Использование в запросах вычисляемых полей

· Закройт е окно Схема данных.

Запросы

Когда исполнителю надо получить данные из базы, он должен использовать специальные объекты – запросы. Если запрос подготовлен, надо открыть панель ЗАПРОСЫ в окне База данных, выбрать его и открыть двойным щелчком на значке – откроется результирующая таблица, в которой исполнитель найдет то, что его интересует. При выполнении запроса ACCESS считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в виде таблицы. При этом следует учесть, что результат выполнения запроса не сохраняется. Данные всегда хранятся в таблицах. В запросе ACCESS хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате выполнения запроса.

Запросы лучше готовить вручную, с помощью Конструктора. Как и в случае с таблицами открывается специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу.

Задание 5

Составить запрос на просмотр записей таблицы «Хозяйства», упорядочив их по наименованию хозяйства.

Результат:

Использование в запросах вычисляемых полей

В результате выполнения запроса MS Access позволяет не только выбирать из таблицы содержащуюся в ней информацию, но также производить вычисления и отображать результат в результирующей таблице. Таким образом, можно получить данные, отсутствующие в исходной таблице.

При выполнении запроса можно вычислять значения по одному или нескольким полям исходной таблицы. Например, в БД «Агроном» есть таблица «Хозяйства» и «Нормы высева». Чтобы рассчитать потребность в семенах, необходимо сформировать запрос, в который перенести из таблиц поля: хозяйство, культура, площадь, норму высева и добавить вычисляемое поле «Потребность в семенах». Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в пустую ячейку поля в бланке запроса или создаётся с помощью построителя выражений.

Выражение содержит формулы, которые связываются с помощью операторов. В качестве элементов формулы могут использоваться поля, константы и функции. Для изменения порядка вычислений и группировки данных в выражениях используются круглые скобки.

Вычисляемое поле будет иметь выражение

потребность в семенах, ц: [хозяйства]![площадь, га]*[нормы высева]![норма высева, ц\га]

Обратите внимание, что наименование поля в выражении записывается с именем таблицы. Имена таблицы и поля заключены в квадратные скобки, а между ними находится восклицательный знак.

Если вычисляемое поле создается с помощью построителя выражений, нужно перейти на строку Поле пустого столбца бланка запроса и нажать кнопку Построить на панели инструментов или выбрать одноименную команду из контекстного меню. На экране откроется окно построителя выражения. Построитель помогает создать выражение путем последовательного добавления в него полей таблиц и запросов, функций, констант и операторов, которые выбираются из расположенных в нижней части окна построителя списков. Выбранные поля переносятся в область ввода выражения двойным щелчком мыши или нажатием на кнопку Вставить..

Чтобы добавить знак умножения, можно раскрыть папку «Операторы», затем выбрать из следующего списка группу арифметических операторов и, наконец, из последнего списка – знак умножения. Но это слишком сложно и долго. Гораздо проще нажать кнопку с изображением знака умножения, которая расположена под областью ввода выражения.

После завершения формирования выражения нажмите кнопку ОК, выражение будет перенесено в строку Поле бланка запроса. Access автоматически задаст имя вычисляемого поля (например, Выражение1), которое отделяется от выражения двоеточием. Отредактируйте предложенное имя на более подходящее.

Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в исходной таблице. Вместо этого, вычисления выполняются каждый раз при запуске запроса, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое БД. Редактировать результаты вычисления нельзя

Задание 6

Рассчитать потребность в семенах. В окне Конструктора задать структуру запроса по образцу:

Результат запроса:

Итоговые запросы

Если необходимо найти сумму, максимальную величину в поле или количество записей, содержащих определенную величину, то требуется выполнить запрос, содержащий итоговые вычисления.

Запросы, выполняющие вычисления в группах записей, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе выполняется не только суммирование, но и другие виды вычислений. Например, можно найти среднее, минимальное и максимальное значения поля.

Для создания итогового запроса выберите Вид / Групповые операции или нажмите кнопку Групповые операции на панели инструментов S.

В бланке запроса появится новая строка с наименованием Групповая операция. В этой строке должны указать тип выполняемого вычисления.

Перечень всех допустимых видов итоговых операций можно выбрать из раскрывающегося списка в строке Групповая операция.

Групповые операции выполняются по одному или нескольким полям исходной таблицы. Кроме того, MS Access предоставляет возможность выполнять итоговые операции над вычисляемыми полями выборки.

Задание 7

Определить итоговые площади под культуры. Выполнить запрос по предложенному образцу:

Результирующая таблица:

Перекрёстный запрос

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй — в верхней строке.

Задание 8

Составить перекрестный запрос для подсчета площадей по культурам и хозяйствам. В названии строк ввести наименование хозяйства, а в названии столбцов – наименование культуры. На пересечении строк и столбцов вывести данные о посевных площадях. В таблице следует показать итоговые данные. Порядок выполнения задания с использованием Мастера:

· В окне БД на вкладке Запросы выбрать режим «Создание запроса с помощью мастера» и щелкнуть на кнопку Создать, выбрать Перекрестный запрос, ОК.

· В следующем окне выбрать таблицу «Хозяйства», щелкнуть Далее

· В следующем окне выбрать поле для наименования строк

· Затем выберите поле для использования его значений в заголовках граф

· В следующем окне выбирается поле, по которому следует накапливать числа

Результат запроса

· Для форматирования чисел с точностью до 2-х десятичных знаков запрос следует открыть в режиме Конструктора,

· вызвать контекстное меню в поле «Итоговое значение», выбрать Свойства, затем Формат поля и задать Фиксированный.

