Порядок слов в деловой речи

Расположение подлежащего и сказуемого

При прямом порядке слов подлежащее (субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое следует за ним: подлежащее + сказуемое.

Например: Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности директором организации.

Деловые тексты станут живее и проще, если соблюдая прямой порядок слов, использовать не пассивные, а активные конструкции.

Например: Мы рады сегодня подтвердить Вам обещанный выпуск товара. – Товар мы отправили Вам сегодня.

Заседание перенесено на 25 марта. – Руководство перенесло заседание на 25 марта.

Расположение дополнений

Дополнение обычно ставится после сказуемого.

Например: устранить неполадки, внести изменения, разработать проект.

При наличии нескольких дополнений прямое дополнение (существительное в винительном падеже) ставится, как правило, после сказуемого, затем косвенное.

Например: специализироваться на выпуске товаров; подготовить пакет документов.

Если хотят подчеркнуть дополнение, оно может:

1. выноситься на первое место.

Например: Заместителю директора по финансам Райскому В.К. строго указать на недопустимость несвоевременной закупки оборудования.

2. ставится в конце предложения перед точкой.

Например: Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Савицкую С.А.

Расположение определений

Согласованное определение ставиться перед определяемым словом.

Например: трудовой договор, плодотворное сотрудничество, в надлежащей форме.

Несогласованное определение ставиться после определяемого слова.

Например: подпись руководителя, приказ директора; место составления.

Распространённое определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространённом определении должно быть прилагательное или причастие.

Например: Вопросы, не предусмотренные настоящим трудовым договором, обсуждались на общем собрании.

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму.

Например: Актуальный общегосударственного значения вопрос…

Расположение обстоятельств

Обстоятельства меры и степени ставят перед определением – прилагательным.

Например: весьма сомнительный результат; исключительно интересное предложение.

Обстоятельства образа действия (наречия на о, е), меры и степени, причины и цели ставятся обычно перед глаголом-сказуемым, если на них не падает логическое ударение.

Например: Работник обязан добросовестно выполнять работу; бережно относиться к имуществу нанимателя.

Обстоятельства образа действия, выраженные иначе, обычно стоят после глагола-сказуемого.

Например: С нарушителей порядка спросить по всей строгости закона.

Размещение деепричастных оборотов

Деепричастным оборотам следует начинать, а не завершать фразу.

Например: Проведя семинары для руководящих работников, совет директоров пришёл к выводу о том, что…

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Однако при составлении деловых бумаг часто допускаются ошибки в употреблении деепричастных оборотов.

Например: Гарантируя полную и своевременную оплату заказа, нами получено разрешение треста на авансирование исследовательских работ.

В этом предложении нарушено основное условие употребления деепричастного оборота: здесь действия, выраженные глаголом-сказуемым и деепричастным оборотом, относятся к разным субъектам. Возможный вариант этого предложения: Гарантируя полную и своевременную оплату заказа, мы получили разрешение треста на авансирование исследовательских работ.

Расположение вводных слов

Вводные слова располагаются свободно, если они относятся к предложению в целом.

Например: Наше страхование, к сожалению, не берёт на себя возмещение такого ущерба. Кроме того, мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве с Вашим предприятием.

Если вводное слово по смыслу связано с отдельным членом предложения, то оно ставится рядом с ним.

Например: Поставка товара в Ваш адрес производится в течение четырёх недель после поступления заказа, конечно, без взимания стоимости доставки.

Обращение в деловых документах, как правило, ставится в начале предложения и нередко выделяется в самостоятельное высказывание. Обращение, стоящее в начале предложения, выполняет функцию привлечения внимания.

Например: Уважаемые господа! Уважаемый Геннадий Иванович!