В конце XIX - начале XX вв. все больше внимания уделяется системе регистрации, необходимости ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, которая была заложена в "Большем учреждении министерств", в соответствии с которым было создано большое количество пунктов регистрировании документации в учреждении.1
Если понимать значимость по совершенствованию системы управления, то чиновникам стоит указать на необходимость формирования курсов новейшей технологии управления, чтобы труд этих людей совершенствовался, а не соответствовал шаблонам; проведение особых всеобщих собраний чиновников для того чтобы они обменивались собственными познаниями и взаимными критиками имеющихся приемов рабочей деятельности, если они устарели.2 Каждый чиновник не лишь обязан обладать правом, но и вменять бы в обязанность "указывать все недочеты деятельности учреждения и способы усовершенствования этой деятельности.3
Серьезными изменениями в системе управления, которые соответствуют перестройке системы документирования деятельности новых учреждений смогли привести к изменению формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатаются с помощью типографского способа или с помощью руки. В составную часть реквизитов бланка входят наименование учреждения, наименования структурных подразделений, которые отражают место.4 Дата документа также может быть включена в составную часть реквизитов бланка. Естественно, особенное место занимает заголовок. Он должен располагаться прямо под реквизитами бланка (практически также как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п. 5
________________________
1 Васютинская О.В. Возникновение организационных документов. - 2005. - №4. - С. 99-104..
2 Р.Н. Несовершенство приемов делопроизводства // Спутник чиновника. 1911. №1. С. 28-30..
3 К чему сводятся желания чиновничества // Спутник чиновника. 1912. №11. С. 9
4 Сокова А.Н. О создании русской традиционной формы документа. / Труды ВНИИДАД. - Т. 5 - Ч. 1 - М.: ВНИИДАД, 1974. - С. 206-236..
5 Литвак Б.Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. / Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. - М.: Наука, 1984 - С. 52..
Обретает устойчивую форму и реквизит «Адресат», который появился еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, являющийся указанием должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Приобретает четкую форму и удостоверение документа в виде подписей и скрепов на документе, включающей в себя наименование должности лица, который подписал или скрепил документ и его собственную подпись.
В течение целого XIX и начала XX вв. осуществляют законодательную регламентацию делопроизводства в высших, центральных и местных учреждениях. Благодаря тому, что в свое время приняли систему кодификации в законодательстве в Сводах законов Российской империи достаточно легко заполучить хорошие сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений какого-либо уровня. Своды законов издаются с 1832 г. Затем, когда они пополняются новыми узаконениями, они переиздаются в 1842, 1857 и следующие года. Первые Своды содержат законы, которые касаются верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.
Особенность всей системы делопроизводства в данный период считалась не лишь ее строгая легитимная регламентация, но и появление довольно большой литературы, касающейся делопроизводства, но в том числе и работ, имеющим теоретический характер. Как раз в данное время популярными становятся письмовники, являющимися сборниками образцов документов. Среди первых таких сборников были сборники, которые появились в половине XVIII в.. Позже же, они издаются регулярным образом – это конец XVIII - начало XIX вв. Сегодня мы знаем, что это были сборники, изданные до 1917 г 1
Цель создания сборников образцов документов состоит отдаче полного руководства, касаемого порядка делопроизводства в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документации. Использовались они самым широким кругом чиновников и частных лиц, которые обращались в госучреждения.
Но, рабочую деятельность по процессу совершенствования делопроизводства в военном ведомстве не заимствовали иные министерства и ведомства царской России в результате Первой мировой войны, а те перевороты, которые произошли в 1917 г., носящие буржуазный характер, привели к тому, что была полностью сломана государственная система аппарата и создали новую, которая, хотя и использовала многие традиции, но зарождалась на принципиальных новых. 1
___________
1 Ильюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. - М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993. - С. 35-49..
Процессу по совершенствованию производства дел было уделено особое внимание. Советская власть с особой серьезностью подошла к нему: в 1918 году выпустили постановление: "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году ввели единую форму бланков для создания делового письма.
Главным правилом всего документооборота явилось стремительное движение документации по кратчайшему пути, при этом должны были быть минимальные затраты времени и труда. Для рационализации документооборота, стоило четким образом узаконить маршруты движения документации, утвердить принятые правила для всех утвержденных делопроизводственных процедур, создать самые лучшие организационные и технические условия, для того чтобы работа была производительной у сотрудников службы делопроизводства.
Специалистами было замечено, что делопроизводство в том виде, которое мы видим сейчас, смогло зародиться в России в начале ХIХ века, и оно было самобытное.
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой в государственном управлении и делопроизводстве, которая смогла затронуть верхний уровень управления, а именно высшие и центральные учреждения, и совместно с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. Смогла завершить формирование целой системы центральных и местных учреждений.
Формирование министерств, где единолично управляли всем министры, было нужно для того, чтобы система управления стала более гибкой и оперативной. В течение всего XVIII столетия число коллегий значительным образом возрастало по сравнению с эпохой царствования Петра: часто данные органы попросту могли подменять друг друга, поскольку одна и та же функция возлагалась сразу же на пару коллегий.
Таким нововведением стал нормативно-правовой акт «Манифест об учреждении министерств» (далее - Манифест), в котором отражались новые требования, которые предъявляли к процессу управления государством. Это требования в виде:
1. Персональной ответственности руководителей и исполнителей.
2. Образования новых отраслевых органов - министерств, которых было числом восемь. Это является численным сокращением, по сравнению с «расплодившимися» учреждениями, могло позволить повысить оперативность в рабочей деятельности учреждений.
Манифест стал одним из важнейших этапов в преодолении кризиса государственного управления, в процессе реформирования системы всей центральной власти в России. Он стал основой для важнейшего документа - «Общего учреждения министерств», более чётко определившего министерские полномочия.
С введением в России министерской системы управления государством изменился и документооборот в разных учреждениях.
С течением времени (середина XIX в.) был сложен новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения лишь самого существа вопроса. Все это делало документооборот учреждений в сложнейший в иерархическом плане организованный процесс, очень долгий по времени, учитывая, что главные инструменты канцелярии были перо и бумага, а единственная система регистрации - журнальная.
В конце XIX - начале XX вв. все больше внимания обращают на систему регистрации, на потребность ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в целом противоречила идее, которая была заложена в "Большом учреждении министерств".
Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов.
Упрощение заключалось в том, что оно:
1)Вносило три вида документов: рапорт, предписание, отношение;
2)Ввело надписи, ограничивающие доступ: секретно, не подлежит оглашению, спешно;
3)Вывело порядок перемещения технических приспособлений;
4) Вывело форму изложения секретных бумаг;
5) Вывело порядок постепенности сношений военнослужащих
Пример: Начальник, имеющий в своем ведении штаб, управление или канцелярию, подписывает лично только: а) приказы, им отдаваемые, б) бумаги, заключающие в себе руководящие распоряжения служебного характера, в) рапорты и г) те бумаги, которые он прикажет заготовить за своей подписью. Все остальные бумаги исходят на бланки и за подписью начальника штаба, управления или канцелярии; 1
6) Ввело прием, движение, хранение и пересылки служебных бумаг.
К примеру, регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.
__________
1 Положения о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве и о срочных и внесрочных донесениях в войсках по инспекторской и строевой частям. СПб. Издание главного штаба. 1911г. 300с.
На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемых «письмовники», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.
В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М. М. Сперанского, Ф. Русанова, Н. В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта.
В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако благодаря смене госстроя из-за Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции смогла привести к глобальным изменениям в госустройстве России и организации производства дел.1
_________________
1 Додонова М.И. Правовая основа документирования (история вопроса). - 2006. - №2. - С. 98-103.
ВЫВОД
Подводя итоги, делаем вывод, что производство дел в учреждениях России в XIX-начала XX веков было рассмотрено законодательством не в качестве изолированного объекта, а в качестве целостной системы управления в целом, поиск рациональной системы производства дел ставился в прямую в зависимость от процесса регулирования целого цикла управления. Помимо этого, делопроизводство, которое представлено в законодательных актах в качестве системы работы с документацией, находясь в зависимости от каких-то видов и форм рабочей деятельности аппарата, само активным образом могло влиять на них.
Хотя процесс совершенствования производство дел был прерван в результате начатой первой мировой войны, тем не менее, к сложившейся в дореволюционной России системе министерского делопроизводства вернулись в 1946 году. И данная система, правда, в достаточно изменившемся виде, имеется у нас до сих пор, и смогла зарекомендовать себя в качестве самой приемлемойдля России.
