Подготовка проекта к отслеживанию с помощью мастера отслеживания.

Мастер отслеживания можно использовать для подготовки проектов к отслеживанию. В процессе работы мастера отслеживания создается таблица, в которой вы сможете обновлять сведения о проекте.

Для запуска мастера отслеживания убедитесь, что у вас запущена панель инструментов Консультант (Вид → Панели инструментов → Консультант) и выполните следующие действия:

1) на панели инструментов Консультант щелкните по кнопке Отслеживание;

2) в области задач выберите ссылку Подготовка к отслеживанию хода работ над проектом;

3) выберите способ ввода фактических данных по проекту (Нет – если фактические данные будут вводиться вручную, или Да – если предполагается, что фактические данные будут обновляться через Project Server и Project Web Access;

4) щелкните по ссылке Сохранить и перейдите к шагу 2;

5) если на первой странице мастера отслеживания был выбран ручной способ ввода фактических данных (переключатель Нет), то на следующей странице мастера Настройка отслеживания (Способ отслеживания) необходимо выбрать один из трех возможных способов отслеживания:

- Всегда отслеживать путем указания процента завершения по трудозатратам. Выберите этот переключатель, если предполагается отслеживать фактические трудозатраты по ресурсам. При этом в таблицу Консультант: настраиваемое отслеживание будет добавлено поле % завершения по трудозатратам. Данные в это поле будут вводиться на основании отчетов ресурсов о проценте выполненной работы;

- Всегда отслеживать путем указания фактических трудозатрат и оставшихся трудозатрат. Выберите этот переключатель, если фактические трудозатраты по ресурсам следует отслеживать с повышенной точностью. В таблицу Консультант: настраиваемое отслеживание будут вставлены поля Фактические трудозатраты и Оставшиеся трудозатраты. В своих отчетах о выполненной работе ресурсы должны указывать не процент завершения, а точное значение фактических и оставшихся трудозатрат, которые затем будут введены в эти поля;

- Всегда отслеживать часы трудозатрат за период. При выборе этого переключателя Project автоматически открывает представление Консультант: настр. Отслеживание использования. Это представление во многом похоже на представление Использование задач с таблицей Ввод. В таблицу Ввод будет добавлено поле Фактические трудозатраты, а в область подробных данных – поле Факт.труд. (Фактические трудозатраты). Данный способ отслеживания является наиболее точным. В отчетах ресурсы должны указывать объем выполненной работы за каждый период (например, один день).

6) после выбора способа отслеживания щелкните по ссылке Сохранить и закончить работу.

При возникновении необходимости сохранения промежуточного плана (в отличие от базового плана сохраняются только начальные и конечные даты задач) необходимо выполнить следующие действия Сервис→ Отслеживание → Сохранить базовый план и в диалоговом окне Сохранение базового плана выберите переключатель Сохранить промежуточный план. Здесь также необходимо указать название базового или промежуточного плана, из которого будут скопированы даты начала и окончания задач проекта и название промежуточного или базового плана, в который требуется скопировать значения, а также определить копировать весь проект или только предварительно выделенные задачи.

Ввод фактических данных.

Ввод фактических данных подразумевает следующее. Если отслеживание выполняется на уровне задач, то вводится процент завершения или какие-либо другие фактические данные для задач: фактические даты начала и окончания, фактическая и оставшаяся длительность или фактические затраты. Если задачам назначены ресурсы, то в проект, как правило, вводятся либо фактические и оставшиеся трудозатраты, либо процент завершения по трудозатратам.

Для ввода фактических данных вручную можно использовать таблицу Отслеживание в представлении Диаграмма Ганта или Использование задач (Вид→ Таблица → Отслеживание). Обновлять процент завершения можно непосредственно на диаграмме Ганта или в диалоговых окнах Обновление проекта или Обновление задач (Сервис → Отслеживание → Обновить проект/Обновить задачи).

Перед вводом фактических данных обязательно необходимо определить дату отчета (Проект → Сведения о проекте → Дата отчета). По умолчанию дата отчета совпадает с текущей датой.

Обнаружение отклонений от базового плана.

На этапе выполнения проекта крайне важно своевременно увидеть, выполнение каких задач календарного плана отстает от графика, и как можно быстрее ликвидировать это отставание. Фактические, базовые и текущие показатели проекта можно просмотреть в окне Статистика (Проект→ Сведение о проекте), а увидеть расхождение фактических параметров с базовыми можно в представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием непосредственно на диаграмме.

В представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием можно не только визуально, но и количественно оценить различия между фактическими и запланированными параметрами (Вид → Таблица → Отклонение).