Подготовка мероприятия должна начаться не позднее чем за 3 недели!!!
АЛГОРИТМ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ
Вводная часть:
· вступительное слово ведущего;
· объявление цели мероприятия;
· представление организаторов «дела», участников;
· представление жюри;
Основная часть:
· ход «дела»;
· показ номеров.
Заключительная часть:
· подведение итогов;
· награждение участников и победителей;
· финал;
· объявление благодарности организаторам и участникам мероприятия.
ОЦЕНКА КАЧЕСТВА МЕРОПРИЯТИЯ
| Мероприятие____________ | |||||
| Отметьте крестиком | недопустимо | удовлетворительно | хорошо | отлично | всего |
| Ваше отношение к организации данного мероприятия | |||||
| Ваше отношение к плану данного мероприятия | |||||
| Ваше отношение к оформлению данного мероприятия | |||||
| Ваше отношение к численности участников данного мероприятия | |||||
| Все ли ресурсы данного мероприятия исчерпаны | |||||
| Качество мероприятия (посчитать значение) | |||||
| Качество мероприятия (посчитать среднее значение) | = (1+2+3+4+5): 5 |
ПРОВЕРОЧНЫЕ ВОПРОСЫ
ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ
Подготовка
1. Назначен ли ответственный?
2. Подобраны ли помощники?
З. Получены ли визы руководства относительно места проведения; повестки дня (программы); списка приглашенных; участвующих сотрудников учреждения; финансового обеспечения; транспорта; регистрационных мероприятий?
4. Определены ли даты проверок хода подготовки?
5. Готова ли предварительная программа?
Планирование
1. Составлен ли план ежедневной работы мероприятия?
2. Все ли телефоны (руководителей, участников и т. д.) внесены в список?
3. Подготовлен ли список литературы, музыкальных произведений?
4. Продуманы ли приветственный лозунг и оформление?
5. Определены ли участники номеров, участники конферанса и получено ли их согласие?
Дополнительно нанимаемый персонал
1. Назначены ли ответственные за организацию работы в зале, в холле, сопровождение жюри?
2. Проведен ли инструктаж?
3. Установлена ли связь с местным отделением милиции?
4. Обеспечены ли Дежурные охранники (милиционеры) на входной контроль?
Размещение гостей
1. Время прибытия основного числа гостей; максимальное время опоздания.
2. Время выезда большинства гостей.
Регистрация гостей
1. Процедура для гостей, почетных гостей.
2. Обслуживание во время регистрации (сувениры, буклеты и т. д.).
3. Стоят ли таблички на столах регистрации?
4. Имеются ли в наличии бэйджи с фамилиями участников и гостей?
5. Установлены ли корзины для мусора?
6. Имеется и расположена ли на видном месте книга записи (отзывов)?
7. Вывешен ли на видном месте план - расписание проведения мероприятия?
8. Отпечатан ли карманный план - расписание и список членов оргкомитета?
9. Подготовлены ли наборы сувениров, вручаемых во время регистрации и специальные наборы для VIP гостей?
Обеспечение удобств
1. Наготове ли врач и медикаменты?
2. Указаны ли проходы к туалетам?
З. Размещены ли стулья, кресла, столы, трибуна для выступающего, микрофоны, усилительная и проекционная
аппаратуры, компьютер, диктофон и т. д.?
Печатная продукция
1. Имеются и отпечатаны ли тексты, программки?
2. Подготовлен ли список адресов для рассылки приглашений и материалов?
3. Разосланы ли приглашения?
4. Разработан ли брэнд мероприятия?
5.Изготовлены ли значки для участников?
6.Имеется ли список гостей, подтвердивших свое участие?
7. Имеется ли окончательный список гостей по алфавиту с номерами телефонов?
Фотографирование
1. Приглашен ли фотограф?
2.Согласованы ли цены фотографий?
3.Определено ли место размещения фотографий?
4. Назначен ли сотрудник, отвечающий за сбор денег за фотографии?;
5. Отобраны ли фотографии для архива?
6. Ведется ли видеосъемка программы?
Пресс-конференция и связь со СМИ
1. Составлен ли список приглашенных представителей прессы?
2. Разосланы ли приглашения журналистам и руководителям отдельных средств массовой информации?
3. Организованы ли предварительные встречи с прессой?
4. Выделен ли человек для связи с прессой во время проведения мероприятия?
5. Подготовлены ли комплекты сувениров и печатных материалов для журналистов?
6. Посланы ли материалы журналистам, которые не смогли прийти на мероприятие?
7. Подготовлен ли альбом вырезок-откликов прессы?
