Тема: Основные принципы организации виртуального офиса проекта

 

В настоящее время понятие и идеология виртуального офиса проекта приобретают все большее значение в связи с развитием сети Интернет и возрастанием значения программно-информационного и коммуникационного аспекта УП.

Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практически реализуются в развитых странах Запада с середины 1990-х гг.

В мировой теории и практике управления определение «виртуальный» стало ключевым. Все чаще говорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и об организациях. В принципе виртуальная инфраструктура обладает теми же возможностями и потенциалом, что и традиционная организация, но в то же время она является принципиально новой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности конца XX — начала XXI в. Понятие виртуального предприятия появилось в результате естественного развития понятия компьютерно интегрированного производства. Характерный пример виртуального предприятия — построение компьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных технологий.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно опосредованную организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах. Тогда прилагательное «виртуальное» может интерпретироваться как «искусственно образованное», или как «мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве», или как «расширенное за счет совместных ресурсов». Здесь налицо явная компьютерная аналогия с понятием «виртуальная машина», где ни один процесс не может монопольно использовать никакой ресурс и все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.

Виртуальное предприятие создается путем отбора требующихся организационно-технологических ресурсов и их интеграции с использованием компьютерной сети. Это приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, наиболее приспособленной для успешного бизнеса в быстроменяющейся среде.

Полностью виртуального предприятия, т.е. не имеющего базовых структур в реальном физическом пространстве, конечно, не может быть. Здесь речь идет об интенсивном взаимодействии реально существующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном пространстве, реализованным на основе новейших информационных и коммуникационных технологий.

Таким образом, можно разделить вопросы офиса как базового места и виртуального офиса как рассредоточенного компьютерно-информационного пространства.

С практической точки зрения виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих (и взаимосодействующих) агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты разрабатывают совместный проект (или ряд взаимосвязанных проектов), находясь между собой в отношениях партнерства, кооперации, сотрудничества, координации и т.п.

Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта. Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной независимостью, иначе говоря, принятие решений и разделение труда происходят невзирая на региональные границы. Сотрудничество членов команды проекта носит временный характер, организуется на определенный срок. Преимущества виртуальных сетей в таком случае очевидны: расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости; внутренняя координация осуществляется с помощью информационной технологии, подкрепленной культурой взаимного доверия. Возможно параллельное управление самыми разнообразными процессами в ходе реализации проектов.

Основным и системообразующим принципом для функционирования временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за границы отдельной фирмы, является последовательное и эффективное использование современных информационных и коммуникационных технологий.

Пространство виртуализации включает четыре категории явлений — виртуальный рынок, виртуальную реальность, а также внутри- и межорганизационные сетевые объединения. Последние охватываются одним понятием — «виртуальные инфраструктуры — организационные формы».

Под виртуальным рынком понимаются предлагаемые системой Интернет коммуникационные и информационные услуги коммерческого назначения.

Виртуальная реальность — это имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает возможность мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование до того, как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих исследований — создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование труда и производства.

Внутриорганизационные сети охватывают широкую гамму работ — как на дому, так и с использованием средств телекоммуникаций, а также с применением банков знаний или сетей знаний. Их общий признак — объединение в общую сеть отдельных сотрудников (членов команды проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Пионерами в этой части виртуальной организации труда являются компании IBM, а также крупные консультационные предприятия и банки.

Инфраструктура виртуального офиса проекта, например, должна включать следующие основные составляющие:

- сеть Интернет;

- международный стандарт для обмена данными, например по моделям продукции STEP (Standard for the Exchange of Product model data);

- стандарты взаимодействия прикладных программ, например стандарты CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

Главные признаки, раскрывающие содержание понятия «виртуальный офис проекта», следующие:

- интеграция лучших средств и опыта различных предприятий в рамках стратегически целесообразной команды проекта;

- организация по проектам или вокруг ключевых процессов (сквозных деловых процессов жизненного цикла проекта, продукта);

- образование автономных рабочих групп, обеспечение сотрудничества и координации лиц и коллективов, пространственно удаленных друг от друга;

- временный характер, гибкость, возможность быстрого образования, развития, переструктурирования и расформирования в нужное время;

- сочетание децентрализации и централизации в управлении при преимущественном развитии децентрализованного (распределенного) управления, приоритет координационных связей;

- максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий власти, принятие решений на всех уровнях организационной иерархии, сочетание восходящего и нисходящего проектирования;

- организация группового взаимодействия специалистов с помощью ЭВМ, включая «встречу в сети» и согласованные потоки работы, обеспечение свободного обмена идеями внутри и между уровнями организационной иерархии;

- разработка неоднородной компьютерной среды и сетей, применение программных средств различного класса для обеспечения коллективной деятельности.

