Использование информационных технологий в целях обеспечения юридической силы документа.

1) Понятие электронного документа;

2) Понятие электронно-цифровой подписи.

1. Документ — письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

В рамках действующего законодательства именно через юридическую силу документа устанавливаются пределы конкретного действия субъекта и значимости создаваемого им документа во времени, пространстве и по кругу субъектов.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документа комплексом требований, обеспечивающих доказательственную функцию. А именно документом может быть не любая информация, зафиксированная на бумажном и электронном носителе, а только сведения определенного характера. Документ должен содержать реквизиты, персональные данные о лице, издавшем документ, дата, регистрационный номер, печать и подписи.

Юридическая сила документа означает подлинное доказательство тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Если документ не имеет юридической силы, то в спорных ситуациях не может быть признан доказательством в суде. Использование электронных документов предоставляет ряд преимуществ для пользователей, способность передавать документ по цифровым канонам связи, легкое редактирование содержания, неограниченность и т. д. При работе с такими документами возникают проблемы, связанные с определением достоверности или подлинности. Такие требование, как наличие печати, собственноручной подписи лица принципиально неприемлемы для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации.

Электронному документу, как и традиционному бумажному документу, может быть придан соответствующий юридический статус при выполнении следующих условий: гарантии неизменности содержания информации, зафиксированной на соответствующем носителе; оформлении текста документа в соответствии с установленными законом или стандартом требованиями; снабжении документа необходимыми реквизитами, перечень которых определен законом или стандартом.

1. Электронно-цифровая подпись.

Единственным технически возможным способом обеспечить юридическую силу и гарантировать неизменность содержания информации является использование электронной подписи, в случае компьютерных данных используется цифровая подпись, электронные карты, ключи и пароли.

Для того чтобы цифровая подпись широко вошла в гражданский оборот и применялась наряду с традиционной подписью необходимо принять меры правового и технического характера. Специалисты предложили способ подтверждения подписи электронных документов и убедили в его надежности и возможности практического использования потенциальными пользователями, а так же законодательством.

Принятый в январе 2002 г. ФЗ "Об электронной цифровой подписи" определил правовой режим электронной цифровой подписи, общий порядок и условия ее применения, при которых электронный документ будет иметь юридическое значение и силу. По нему ЭЦП- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

По сути, электронная подпись представляет собой определенную последовательность символов, полученную за счет преобразования исходного документа специальным программным обеспечением ЭЦП.

При пересылке происходит добавление цифровой подписи к исходному документу, в результате чего авторство и неизменность информации, содержащейся в документе, получают свое подтверждение. При внесении любых изменений в исходный документ электронная подпись сразу становится недействительной.

Благодаря надежности ЭЦП сегодня согласно действующему законодательству РФ документ, подписанный цифровой подписью, и документ, который подписан собственноручно, признаются равнозначными, если необходимость бумажного варианта документации не предусмотрена в нормативных актах.

И тогда получается, что обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по незащищенным каналам связи (к числу которых относится и обычная электронная почта) рассматривается как обмен полноценными документами. ЭЦП обеспечивает однозначное соответствие между электронным документом и лицом, его подписавшим. Однако признание подписываемых ЭЦП сообщений должно быть подтверждено предварительным согласием сторон, посредством традиционного письменного документа, либо санкция уполномоченного государственно органа.

Необходимость традиционного документа объясняется тем, что в противном случае допускается вариант, когда вопросы признания или признания юридической силы документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого можно оспорить.

В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства.

Как видите, возможность лица, участвующего в деле, представлять в качестве доказательства такой документ поставлена в зависимость от:

· наличия согласия другой стороны или

· наличия заранее установленной (т.е. до судебного разбирательства на стадии заключения договора) процедуры согласования разногласий о юридической силе подобных документов.

Для того, чтобы упростит возможность использования документа:

– прописывать в письменном договоре возможность передачи документов по факсу или электронной почте, конкретизировать информацию о номере факса и адресах электронной почты, по которым будет происходить обмен документами; – отражение в журналах регистрации корреспонденции факсов и электронных писем будет дополнительной гарантией.

В договорах должны отражаться реквизиты, основания и процедуры признания достоверности документов, вопросы организации электронного документооборота: участие и ответственность посредников, распределение рисков между сторонами, идентификация отправителя. Еще в договоре следует прописывать условия о распределении между сторонами ответственности за своевременную отправку и получение корреспонденции, а также обстоятельства, исключающие ответственность сторон.

Законодательство передает регулирование указанных вопросов центрам.

Удостоверяющий центр-это организация работающая для исключения возможности подделки ключей и сертификатов.

По договоренности всех участников защищенного обмена информацией выбирается единый удостоверяющий центр, выдающий сертификаты каждому пользователю. Сведения, зафиксированные в сертификате, заверяются ЭЦП удостоверяющего центра для защиты сертификата от подмены или искажения и записываются в специальную базу данных. УЦ обеспечивает свободный доступ к реестру сертификатов участников информационной системы и осуществляет по обращениям пользователей сертификатов подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе в отношении выданных им сертификатов ключей подписей. Для обеспечения условий, при которых документы с ЭЦП могут иметь юридическую силу в соответствии с законодательством РФ, удостоверяющий центр обеспечивает доступность и актуальность списка отозванных сертификатов. В случае подозрения, что секретный ключ скомпрометирован (украден или утерян), владелец сертификата направляет запрос в удостоверяющий центр на его отзыв. После этого использование сертификата становится невозможным. Аналогично удостоверяющий центр уведомляет владельца сертификата ключа подписи о фактах, которые стали известны удостоверяющему центру и которые существенным образом могут сказаться на возможности дальнейшего использования сертификата ключа подписи.