Менеджмент як явище, процес, система, наука 3 страница

4 винагороди (це те, що людина вважає цінним для себе).

Регулювання – це система відносин, що забезпечує підтримку або зміну економічних явищ та їх зв'язків.

Підсистеми у системі здійснення
функції регулювання:

1 саморегулювання;

2 свідоме, цілеспрямоване регулювання.

Конструктивні цілі – характеризуються тим, що їх досягнення сприяє комплексному, інтегрованому і гармонійному розвитку всіх елементів організаційної системи.

Деструктивні цілі – спрямовані на ліквідацію окремих елементів організації або наділення елементів такими повноваженнями та функціями, що суперечать цілям і завданням всієї організації.

Контролінг – сукупність всіх форм контрольної діяльності, покликаної об'єктивно і якісно проаналізувати й оцінити роботу організації для її розвитку або вдосконалення, виходячи з поставлених цілей.

Основні складові контролінгу:

1 адміністративне контролювання;

2 технологічне контролювання;

3 ревізія;

4 функціональний, комплексний і системний аудит

Адміністративне контролювання – це всі види діяльності, спрямованої на отримання інформації про ефективність функціонування і поточний стан керуючої підсистеми організації.

Мета контролінгу полягає у своєчасному отриманні інформації про те, чи були досягнуті поставлені цілі та виконані завдання.

 

Елементи системи адміністративного контролювання:

1 встановлення стандартів стану та функціонування керованої підсистеми;

2 оцінка поточного стану керуючої підсистеми і процесів, що відбуваються в ній на предмет виявлення можливих відхилень;

3 усунення виявлених відхилень, приведення керуючої підсистеми до стану, що відповідає встановленим стандартам

Способи усунення виявлених відхилень:

4 модифікація цілей;

5 внесенням змін і коректив до планових завдань;

6 реструктуризація системи управління організації.

Механізм адміністративного контролювання – це сукупність інструментів, що використовуються для оцінки процесів і явищ, які відбуваються в системі управління організації.

Основні інструменти адміністративного контролювання:

1 бюджетне контролювання;

2 адміністративний аудит;

3 статистичне спостереження;

4 особисте спостереження;

5 доповіді та наради.

 

Адміністративний облік – це система комплексного обліку витрат і доходів, нормування, контролю та аналізу.

Групи об'єктів адміністративного обліку:

1 виробничі ресурси організації;

2 всі господарські процеси, що протікають всередині організації.

Метод адміністративного обліку – сукупність різних прийомів і способів, за допомогою застосування яких кількісні характеристики об'єктів управлінського обліку відображаються в інформаційній системі організації

 

Метод адміністративного обліку
включає елементи:

1 документування;

2 інвентаризацію;

3 групування та узагальнення контрольних рахунків;

4 планування;

5 нормування;

6 лімітування;

7 контроль;

8 аналіз.

Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації.

Класифікація документів

1. За змістом.

2. За призначенням.

3. За формою.

4. За напрямом руху.

5. За місцем складання і використання.

6. За походженням.

7. За терміном виконання.

8. За стадіями створення.

9. За ступенем гласності.

10. За терміном зберігання.

Інвентаризація – це спосіб визначення фактичного стану об'єкта адміністративного обліку, а також виявлення окремих відхилень стану зазначеного об'єкта від облікових даних.

Ознаки групування об'єктів адміністративного обліку:

1 специфіка виробничої діяльності організації;

2 технологічна і організаційна структура підприємства;

3 організація управління;

4 цільові функції системи управління

Планування – оптимальний розподіл ресурсів для досягнення поставленої мети.

Нормування – сукупність прийомів встановлення норм праці, що включають: аналіз трудового процесу, проектування раціональної технології і організації праці, розрахунок норм.

Лімітування – встановлення та коригування граничних величин.

Контроль – перевірка відповідності процесів, виконуваних операцій та/або прийнятих рішень нормативно-правовим актам, дорученням керівництва, визначеним внутрішнім технологічним регламентам, повноваженням та відповідальності працівників.