Указанные принципы связаны с широким развитием и использованием новых информационных и коммуникационных технологий (НИТ/НКТ) для управления человеческими ресурсами и планирования деятельности команды проекта, моделирования и оптимизации процессов взаимодействия (кооперации и координации) между различными менеджерами команды.

Благодаря современным телекоммуникациям уже не принципиальны географическое положение и государственная принадлежность партнеров. Новые возможности информационного взаимодействия позволяют строить кооперацию в форме виртуального офиса проекта, действующего в течение его жизненного цикла.

Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). По своей сути CALS — глобальная стратегия повышения эффективности бизнес - процессов, выполняемых в ходе жизненного цикла проекта или продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации на всех этапах этого цикла.

Средства реализации данной стратегии — CALS-технологии, в основе которых лежит набор интегрированных информационных моделей как самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес- процессов, так и продукта (изделия), производственной и эксплуатационной среды и пр. Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию.

Идеальная основа для решения поставленной задачи — использование интегрированной модели проекта и его жизненного цикла, описывающей объект настолько полно, что выступает в роли единого источника информации для любых выполняемых в ходе жизненного цикла процессов.

Ключевое понятие для виртуального предприятия — концепция многопользовательской базы данных. Она должна содержать всю необходимую информацию для компьютерной поддержки жизненного цикла проекта и быть доступна в оперативном режиме всем членам команды.

Стандарты CALS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу и хранение данных, документацию и многое другое для всех приложений.

В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология интегрированной интранет-среды, которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее отличие от Интернета, который является технологией глобальных коммуникаций.

В реализации коммуникаций проекта выделяют три уровня: 1) аппаратный; 2) программный; 3) информационный.

Для аппаратного и программного уровней коммуникации важны организация надежного канала соединения и передача информации без искажений, хранение информации и эффективный доступ к ней. В плане технической реализации этих уровней интранет практически не отличается от Интернета. Там такие же локальные и глобальные сети; те же программы: интернет-навигаторы, веб-серверы, электронная почта, телеконференции и даже те же производители программного обеспечения.

Главная отличительная особенность интранета кроется в информационном уровне коммуникаций, который существенно определяется спецификой проекта и наиболее важен для управления им. При этом аппаратный и программный уровни коммуникаций являются обеспечивающими. Информационное обеспечение может иметь разную базовую технологию передачи и хранения информации. Бумажные документы, письма и записки, доски объявлений, корпоративные газеты, телефоны — все это составляет традиционную технологию хранения и передачи информации. Технология интранета превратила бумажные документы в электронные страницы и файлы; доску объявлений — в веб-сервер; записки и телефонные звонки — в сообщения электронной почты; газетные новости — в событийные сообщения сервера телеконференций. Интранет делает коммуникации проекта более надежными, быстрыми и интенсивными, а доступ к информации ускоряет и упрощает.

С информационной точки зрения коммуникации — это поиск и передача знаний. Можно выделить следующие три большие группы методов управления информационным обеспечением бизнес-процессов, в том числе представление работы офиса и деятельности команды проекта:

1) с точки зрения обеспеченности ресурсами (финансовыми, материальными запасами, кадрами), при этом должно быть обеспечено управление ресурсами и контроль за ними;

2) как системы бизнес-процессов. Здесь центральными понятиями выступают процесс, функция, данные, событие. Основная цель управления для этих методов — обеспечение координации событий и функций;

3) как системы небольших коллективов сотрудников, решающих общую задачу, а в роли организующих факторов при этом выступают знания и эффективные коммуникации. Главным ресурсом управления становится база знаний проекта, в которой члены команды могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта база концентрирует коллективный опыт команды и создает контекст проектных коммуникаций. Основная цель управления — обеспечение координации, коммуникации и быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения.

Использование интранет-технологии особенно эфективно в управлении проектами, где коммуникации являются критически важной составляющей стратегии деятельности.