II Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг

Современное деловое письмо

Письмо – самый распространённый вид служебных документов. Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи – объём переписки весьма велик (80%)

Именно письма являются средством связи организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии.

Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, вы­деляемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, теле­графом, факсом или другим способом).

Очень важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало свое­му практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки.

 

По содержанию и назначению письма делятся на группы

I Письма, связанные с распространением информации

1. Информационное письмо – деловое письмо, содержащее сведения официального характера. Как правило, рассылаются органами власти и управления. В письмах могут приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться рекомендации, предложения и разъяснения по их применению в определённых ситуациях.

2. Письмо-извещение – служебное письмо, содержащее информацию об организации и проведении различных публичных мероприятий (совещаний, семинаров, выставок и конференций)

3. Письмо-приглашение – деловое письмо, содержащее информацию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение адресату принять в нём участие. В письмах используется личное обращение к адресату «Уважаемый!» Письма, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по почте или курьерской связью. Рассылка по каналам факсимильной связи допускается в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещаний, семинаров, выставок и конференций)

Приглашаем Вас принять участие в …

Приглашаем Вас посетить выставку …

Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности деловых писем. Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо мероприятии и одновременно приглашают принять участие в нём. Различие между ними состоит в том, что приглашения носят персональный характер, а извещения характеризуются широковещательной направленностью.

4. Письмо-уведомление – деловое письмо, содержащее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату.

Уведомляем Вас о том, что …

Уведомляем, что …

5. Письмо-сообщение – деловое письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и адресата.

Доводим до Вашего сведения, что …

Сообщаем Вам, что …

Считаем необходимым поставить Вас в известность, что

6. Письмо-предложение (оферта) содержит приглашение к деловому сотрудничеству, приобретению товаров, использованию услуг.

В подтверждение нашей договоренности, предлагаем Вам…

В связи с … предлагаем Вам …

На условиях … предлагаем Вам …

Предлагаем Вам …

7. Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.

II Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг

1. Письмо-просьба – деловые письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, они могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации. Письмо-просьба требует письма-ответа.

Обращаемся к Вам с просьбой о …

Просим Вас предоставить данные о …

Просим Вас провести …

Просим Вас сообщить информацию о …

Надеемся на положительное решение вопроса …

2. Письмо-заявка – это разновидность письма-просьбы. Письма-заявки не требуют письменного ответа. Заявки можно составлять на основе унифицированных форм.

Просим Вас включить в состав группы для участия в …

Просим Вас зарегистрировать в качестве участников …

Просим Вас предусмотреть участие двух представителей

Нашей фирмы в конференции …

3. Гарантийное письмо – деловые письма, содержащие обязательства оплаты, выполнения работ, возврата кредита.Такие письма подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер. Подписи удостоверяются печатью организации.

4. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое для получения каких-либо сведений или документов.

Просим Вас сообщить о возможности поставки …

Просим Вас сообщить подробную информацию о …

Просим сделать предложение на поставку …

5. Письмо-заказ – коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением её конкретных условий.

III Письма-ответы

1. Письмо-согласие – деловое письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Готовы принять Ваши условия на …

Доводим до Вашего сведения, что …

Извещаем Вас о …

Согласны рассмотреть …

Сообщаем Вам, что…

2. Письмо-отказ – письмо с отрицательным ответом на письмо-просьбу, запрос, предложение, приглашение. Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому следует начинать следующим образом

В связи с …, мы не можем предоставить интересующую

Вас информацию

Организация не располагает возможностью для выполнения этой задачи

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не предоставляется возможным в соответствии с …

3. Письмо-подтверждение направляется для сообщения информации о готовности выполнить определённые действия, принять участие в каких-либо мероприятиях. Ключевыми фразами являются:

Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)

Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение)