до виконання лабораторних робіт № 7

ПЕРЕДМОВА

 

Дисципліна «Керування документацією» є базовою, призначеною для підготовки фахівців вищої кваліфікації за фахом «Документознавство та інформаційна діяльність» у системі підготовки спеціалістів за напрямом 7.02010501 — «Документознавство та інформаційна діяльність».

Метою вивчення дисципліни "Керування документацією" є формування у студентів необхідних теоретичних і практичних знань про галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи відомчого) та вилученням для знищення службових документів, підвищення ефективності, раціоналізацію керування документацією, діяльність установ шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією.

В результаті вивчення дисципліни "Керування документацією" фахівець повинен вміти: застосовувати принципи керування документацією; створювати службові документи відповідно до нормативних актів та контролювати їх обіг; здійснювати пошук документів та оперативне керування; складати переліки документів на зберігання та знищення; здійснювати технічне забезпечення керування документацією.

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 7

МОДЕЛЮВАННЯ ФІРМОВОГО БЛАНКУ

Мета:

навчитись створювати фірмові бланки документів, використовуючи колонтитули в LibreOffice Writer.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Порожні області на полях документа прийнято називати колонтитулами. В них можна розміщувати не тільки текст, а й графічні об'єкти. До колонтитулів можна застосувати єдиний стиль оформлення або зробити їх різними.

Для створення колонтитула достатньо у виділеній для нього області набрати текст і/або додати графічний об'єкт. Цей фрагмент буде повторюватися на кожній.

Щоб перейти в режим роботи з колонтитулом необхідно відкрити меню Формат і скористатися командою Сторінка і обрати вкладку верхній чи нижній колонтитул. Команда Вставка - Поля використовуються для вста­влення у колонтитули дати (з можливістю автоматичного оновлення), експрес-частин та рисунків.

У діловодстві колонтитули найчастіше використову­ються для створення документів на фірмових бланках.

ХІД РОБОТИ

1. Завантажте текстовий процесор LibreOffice Writer. Задайте за допомогою панелі інструментів Формат - Сторінка на вкладці Сторінка встановити такі параметри аркуша: розмір - А4, орієнтація - книжкова, поля - з усіх боків по 1,5 см.
2. Перейшовши у режим роботи з колонтитулами за допомогою команди Формат - Сторінка на вкладці Верхній колонтитул встановлюємо параметри колонтитулу. (рис. 1.)

Рис. 1. Приклад встановлення параметрів верхнього колонтитулу.

 

1. Задаємо розмір шрифта - 16, накреслення - напівжирний, вирівнювання абзацу - посередині. У ниж­ній частині колонтитула набираємо текст ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ "ТАНДЕМ".
2. На панелі інструментів Функції креслення обираємо потрібні фігури і креслимо.
3. Для створення фігурних букв застосовуємо кнопку Галерея текстових ефектів (у нашому прикладі вибрано перший зразок фігур­ного тексту). Ввівши текст ТАНДЕМ, та відповідно змінивши його розміри, розташовуємо назву товариства у правому нижньому куті емблеми.
4. Тримаючи натиснутою клавішу Shift, почергово вибираємо всі графічні об'єкти, з яких складається ембле­ма товариства і виконуємо команду Групувати з меню кнопки Згрупу­вати (панель інструментів Упорядкування на закладці Формат).
5. За допомогою кнопки Лінія рисуємо під назвою товариства горизонтальну лінію відповідного типу і товщини.
6. Щоб створити нижній колонтитул, виконайте команду Формат – Сторінка вкладку Нижній колонтитул і встановлюємо параметри нижнього колонтитулу.
7. У області нижнього колонтитула набираємо адре­су, телефон і факс товариства, рисуємо звичайну горизон­тальну лінію та для завершення натискаємо кнопку Закри­ти колонтитули на закладці Конструктор. (рис. 2.)

 

 

Рис. 2. Приклад реалізації встановлення інформації в колонтитули

1. Збережіть файл як шаблон документа під назвою Blank.odt. (рис.3)

 

 

Рис. 3. Приклад реалізації фірмового бланку з використанням колонтитулів

ВИМОГИ ДО ЗВІТУ

Звіт повинен містити:

1. мету роботи.
2. короткі теоретичні відомості.
3. опис основних дій, які виконувались протягом лабораторної роботи.
4. Графічний матеріал у вигляді PrintScreen з відповідними коментарями до всіх пунктів ходу роботи.
5. Висновки.

Оформлена робота повинна містити верхні та нижні колонтитули, в яких зокрема вказати:

· У верхньому колонтитулі: групу, прізвище та ініціали, назву лабораторної роботи.

· У нижньому колонтитулі: дату створення та нумерацію сторінок.

 

ЗАВДАННЯ

1. Скласти такі документи

a) акт про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню

b) опис справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу структурного підрозділу установи і здійснити парольний захист документів в Libre Office Writer і експортувати у PDF файл.

 

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

 

1. В чому полягає перевага PDF файл над іншими форматами?

2. Які команди використовується при наданні обмеженого доступу до документу?

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

1. http://ru.libreoffice.org/features/writer/ 03.12.2012
2. http://www.libreoffice.org/download/3-4-new-features-and-fixes/
3. http://www.libreoffice.org/get-help/documentation/
4. http://www.taming-openoffice-org.com/

НАВЧАЛЬНЕ ВИДАННЯ

 

МОДЕЛЮВАННЯ ФІРМОВОГО БЛАНКУ

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

до виконання лабораторних робіт № 7

 

з курсу “ Керування документацією ”

 

 

для студентів

 

спеціальності 7.02010501 “Документознавство та інформаційна діяльність”

 

Укладачі Комова М.В., к. філолог.н., доц. кафедри СКІД

Білущак Т.М., асистент кафедри СКІД

 

Комп’ютерне складання Білущак Т.М.