ИНСТРУКЦИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПРОГРАММЫ SIMPLE ORDER
Дорогой администратор! Все бронирования, который приходят в наш хостел, заносятся (руками или автоматически) в программу Simple Order (значок для запуска ты можешь найти на рабочем столе компьютера).
Вход в систему
Для того, чтобы войти в систему необходимо запустить программу. Перед тобой появится окно для входа, в ячейках которого ты должен будешь ввести свои данные учетной записи. Нажмите «Вход».
NB! Если ты только начал работать в Zokol Hostel, попроси у старшего администратора завести тебе учетную запись (если он не сделал этого самостоятельно)
Работа с системой
После успешного входа перед вами откроется приложение системы. Автоматическиоткрывается на таблице броней – ваш основной инструмент для работы.
Перед вами откроется таблица всех имеющихся бронирований, распределенным по цветам.
Обозначение бронирований по цветам:
· При создании стандартного бронирования оно автоматически помечается стандартным зеленым цветом, его не нужно менять.
· Необходимо помечать другим цветом нестандартные бронирования:
o Гости, проживающие длительно («постоянщики») маркируются светло-серым цветом.
o Неплательщики и особо проблемные гости – красным цветом.
o Незаезды помечаются бордовым цветом (мы не удаляем незаезды!).
o Групповые заезды. Часто бывает, что несколько групповых заездов случается в одно время. Каждый из них для наглядности маркируется каким-либо оттенком зеленого цвета (на ваш вкус), отличным от стандартного зеленого.
o Особые бронирования (по какому-либо другому признаку). Цвет выбирается произвольно.
· Цвет помогает нам следить за статусом стандартных бронирований:
o Когда гости заезжают, ставится статус бронирования «ГОСТИ ЗАЕХАЛИ». Бронирование при этом окрашивается в светло-бежевый цвет.
o Когда гости выезжают, ставится статус бронирования «ГОСТИ ВЫЕХАЛИ». Бронирование становится голубым.
· Когда производится оплата, бронирование заштриховывается красным по диагонали. Это позволяет легко следить за тем, с кого необходимо взять оплату. Обязательно помечаем оплату по ВСЕМ без исключения бронированиям!
Поиск броней
В случае, если Вам необходимо получить информацию о какой-либо брони, можно воспользоваться разделом «Поиск броней» (Рис. 15). очу это 20 Рис. 14 Поиск броней При:переходе к данному разделу появляется таблица содержащая информацию о всех бронированиях. Чтобы осуществить поиск необходимо задать один или несколько из существующих фильтров: имя брони, временной диапазон, ФИО, реферал. Поиск осуществляется по совпадению с любой частью поля. Можно так же установить вывод информации о бронированиях, имеющих определенный статус, установив соответствующие галочки в селекторе. Итоговая выдача будет содержать в себе брони, удовлетворяющие параметрам поиска и имеющие несколько полей:
· № брони – Название брони.
· Комната (Номер)
. · ФИО клиента.
· Дата заезда.
· Дата выезда.
· Стоимость за период – стоимость проживания в рамках заданного периода.
· Стоимость – итоговая стоимость услуг по данному бронированию.
· Оплачено – внесенные средства.
· К оплате - сумма, которую необходимо доплатить по данному бронированию.
· Реферал – поле указывает, кто направил к вам проживающего.
· Статус – «Удалено», «Было изменено», «Забронировано» и т.п. (см. «Статусы бронирования»).
· Удалено – бронирование было удалено из системы. очу это 21
· Забронировано – бронирование находится в системе в данном виде
Конфликты
Поскольку программа позволяет совместную работу с разных компьютеров (см. «Настройки Гостиницы» - «Синхронизация»), невозможно исключить ситуацию, когда одна бронь одновременно редактируется с разных компьютеров или создаются разные брони на пересекающихся позициях таблицы броней одновременно с разных компьютеров и т.п. В случае возникновения подобной ситуации, информация об этом заносится программой в таблицу конфликтов. Над шапкой таблицы указано общее число текущих конфликтных ситуаций. Брони в таблице конфликтов сортируются по дате бронирования (чем дальше дата брони от текущей, тем выше в списке находится бронь). Таблица содержит информацию об: имени брони, датах проживания, наличии оплаты и общей расчетной стоимости проживания. Строки с бронями, которые частично или полностью оплачены окрашены в голубой цвет, чтобы привлекать дополнительное внимание. Таким образом, можно сразу отследить брони, конфликт в которых произошел в результате изменения информации об оплате. Для разрегулирования конфликтных ситуаций не существует автоматизированного механизма. Решать подобные задачи рекомендуется посредством договоренности между авторами конфликта с последующим удалением конфликтных броней и пересозданием корректных броней от одного автора. После разрегулирования конфликтной ситуации, запись о ней автоматически удаляется из общего списка. В случае необходимости проверить и скорректировать актуальность указанной в таблице информации можно воспользоваться кнопкой «Обновить данные».
