси в процедурі проведення переговорів?

– хто і що повинен робити, щоб підвищити ефективність переговорів?

 

Умови ефективності переговорів. Передумови успішності ділових переговорів стосуються як об’єктивних, так і суб’єктивних факторів і умов. Насамперед, партнери по переговорам повинні виконати наступні умови (рис. 8):

 

 

Рис. 8. Умови ефективності переговорів

 

Основне правило полягає в тому, щоб обидві сторони прийшли до переконання, що вони щось виграли в результаті переговорів.

Саме головне на переговорах ~ це партнер. Його потрібно переконати в прийнятті пропозиції. На нього треба орієнтувати весь хід переговорів, всю аргументацію.

Переговори - це співробітництво. Будь-яке співробітництво повинно мати загальну базу, тому важливо знайти “загальний знаменник” для різних інтересів партнерів.

Рідкі переговори проходять без проблем, тому важлива схильність до компромісу.

Будь-які переговори повинні бути діалогом, тому важливо вміти вірно сформулювати питання і вміти вислухати партнера.

Позитивні результати переговорів варто розглядати як природне їхнє завершення, тому на закінчення необхідно зупинитися на змісті договору, в якому знайшли відображення усі інтереси партнерів.

Переговори вважаються завершеними, якщо їхні результати були ретельно проаналізовані, на основі чого зроблені відповідні висновки.

 

При комплектації складу учасників переговорів відповідальний за їх проведення повинен призначити особу, яка буде вести записи змісту переговорів. Слід підкреслити, що стенографування та магнітну запис комерційних переговорів робити не прийнято. Це розцінюється як прояв недовіри і бажання зловити партнера на слові.

Працівник, якому доручена запис переговорів, коротко зазначає основні позиції сторін, розбіжності і домовленості. Після закінчення переговорів він розшифровує свої позначки і становить запис переговорів, яка підлягає затвердженню відповідальним за ведення переговорів, підшивається в досьє договору і вводиться в комп'ютерний файл договору. На підставі досягнутих на переговорах домовленостей працівники оперативних комерційних груп і відділів вносять зобов'язання сторін у свої комплексні плани із зазначенням контрольного терміну їх виконання та контролю.

Якщо в результаті переговорів не вдалося прийти до підписання зобов'язуючої сторони договору чи угоди, але для фірми бажано зафіксувати досягнуті домовленості для подальшого розвитку співпраці, можна підписати протокол про наміри (Letter of intent). У тих випадках, коли контрагент відмовляється підписувати протокол про наміри, але фірма все-таки хотіла б зафіксувати хоча б частковий прогрес у переговорах, щоб згодом не повертатися до вже узгодженим питань, можна скласти пам'ятну записку (меморандум), підписати її з двох сторін або хоча б зі свого боку і екземпляр вручити контрагенту. Ні протокол про наміри, ні тим більше меморандум не мають обов'язкової юридичної сили, але в моральному плані прив'язують контрагента до раніше узгодженим рішенням. Природно, що підписані протоколи про наміри та меморандуми підшиваються в досьє контрактів і угод, а також вводяться в комп'ютерні досьє.