Списки Microsoft Excel как база данных.

• Структура списка.
• Создание списка с помощью формы.
• Поиск записей в списке.

Список - это набор строк таблицы Excel, хранящий связанные данные. Если сформировать рабочий лист, следуя определенным правилам, то программа будет воспринимать его как базу данных.

Структура списка.

Список состоит из трех основных структурных элементов:

• Записи подобны карточкам библиотечного каталога. Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента.
• Поля - это отдельные категории, по которым упорядочена информации в списке (отдельный столбец - отдельная категория).
• Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки - это метки соответствующих полей. Excel использует их при сортировке, поиске, выдаче отчетов по спискам. Рекомендуется выделять заглавную строку, отформатировав ее иначе, чем остальные данные. Не следует вставлять пустую строку между заглавной строкой и прочими строками списка, т.к. некоторые инструменты, например, автофильтр корректно работают только с непрерывными диапазонами.

В списке Excel каждый столбец - это поле, а каждая строка - это запись.

Создание списка с помощью формы.

Построить аккуратный список можно за три шага:

1. Сформируйте заглавную строку. В каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи.
2. Щелкните на любой из ячеек заглавной строки, а затем из меню Date (Данные) выберите команду Form (Форма). На экране появится диалоговое окно, содержащее поля, названия и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов.
3. Вводите данные в каждую графу диалогового окна. Для перехода из графы в графу можно пользоваться клавишей Tab. Закончив ввод, щелкните на кнопке New (Добавить). Данные из граф диалогового окна будут помещены в соответствующие поля записи списка. После этого можно вводить следующую запись. Затем снова щелчок на кнопке New (Добавить) - и еще одна запись помещена в список.

В диалоговом окне Form (Форма) несложно отредактировать любую запись. Однако редактировать таким образом можно только значения, но не формулы. Значение, являющееся результатом вычисления по формуле, также появляется в окне Form (Форма), но в этой графе нельзя осуществить редактирование. То же относится к защищенным ячейкам.

Внимание! Если в рабочей книге есть диапазон, имя которого база_данных, обрабатывать с помощью формы Вы сможете только этот диапазон. Причем, если Вы попытаетесь воспользоваться формой для работы со списком на листе, не содержащем диапазон база_данных, Вы получите сообщение об ошибке.

Поиск записей в списке.

После щелчка на кнопке Criteria (Критерии) диалоговое окно Form (Форма) превращается в окно поиска. Теперь Вы можете ввести критерии поиска по одному или нескольким полям, причем, чтобы найти группу записей, необходимо использовать операторы сравнения. Чтобы удалить критерии поиска, щелкните на кнопке Clear (Очистить). Сам поиск записи осуществляется с помощью клавиш Find Next (Далее) и Find Prev (Назад). При щелчке на соответствующей кнопке в окне формы появится следующая (или предыдущая) запись, удовлетворяющая заданным критериям. Если же критерий не задан, тогда Вы будете просто перемещаться по элементам списка. Чтобы вернуться в форму, не осуществляя поиск, кликните на кнопке Form (Правка). Щелчок на клавише Restore (Вернуть) сбросит изменения в записи или в критериях поиска и вернет предыдущие значения.