· Те же действия повторить для поля Площадь.

· Окно запроса закрыть с сохранением, затем открыть для просмотра результатов.

Формы

Формы ACCESS предназначены для ввода, изменения, просмотра, печати данных. С виду форма напоминает бумажный бланк, предназначенный для заполнения вручную. Для создания формы можно после выбора источника можно использовать конструктор, мастер форм, Автоформы и др. При разработке форм можно использовать различные элементы: текст, кнопки управления, рисунки, цвет, линии и др. В форме отображаются все поля одной записи, а в режиме таблицы на экран выводится столько записей, сколько размещается на экране.

Для работы с формой используется кнопка Открыть. Если форма построена на основе таблиц, то она позволяет просматривать записи и вводить новые. Если для построения формы использованы запросы или вычисляемые поля, то водить новые записи запрещается. Управление просмотром, вводом новых записей управляют кнопки перехода, расположенные в нижней части открытой формы.

Задание 9

Создать форму для ввода и просмотра записей в таблице «Хозяйства».

Порядок выполнения:

· В окне БД выбрать вкладку Формы, нажать кнопку Создать.

· В диалоговом окне выбрать вариант построения Конструктор.

· Указать в качестве источника данных имя таблицы Хозяйства, ОК. На экране появится окно формы.

· Форму дополним названием «Хозяйства», используя кнопку Надпись на панели элементов . Если панель на экране отсутствует, настройте её через команду главного меню Вид.

Задание 10

Составить прейскурант цен на удобрения по таблице Цены на удобрения, добавив новое поле - Цена с НДС. НДС (налог на добавленную стоимость) = 18%. Для создания вычисляемого поля Цена с НДС следует нажать кнопку Поле на панели элементов. Рядом с новым полем автоматически появится надпись «Поле …». Щелчком левой кнопки мыши измените текст на «Цена с НДС». Для ввода формулы указатель поставить внутрь поля, нажать кнопку мыши и ввести формулу: =[цена, руб/ц]*1.18

Закрыть форму и сохранить с именем Прейскурант на удобрения.

Отчеты

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Для создания отчета Microsoft Access позволяет использовать различные элементы макета: текст, рисунки, рамки, диаграммы.

Задание 11

Создать отчет Площади под культуры. В отчете показать хозяйства, возделывающие культуры, и показать итоги по посевным площадям.

Порядок выполнения:

• Окне БДвыберите Отчет и нажмите кнопку Создать.

· Выберите таблицу Хозяйства в качестве источника данных.

• Укажите способ создания Мастер отчета, нажмите кнопку ОК.
• Двойным щелчком перенесите из окна Доступные поля культуру, хозяйство, площадь в окно Выбранные поля ( для переноса можно использовать кнопки ). Нажмите кнопку Далее.

· В качестве уровней группировки выберите поле Культура, нажмите кнопку > и кнопкой Далее перейдите к следующему шагу формирования отчета.

· Выберите порядок сортировки записей в пределах культуры по наименованию хозяйства.

· Для подведения итогов необходимо использовать кнопку Итоги. В строке Площадь, га укажите функцию SUM, нажмите ОК и кнопкой Далее перейти к следующему шагу построения отчета.

· Выберите макет отчета и ориентацию бумаги.

· По своему желанию подберите стиль отчета.

· Введите имя отчета, предложенное в задании, нажмите кнопку Готово. На экране в режиме просмотра появится отчет, который можно вывести на печать через команду Файл / Печать.

В отчете следует выполнить форматирование итоговых числе с точностью, например, до 2-х десятичных знаков.

· Закройте отчет и откройте его в режиме Конструктор. Правой кнопкой вызовите контекстное меню в области итоговых чисел, выберите строку Формат поля, из раскрывающегося списка выберите Фиксированный, закройте окно, подтвердите сохранение и откройте отчет вновь для просмотра.

· Наблюдайте изменение десятичной значности чисел.

Работа в окне базы данных

В окне БД перечислены составляющие её объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Окно БД предназначено для создания новых и изменения существующих объектов.

Находясь в окне БД можно создавать копии существующих объектов в той же или другой базе данных, а также переименовывать и удалять объекты в открытой базе данных.

Чтобы скопировать объект:

· В окне базы данных выделите объект, который следует скопировать;

· Выполните команды меню Правка / Копировать (или нажать CTRL+C);

· Если объект следует скопировать в другую базу данных, откройте БД – адресат;

· Выполните команды меню Правка / Вставить. На экране появится окно диалога Вставка. Существует несколько способов вставки таблицы. Для того, чтобы вставить и таблицу и данные следует выбрать «Структура и данные». Для того, чтобы вставить таблицу без содержащихся в ней записей, следует выбрать «Только структура». Для того, чтобы добавить записи из исходной таблицы в другую, уже существующую таблицу, следует выбрать «Добавление данных в таблицу».

· Введите имя нового объекта. Затем нажмите кнопку «ОК».

Чтобы переименовать объект:

· В окне базы данных выделите объект, который следует переименовать;

· Выполните команды меню Файл / Переименовать;

· Введите новое имя объекта, затем нажмите Enter.

Чтобы удалить объект:

· В окне базы данных выделите объект, который следует удалить;

· Выполните команды меню Правка / Удалить или воспользуйтесь клавишей Delete.