Каждую из созданных таблиц можно заполнять отдельно, но удобнее создать единую форму для заполнения таблиц.
Выполните команду Мастер форм. Меню Создание / Мастер форм. В списке Таблицы и запросы выбирается таблица, поля которой необходимо добавить на форму. Нажатие кнопки > добавляет выбранное поле из списка Доступные поля в список Выбранные поля. Нажатие кнопки >> добавляет все поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля.
Перенесите в список Выбранные поля все поля из таблицы Список и поля Адрес, Телефон, Word, Excel, Access из таблицы Личные данные. Нажмите кнопку Далее. Выберите внешний вид формы В один столбец. Нажмите кнопку Готово. В результате будет создана форма Личные данные.
В окне объектов Access выберите форму Личные данные (рисунок 19) и дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши. Откроется форма для заполнения таблиц Список и Личные данные (рисунок 20).
Рисунок 19 – Выбор формы
Рисунок 20 - Форма для заполнения таблиц Список и Личные данные
Значения кнопок работы с записями:
Переход к первой записи;
Переход к предыдущей записи;
Переход к следующей записи;
Переход к последней записи;
Добавление новой записи.
Заполните с помощью созданной формы таблицы Список (рисунок 21) и Личные данные (рисунок 22).
Рисунок 21 – Таблица Список
Рисунок 22 – Таблица Личные данные
Откройте таблицы Список и Личные данные и убедитесь, что в них появились записи.
Практическое задание 4
Создание фильтров
Фильтры используются в таблицах для отбора записей по определенным критериям.
Выражения в Фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Александров». Даты ограничиваются символами - #, например, #10/01/99#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:
арифметическими: *, +, -, /, ^;
сравнениями: <, <=, >=, =, <>;
логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);
Like – для использования логики замены в выражениях;
In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;
Between…And – для выбора значений из определенного интервала.
Откройте таблицу Список. Отфильтруем все записи студентов с годом рождения 1994. Для этого установите курсор в поле Год рождения со значением 1994. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите фильтр Равно 1994. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные надписи. Отменить фильтр можно, выбрав в Меню Главная / Сортировка и фильтр / Фильтр или, щелкнув в ячейке со значением фильтра (1994) и снова нажав правую кнопку мыши, выберите пункт Снять фильтр с Год рождения.
Для ввода своего фильтра выберите в Меню Главная / Сортировка и фильтр / Дополнительно / Фильтр по форме. Чтобы получить записи студентов, фамилии которых начинаются, например, на букву «В», в соответствующем поле наберите Like «В*» (В – в данном случае, русская буква). Символ «*» означает, что после буквы В могут идти любые символы. После ввода выражения нажмите Меню Главная / Сортировка и фильтр / Дополнительно / Применить фильтр.
Практическое задание 5
Создание запросов
Выполните команду Конструктор запросов. Меню Создание / Запросы / Конструктор запросов. Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список) – для этого дважды щелкните на нужную таблицу или, выбрав таблицу, нажмите на кнопку Добавить. Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список, Телефон – из таблицы Личные данные (рисунок 23). Для этого достаточно сделать двойное нажатие мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.
Рисунок 23 – Выбор полей Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список, Телефон – из таблицы Личные данные
Сохраните запрос под именем Номера телефонов. В результате выполнения (открытия) запроса отобразится таблица с именами, фамилиями, отчествами и номерами телефонов.
Чтобы вернуться в режим Конструктора запросов, выполните команду Перейти в режим конструктора. Щелкните на нужном запросе правой кнопкой мыши и выберите Конструктор.
Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем студентам, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 или 5. Для этого откройте Конструктор запросов и добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список). Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и Word, Excel и Access – из таблицы Личные данные. В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access поставьте 4 Or 5 (рисунок 24).
Рисунок 24 - Таблица с записями оценок только 4 или 5
Сохраните запрос под именем «Успеваемость». Выполните запрос. В результате будет отображена таблица, в которой содержатся записи с оценками только 4 или 5.
