Организация служб делопроизводства

Русский Гуманитарный Интернет Университет

Библиотека

 

Учебной и научной литературы

 

 

WWW.I-U.RU

ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ

серия основана в 1996 г.

 

Российская академия государственной службы при Президенте РФ

Сибирская академия государственной службы

М.В. КИРСАНОВА

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Третье издание

 

Рекомендовано

Министерством общего и профессионального

образования Российской Федерации

в качестве учебного пособия для студентов

высших учебных заведений, обучающихся

по экономическим специальностям

 

 

Москва - Новосибирск

ИНФРА-М- Сибирское соглашение

УДК651.4/.8(075.8)

ББК 65.050.2я73

К 43

Кирсанова М.В.

К 43 Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»).

 

ISBN 5-16-001.170-6

Предлагаемое учебное пособие основано на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм соб­ственности с учетом нового государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб делопроизводства, а также для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.

 

ББК 65.050.2я73

 

 

ISBN 5-16-001170-6 © Кирсанова М.В., 2000, 2001, 2002

ПРЕДИСЛОВИЕ

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяй­ственными системами, повышение уровня организации и эффектив­ности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях дело­производство. Порой руководителями служб делопроизводства ста­новятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работ­ники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на крат­косрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

Предлагаемое учебное пособие — результат изучения и обоб­щения существующей практики работы с документами, того ново­го, что есть в этой области в России и за рубежом. Мы использова­ли исследования известных авторов в области делопроизводства В.И. Андреевой, Т.Н. Бондаревой, П.В. Веселова, М.В. Кузнецо­вой, М.Т. Лихачева, А.Н. Соковой; Типовую инструкцию по дело­производству в федеральных органах исполнительной власти, под­готовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную реше­нием Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р; разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам докумен­тационного обеспечения»; новый ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации» (требования к оформлению документов), который введен в действие с 1 июля 1998 г. во всех федеральных органах государственной вла­сти, органах государственной власти субъектов Российской Феде­рации (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности; Закон «Об обращении граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного управления, руководителям предприятий и организаций в Новоси­бирской области» от 9 июня 1995 г., а также материалы собствен­ных исследований и разработок.

Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства, работе секретарей-референтов. Подроб­но рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поис­ково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой облас­ти. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготов­ка документов для хранения в архиве — это наиболее слабое место в работе организаций.

Учебное пособие «Современное делопроизводство» включает восемь тем:

1. Организация служб делопроизводства.

2. Основные требования к оформлению управленческих (орга­низационно-распорядительных) документов.

3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении.

4. Делопроизводство по личному составу.

5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.

6. Оформление и составление основных видов управленческих документов.

7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве.

8. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов.

В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, прилагаются образцы офор­мления документов. В конце учебного пособия даны итоговые тес­товые задания по курсу. Этот материал нам представляется осо­бенно важным для самостоятельного изучения курса секретарями-референтами. Mbj обращаем внимание преподавателей, применяющих данное учебное пособие в своей работе, на то, что для формирования у слушателей умений и навыков в области дело­производства им необходимо выполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать приложения.

Тема 1.

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

1. Организационное построение службы делопроизводства

2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

3. Организация работы секретаря-референта