УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ. МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ.
У нас у всех есть время для его использования или траты, и это наше решение, что с ним сделать. Но как только время прошло, оно ушло навсегда.»
- Брюс Ли
“Zen in the Martial Arts”, Joe Hyams
 |
|
Элементы эффективного тайм-менеджмента:
• оценивайте, как вы используете время
• определяйте ваши приоритеты
• составляйте расписание на неделю
• поддерживайте список обязательных дел
• устраняйте барьеры эффективного использования времени
Как оценить использование своего времени:
ü составить список видов деятельности, на которые вы используете ваше время;
ü определите сколько времени занимает какой вид деятельности;
ü запишите, с какими видами деятельности вы справляетесь без проблем, а где постоянно отстаете.
Советы по оценке использования времени:
• Придерживайтесь системы. Начинайте с утра и ……..
• Не игнорируйте такие виды деятельности, как переезды, прием пищи, уход за собой и т.п. Они не связаны с работой, но тоже забирают время.
• Будьте реалистичны. Часто проблема в том, что мы не планируем достаточно времени для выполнения тех или иных действий.
Приоритеты
|
|
Советы по установке приоритетов:
• Знайте свои цели.
• Идентифицируйте те виды деятельности, которые помогают в достижении ваших целей.
• Определяйте, должны ли действия быть предприняты в особой последовательности
• Отдайте высочайший приоритет задачам, которые более существенны в достижении целей и должны быть сделаны ПЕРВЫМИ.
Маркируйте приоритеты на каждом пункте в вашем списке дел
A = высокий приоритет
B = Средний приоритет
C = Низкий приоритет
Помните, что приоритеты меняются. Необходимо периодически возвращаться к вашему списку приоритетов.
Десять преимуществ самоменеджмента:
1. Выполнение работы с уменьшенными затратами
2. Лучшая организация труда
3. Лучшие результаты труда
4. Меньше спешки и стрессов
5. Больше удовлетворенности работой
6. Большая мотивация работы
7. Рост квалификации
8. Меньшая загруженность работой
9. Меньшее количество ошибок при выполнении своих функций
10. Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем
МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
THE TIME MANAGEMENT MATRIX
| СРОЧНО URGENT | НЕ СРОЧНО NOT URGENT | |
| … ЗНАЧИТЕЛЬНО IMPORTANT | I Задачи / подзадачи / действия ACTIVITIES · Кризисы (Crises) · Неотложные проблемы(Pressing problems) · Последние сроки текущих проектов(Deadline driven projects) | II Задачи / подзадачи / действия ACTIVITIES · Предупреждение, предотвращение (Prevention) · Построение системы контактов, налаживание связей(Relationship building) · Определение новых возможностей(Recognizing new opportunities) · Планирование; отдых; возобновление прерванных работ(Planning; recreation) |
| … НЕЗНАЧИТЕЛЬНО NOT IMPORTANT | III Задачи / подзадачи / действия ACTIVITIES · Вынужденные перерывы (остановки, заминки) (Interruptions) · Какие-либо вызовы, звонки, визиты (some calls) · Почта, отчеты (Some mail, some reports) · Ближайшие, неотложные дела (Proximate, pressing matters) · Популярная деятельность (Popular Activities) | IV Задачи / подзадачи / действия ACTIVITIES · Тривиальная, “занимающая” работа (Trivial, busy work) · Почта (Some mail) · Телефонные звонки (Some phone calls) · Напрасные траты времени (Time wasters) · Приятная работа, работа «на удовольствие» (Pleasant Activities) |
СОСТАВЛЕНИЕ РАСПИСАНИЯ
Расписание – размещение ограниченного ресурса – времени.
Составление расписания:
• Блокируйте время в расписании для каждого из ключевых видов деятельности.
• Начинайте с тех видов деятельности, которые всегда происходят в определенное время (совещания,…..)
• Отметьте время на те виды деятельности, которые вы хотите делать на регулярной основе (пример, изучения языка, чтение, занятие спортом).
• НЕ планируйте более 60% Вашего времени
• Оставляйте время для РЕЗЕРВА
РАСПИСАНИЕ НА НЕДЕЛЮ - создается только после составления общего списка дел и установления приоритетов.
Список встреч + список обязательных дел к исполнению с конечными сроками – важны, но для ПАНИРОВАНИЯ нужно РАСПИСАНИЕ.
ИТОГИ:
Ø Планировать только то время, которое контролируем
Ø Установить приоритеты
Ø Начинать с задач категории А
Ø Составить список дел «TO DO list»
Ø Оценить затраты на каждую позицию
Ø Адекватно использовать свое «лучшее» время
Ø Разбить крупные задачи на мелкие и установить сроки для них
Ø Работать только над одним делом в определенный момент
Ø Составлять ежедневный план
Ø Держать под контролем недельные цели
Ø Разрабатывать и использовать удобные формуляры
Ø Быть реалистичным
Ø Быть оптимистичным
Ø Соблюдать баланс между работой и другими сторонами жизни