Юридические лица
Рефералы
В разделе находится таблица, в которой указан список Поставщиков проживающих и Юридических Лиц-плательщиков. В столбцах таблицы указано: · Наименование реферала – название, отображаемое в окне создания/редактирования брони, а так же при поиске. · Тип. Провайдер – источник, благодаря которому постоялец забронировал номер. Проживающий – юридическое лицо, оплачивающее бронь. · Скидка – можно назначить стандартный процент скидки, предоставляемый данному рефералу. · Наименование организации – полное юридическое название организации. Карточка реферала создается программой автоматически, когда в окне создания/редактирования брони вручную заполняется поле «реферал» или указывается организация при выборе «оплата от юр. лица». Чтобы добавить новую карточку реферала, нужно нажать кнопку «Добавить» в нижнем правом углу экрана. В открывшейся форме нужно указать название реферала и его тип. Можно назначить стандартный процент скидки, предоставляемый данному рефералу и заполнить его реквизиты. Чтобы отредактировать реферала, нужно выделить соответствующую ему строку, однократным щелчком мыши и нажать кнопку «Редактировать» или дважды кликнуть по строке с интересующей записью. После внесения изменений нажать кнопку «Сохранить». Чтобы удалить карточку реферала, нужно открыть окно редактирования реферала и нажать кнопку «Удалить»
Основы работы с таблицей броней
Таблица броней – это основной инструмент регистратора гостиницы. С помощью него можно обеспечить учет всех свободных номеров в гостинице, оформить счет для гостя или узнать о состоянии загруженности гостиницы (Рис. 43). Рис. 42 Таблица броней В данном разделе отражено следующее: · Список номеров · Сетка номеров · Быстрые кнопки · Полоса прокрутки Таблицы Броней · Компонент выбора категорий По умолчанию отображаются все номера, созданные в системе. Каждый из номеров отображается цветом категории, к которой он принадлежит. Чтобы увидеть номера только определенной категории, необходимо выбрать категорию из выпадающего списка, расположенного внизу формы.
Сетка номеров
Общая информация
В сетке номеров отображается информация обо всех бронированиях в показанных номерах. С помощью нее можно быстро просмотреть, занят или нет номер на определенную дату, есть ли какие-то дополнительные сведения о проживающих людях и т.д. Хочу это 56 Вся сетка разбита на ячейки – это минимальные единицы разбиения (в основном единицей является день). С помощью этих ячеек удобно смотреть в какие именно дни было сделано бронирование. Над сеткой номеров находится линейка календаря (обозначение числа и дня недели в данной сетке). При наведении курсора на число, можно увидеть более подробную подсказку. Серой вертикальной линией отмечено сегодняшнее число, чтобы легче было ориентироваться. При перемещении курсора по сетке номеров, дата на которую указывает курсор в текущий момент времени выделяется на линейке календаря серым фоном, что способствует точному позиционированию курсора на выбранной дате при создании/копировании/перемещении брони. Каждый следующий месяц выделяется переменно-меняющимся фоном, чтобы легче было отследить смену месяца.
Навигация по сетке
Перемещаться по сетке можно следующими способами: · Перетаскиванием полей сетки номеров курсором (необходимо зажать левой клавишей мыши любое место сетки и переместить мышь вправо или влево). · С помощью правого меню навигации. Для быстрого перемещения на определенный интервал. · Чтобы переместиться к следующему периоду. · Чтобы переместиться к предыдущему периоду. · Чтобы переместиться на текущую дату. 2 верхние иконки служат для масштабирования по шкале времени, т.е. вмещать в один экран определенный период – неделю или месяц. Так же для быстрого перехода на нужную дату, внизу экрана размещена дополнительная линейка календаря, перемещение по которой осуществляется нажатием левой клавиши мыши. Обновить данные. Предназначена, чтобы перезапросить данные в программу из БД. Дневной отчет администратора. Позволяет вывести на экран в виде документа Word или отправить на печать документ со списком Заселившихся и Выехавших гостей на текущую дату. Полоса прокрутки позволяет быстро перемещаться по таблице броней путем перетаскивания ползунка вдоль линии календаря или нажатием мыши на искомом месяце Хочу это 57 на линейке календаря. При этом Таблица Броней позиционируется на начале выбранного месяца. Служит для быстрого поиска броней в сетке. При нажатии на иконку, слева от нее появляется поле вода искомой информации и выпадающий список всех броней. Перейти к искомой брони можно выбрав соответствующую строку, просмотрев выпадающий список или ввести имя брони и/или дату заселения гостей. Поиск осуществляется по совпадению с любой частью поля (для начала поиска достаточно начать вводить информацию, результаты поиска сразу будут отражаться в выпадающем списке) (Рис. 44). Рис. 43 Поиск по таблице броней
Создание бронирования
Способы создать новое бронирование: · два раза кликнуть по названию комнаты, в которой будет происходить бронирование; · два раза кликнуть по сетке номеров напротив требуемого числа и номера; · на сетке номеров напротив требуемого числа и номера зажать правую клавишу мыши и переместить ее на желаемый временной интервал (интервал автоматически сформируется в окне создания брони). Должно открыться окно следующего вида (Рис. 45): Хочу это 58 Рис. 44 Окно создания брони Красный кружок рядом с кнопкой «Добавить» показывает, что есть несохраненные изменения. Для изменения размеров окна редактирования брони можно схватить мышкой нижний правый угол формы брони, он тянется вверх и вниз - и сохраняется для каждого отдельного компьютера. Для того, чтобы бронь сформировалась в сетке номеров достаточно указать название брони, комнату и период проживания, после чего нажать кнопку «Добавить»
