Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного:

Додаток:

1. Штатний розпис..... на 4 арк. у 3 прим.

2. Кошторис витрат.... на 3 арк. у 3 прим.

Якщо додаток зброшурований, кількість аркушів не вказується.

За наявності декількох додатків вони нумеруються.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах та мати всі необхідні для документа реквізити.

На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті повинна міститися позначка із зазначенням назви документа, його дати і номера. Наприклад:

Додаток

до наказу Голови Вищого

господарського суду України

від "_" ______ 20__ р. N__.

Особливим способом введення документа в дію є його затвердження.

Документи можуть затверджуватися керівництвом суду, міжвідомчими органами, громадськими чи іншими організаціями тощо, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених в документах, що затверджуються.

Затвердження документа відбувається проставленням грифу затвердження або виданням розпорядчого документа (у тих випадках, коли вимагаються додаткові умови та роз’яснення), наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова Вищого господарського

суду України

__________________

(особистий підпис)

____________________

(ініціали, прізвище)

Дата _______________________

Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

На документах, які не вимагають додаткових вказівок та мають типові терміни виконання, в резолюції вказується виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Підготовка вихідних документів здійснюється на бланках суду та включає складання проекту документа, погодження, підписання (затвердження), розмноження.

До передачі документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, відредагувати, правильно оформити, забезпечити необхідні візи. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він виконувався.

Якщо документ підлягає направленню декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсипки із зазначенням адрес.

Служба діловодства засвідчує кожний примірник документа, що розсилається, печаткою та виконує розсипку. При направленні поштових відправлень рекомендованою кореспонденцією, працівниками служби діловодства складаються реєстри на відправлення.

Реєстр поштових відправлень підписується особою, що його складає, та керівником служби діловодства суду, і на ньому проставляється печатка служби діловодства суду. У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв’язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон та ін.), відповідні реєстри поштових відправлень підписуються керівництвом суду, і підпис скріплюється гербовою печаткою.

Номенклатура справ являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються у діловодстві господарських судів України, з визначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ, що формуються у діловодстві, складається відповідно до нормативно-методичних документів органів державної архівної служби України, зокрема, згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (далі — Перелік).

Номенклатура справ господарського суду на наступний календарний рік складається службою діловодства суду за допомогою працівників архіву суду в останньому кварталі попереднього року на основі номенклатури справ структурних підрозділів.

Зведена номенклатура справ господарського суду узгоджується з експертною комісією (ЕК) суду та відповідними органами державної архівної служби України.

Узгоджена з відповідними органами державної архівної служби України номенклатура справ затверджується головою господарського суду не пізніше грудня попереднього року, вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається в розділ номенклатури служби діловодства суду.

Після затвердження номенклатури справ господарського суду структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справах, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання.

При складанні номенклатури справ слід керуватися Переліком, структурою та штатним розкладом господарського суду, положеннями про структурні підрозділи, номенклатурами справ суду за минулі роки.

Назвами розділів номенклатури справ господарського суду є назви структурних підрозділів відповідно до затверджених структурою суду.

Графи номенклатури справ господарського суду та структурних підрозділів заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.

У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах структурних підрозділів, для перехідних справ індекс зберігається.

У графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин).

Порядок розташування заголовків розділів та підрозділів номенклатури визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв’язком.

На початку розміщуються заголовки справ, які містять розпорядчу документацію.

Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали”, “Загальне листування” тощо).

Графу 3 заповнюють після закінчення календарного року.

У графі 4 відмічають строк зберігання справи, номер статті згідно з Переліком.

При внесенні до номенклатури заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюється експертною комісією відповідного органу державної архівної служби України.

У графі 5 вказують назву переліку документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до іншої установи.