Тема 3. Документація по особовому складу.

 

План.

1. Характеристика документації по особовому складу.

2. Трудовий договір (контракт) – основна форма реалізації права на працю.

3. Особливості складання наказів по особовому складу.

4. Особова картка. Особова справа. Зміст, правила складання

5. Трудова книжка.

 

1. До організаційно-розпорядчих документів належить велика група документів, яку називають документацією по особовому складу.

Розпорядча діяльність органів управління полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Згідно з ст.21 КЗпП України робітники і службовці реалізують право на працю шляхом укладання трудового договору про роботу на підприємстві. Трудовий договір може бути укладений як в усній, так і в письмовій формі.

Укладення трудового договору оформляється наказом або розпорядженням власника про зарахування громадянина на роботу.

Закон забороняє вимагати від осіб, яких приймають на роботу, деякі відомості і документи, представлення яких не передбачено законодавством.

Документація по особовому складу ведеться з моменту вступу трудящих на підприємство. Вона виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою важливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

Ст.43 Конституції України, прийнятої на п’ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 р., говорить:

"Кожен має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку вільно погоджується.

Держава створює умови для повного здійснення громадянами права на працю, гарантує рівні можливості у виборі професії та роду трудової діяльності..."

2. Основною формою реалізації права на працю є укладання трудового договору про роботу на підприємстві.

Трудовий договір – це угода між особою, що наймається на роботу, та керівником підприємства, або вповноваженим ним органом, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначеною цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а керівник підприємства або вповноважений ним орган зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбаченої законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

До початку роботи за укладеним трудовим договором, керівник або вповноважений ним орган зобов’язаний:

¨ роз’яснити працівникові його права й обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, про небезпечні й шкідливі виробничі чинники та можливі наслідки для здоров'я, про його права на пільги та компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

¨ ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та з колективним договором;

¨ надати працівникові належно обладнане робоче місце;

¨ проінструктувати працівника щодо техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці й протипожежної охорони.

Види трудових договорів:

ü трудові контракти;

ü трудові угоди.

Трудовий контракт. Термін його дії, права, обов’язки й відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення й організації роботи працівника, умови розірвання контракту, в т. ч. й достроково, можуть встановлюватися за угодою сторін. Сторонами в трудовому контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівник (контрактант).

Ініціатором укладання контракту може бути як підприємство, так і особа, яка наймається на роботу.

Усі умови контракту обов’язково мають погоджуватися сторонами.

Укладаючи контракт, сторони можуть передбачити додаткові пільги, гарантії та компенсації, не встановлені чинним законодавством.

Контракт складається не менш ніж у двох примірниках, які зберігаються в кожної із сторін. Набирає чинності з моменту його підписання сторонами. До моменту підписання контракту сторони мають визначити термін його дії – початок і кінець. Працівник повинен стати до роботи в той день, який записано в контракті. Контракт слугує підставою для видання наказу про прийняття на роботу.

Контракт може бути укладено на термін до 5 років (але не менше ніж на 1 рік).

Трудова угода укладається між підприємством та особою, яка не є штатним працівником даного підприємства, для виконання нею певної роботи в разі, якщо на підприємстві бракує фахівців з даної галузі й ці роботи не можуть бути виконані на засадах договорів з відповідними підприємствами. Крім того, необхідно, щоб трудові угоди укладались у межах фондів заробітної плати нештатного (не облікового) складу. Зрідка трудові угоди укладаються зі штатними працівниками. У такому випадку їм належить виконувати функції, які не входять у коло прямих службових обов’язків.

Реквізити:

F назва виду документа (ТРУДОВА УГОДА);

F дата (проставляють в день підписання);

F індекс (проставляють в день підписання);

F місце складання чи видання;

F текст (складається з двох частин – вступної та основної. У вступній частині зазначають сторони, між якими укладено трудову угоду. В основній частині можуть бути розділи (пункти);

F підпис (зазначають адреси та підписи сторін);

F відбиток печатки організації.

Слова „УГОДА”, „ЗАМОВНИК”, „ВИКОНАВЕЦЬ” у трудовій угоді пишуться з великої літери, оскільки набувають значення власного імені.

Оформлюють трудову угоду на чистому аркуші паперу формату А4 або на трафаретному чи загальному бланку підприємства.

Складається трудова угода у кількох примірниках, один з яких передається виконавцеві, а останні зберігаються у справах організації-замовника.