Первой стадией учетного цикла является первичное наблюдение за объектом, и его реализуют через документирование.
Документирование – это совокупность технических и методических приемов создания документа. В процессе документирования осуществляется фиксирование и регистрация информации о фактах, операциях, процессах; обработка первичной информации, её обобщение.
Информация, содержащаяся в принятых к учёту первичных документах, которые приобрели статус юридического доказательства совершенной операции, систематизируется на бухгалтерских счетах в регистрах синтетического и аналитического учёта. Поэтому с точки зрения полноты, точности, обоснованности и систематизации записей документирование является основанием для составления финансовой отчётности.
Бухгалтерский учет, как и все управление в целом, использует документы как носители информации и в то же время, документы сами являются объектом и результатом труда работников бухгалтерии.
Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Главное назначение документа и причина его появления – это необходимость зафиксировать информацию.
Документ является закодированным определенным образом и зафиксированным на специальном носителе информационным сообщением (свидетельством), удостоверяющим, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.
В области делопроизводства и архивного дела определяется понятие «документа», как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Зафиксировав, т. е. отобразив информацию, документ, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи другому лицу, многократное использование и возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета и используется как доказательство чего-либо.
Документ рассматривается и как исторический источник информации.
Документ выступает в качестве элемента внутренней организации любой фирмы и предприятия, обеспечивая взаимодействия их структурных подразделений, отделов и филиалов.
В Законе «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» отмечено, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного отражения всех хозяйственных операций. Эти операции документально оформляются оправдательными документами, которые в учете называются первичными и служат основанием для ведения аналитического и синтетического учета и составления отчетности.
Положения № 88 «О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете» выделяет понятия первичного документа и учетных регистров. http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95
Первичные документы – это документы, созданные в письменной или электронной форме, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.
Учетные регистры – это носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т. п, предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету.
Предприятия обязаны изготовить за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль. Внедрение компьютерных технологий не исключает составление документов и их оформление в соответствии с установленными правилами.
Один документ представляет собой единичный акт документирования.
Совокупность документов, взаимосвязанных по принципам происхождения, видов, сферы деятельности, единых требований к оформлению, составляют систему документирования.
Выделяют функциональные системы документации:
- межотраслевая;
- отраслевая.
Основными направлениями совершенствования форм первичных документов является их унификация и стандартизация.
Унификация – это приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.
Результатом работы по унификации, стандартизации могут быть как стандарты на отдельные документы, так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации – это система, созданная по единым правилам и требованиям и содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа определяется, как совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Разработчиками унифицированных форм документов являются отраслевые министерства и ведомства.
Бухгалтерия в процессе своей деятельности работает с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации:
· система первичной учетной документации;
· система финансовой, первичной, отчетной бухгалтерской документации;
· система расчетно-денежной документации;
· система организационно-распорядительной документации.
На уровне предприятия могут разрабатываться собственные унифицированные формы. Они обязательны к применению на головном предприятии и в его филиалах.
В распоряжении бухгалтерии должен находиться весь пакет законодательных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учета, нормативно-методические документы по делопроизводству и оформлению организационно-распределительной документации.
К таким документам относятся:
· Гражданский кодекс Украины;
· Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»;
· другие законы, регламентирующие или касающиеся некоторых объектов бухгалтерского учета;
· перечень типовых документов и сроки их хранения, утвержденных Министерством юстиции Украины http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12;
· Положение «О документальном обеспечении записи в бухгалтерском учете» № 88;
· правила изготовления бланков, ценных бумаг и документов строгой отчетности;
· указания о порядке заполнения учетных регистров;
· методические рекомендации по применению учетных регистров;
· Положение о форме и содержании расчетных документов, Порядка представления отчетности, связанной с использованием книг учета расчетных операций (расчетных книжек), формы № ЗВР-1 Отчета об использовании книг учета расчетных операций (расчетных книжек) http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z0220-16;
· Приказ об учетной политике с приложениями.
