Процедура работы с личными карточками
новых Торговых Представителей компании Avon,
не достигших 18-летнего возраста и иностранных граждан
Пользователи:
Менеджер группы, Топ менеджер группы, Территориальный менеджер
Координатор, Старший Координатор, Лидер, Старший лидер
Сокращения и обозначения:
ТП – Торговый Представитель
ЛК – личная карточка
е-форма ЛК – электронная форма личной карточки
Описание процедуры:
ü Во время первой встречи (1-го контакта) новый ТП совместно с Вами заполняет бумажную форму ЛК и другие документы, необходимые для сотрудничества.
ü Бумажную форму ЛК можно скачать на сайте Представителя в разделе «Скачать» - «Работа с Представителем», название: «Назначение Представителя (16-17 лет, иностранных граждан)» и распечатать на принтере.
Заполнение бумажной формы ЛК:
· все поля кроме поля «Компьютерный номер» необходимы к заполнению!
· важно обратить внимание на наличие электронного адреса (e-mail) нового ТП и номера его мобильного телефона
ü При наличии полностью заполненной и подписанной ЛК нового ТП Вам необходимо передать данные на нового ТП в компанию Avon для присвоения ему компьютерного номера.
Для этого:
ü Необходимо скачать и сохранить на своем компьютере файл с электронной версией ЛК, расположенный на сайте Представителя в разделе «Скачать» - «Работа с Представителем», название: «Назначение Представителя (16-17 лет, иностранных граждан)».
ü В е-форму ЛК необходимо перенести ВСЕ данные с бумажной формы ЛК нового ТП.
ВАЖНО: Точно и правильно заполнить е-форму ЛК согласно бумажной версии документа, иначе у нового ТП могут возникнуть проблемы с регистрацией в компании. Также для быстроты и удобства заполнения формы Вам необходимо включить поддержку макросов. Чтобы это сделать легко и быстро Вам необходимо перед открытием E-mail формы (если у Вас открыт Excel, то его необходимо закрыть) всего, лишь запустить программу Управление безопасностью макросов.exe (программа находится в скаченном архиве) и нажать кнопку «Ок». Программа сама включит макросы на установленной на Вашем компьютере версии Excel. После этого, открыв E-mail форму, Вам будет доступен весь функционал, который поможет с ее правильным заполнением, что в дальнейшем позволит ускорить ее обработку нашим оператором.
Также Вы можете это сделать самостоятельно, не используя программу, для этого Вам необходимо проделать не сложную процедуру:
- если Вы открываете е-форму для заполнения в Excel 2003, то Вам необходимо единожды установить средний уровень безопасности в меню Сервис - Макрос – Безопасность, далее закрыть Excel 2003 и еще раз открыть е-форму. У Вас должно появиться следующее сообщение
выберете ”Не отключать макросы” и Вы сможете в дальнейшем использовать весь функционал е-формы для ее быстрого заполнения.
- если Вы открываете форму для заполнения в Excel 2007, то Вам необходимо щелкнуть по кнопке ”Параметры” (см. рис)
и в появившемся окне выбрать ”Включить это содержимое”
и Вам станет доступен весь функционал е-формы для ее быстрого заполнения.
- если Вы открываете форму для заполнения в OpenOffice.org, то Вам достаточно будет выбрать ”Включить макросы” и Вы сможете использовать весь функционал е-формы для ее быстрого заполнения
ü После того как ВСЕ поля е-формы заполнены, требуется сохранить данный файл, присвоив ему название, содержащее номер Территории, фамилию и имя нового ТП: «Территория Фамилия Имя» (Пример: 333 Иванов Иван).
ü Следующим шагом является прикрепление файла к электронному письму и его отправка на электронный адрес компании Avon:
Newrep@avon.com
Просим обратить внимание на следующие правила отправки е-форм ЛК в адрес компании:
· в теме письма необходимо указать номер Территории, фамилию и имя нового ТП (аналогично названию файла): «Территория Фамилия Имя» (Пример: 333 Иванов Иван).
· в одном электронном письме в адрес компании Avon должна пересылаться только ОДНА е-форма ЛК на одного ТП (Пример: если Вы хотите отправить три е-формы на новых ТП, Вам необходимо каждую е-форму отправить отдельным электронным письмом)
· Просим не печатать в тексте электронного письма никаких сообщений, так как данная информация не читается.
ВАЖНО:
· Перед отправкой убедитесь, что файл с е-формой ЛК прикреплен к электронному письму, что поля «Тема письма» и «Адрес получателя» заполнены.
· Не отправляйте одно и тоже письмо несколько раз!
· Форму согласия-разрешения в е-форме необходимо распечатать, подписать и отправить в Компанию
ü После отправки е-формы ЛК на адрес компании Avon, по истечении 2 (двух) рабочих дней, включая субботу, новый ТП получит информацию с компьютерным номером по электронной почте (e-mail) и в виде смс-сообщения.
ВАЖНО: Если в процессе обработки е-формы ЛК нового ТП у компании возникнут вопросы, то с Вами обязательно свяжутся.
ü После присвоения компьютерного номера новому ТП Вам необходимо внести этот номер в оригинал ЛК данного ТП.
ü Все оригиналы ЛК на новых ТП с проставленными компьютерными номерами Вы должны отправлять один раз в неделю, не позднее дня сдачи заказов Вашей группы, почтовым письмом 1-го класса (Авиа) в адрес компании:
Индекс: 111250,