Аналіз – система спеціальних знань з дослідження організації, структури і стану господарського життя або окремої сфери економічної діяльності для узагальнення передового досвіду та виявлення невикористаних резервів підвищення їх ефективності.

Принципи практичної реалізації адміністративного обліку:

· принцип безперервності діяльності підприємства;

· принцип використання єдиних для планування та обліку одиниць вимірювання;

· принцип оцінки результатів діяльності структурних підрозділів підприємства;

· принцип наступності і багаторазового використання первинної та проміжної інформації з метою управління;

· принцип формування системи показників внутрішньої звітності як основи комунікаційних зв'язків між рівнями управління;

· принцип застосування бюджетного (кошторисного) методу управління запасами і витратами;

· принцип повноти та аналітичності;

· принцип періодичності

Функції адміністративного обліку:

1. Забезпечення необхідною інформацією керівників усіх рівнів управління.

2. Формування інформації, необхідної для здійснення комунікаційних зв'язків між рівнями управління та структурними підрозділами організації.

3. Оперативний контроль і оцінка результатів діяльності окремих структурних підрозділів та організації в цілому.

4. Перспективне планування і координація розвитку підприємства в майбутньому на основі аналізу фактичних результатів діяльності підприємства.

Систематичний облік – це фінансовий облік витрат на виробництво з його регламентацією за складом витрат, способами реєстрації, ідентифікацією та групуванням

 

Елементи систематичного обліку

1. Вимірювання і оцінка витрат з придбання та використання виробничих ресурсів.

2. Контролювання процесів постачання, виробництва та реалізації в натуральних одиницях виміру.

3. Групування витрат за статтями витрат і елементами.

4. Внутрішня і зовнішня звітність.

Ефективність адміністрування – відношення сукупного результату управлінської діяльності до вартості ресурсів, витрачених на його досягнення.

Напрями підвищення ефективності діяльності організації

1 просування по службі;

2 забезпечення прийнятного рівня освіти;

3 набуття практичного досвіду;

4 підвищення кваліфікації;

5 проведення періодичної атестації

Групи показників ефективності
управлінської діяльності

1 показники, що мають прямий безпосередній вплив на ефективність адміністрування (загальні);

2 показники, що мають непрямий вплив на ефективність системи управління (часткові).

Для оцінки ефективності управління комерційними підприємствами найбільш доцільно використовувати такі загальні показники, як прибуток і рентабельність.

Рентабельність визначається як прибуток, отриманий з кожної гривні витрачених коштів.

З точки зору оцінки ефективності функціонування некомерційні організації поділяють на дві групи:

1 організації, результати діяльності яких можна оцінити за допомогою економічних показників;

2 організації, результати діяльності яких виражені в неекономічних величинах

6.2. Адміністративне рішення як безперервна функція адміністративного менеджменту

Адміністративне рішення – являє собою вибір альтернативи, здійснений керівником у рамках його посадових повноважень і спрямований на досягнення цілей організації.

Змістовні складові адміністративного рішення:

1 предмет праці – це інформація, що забезпечує прийняття управлінських рішень;

2 засоби праці – знання і досвід менеджера;

3 продукт праці – управлінські рішення.

Підходи до прийняття адміністративних рішень:

1 системний – передбачає вирішення конкретної проблеми в сукупності з вирішенням усіх проблем, що стоять перед організацією;

2 ситуаційний – виходить з того, що застосування того чи іншого методу розв'язання проблеми визначається ситуацією;

3 ресурсний – заснований на рішенні проблем за допомогою раціонального розподілу ресурсів організації.

Адміністративні рішення підрозділяються на:

4 одноосібні;

5 колегіальні.

6.3. Фактори впливу на процес прийняття адміністративних рішень

Фактори впливу на процес прийняття адміністративного рішення працівниками апарату управління:

1 місія та цілі організації;

2 взаємозалежність рішень;

3 обмеження організації;

4 психологічний тип менеджера;

5 обмеження зовнішнього середовища;

6 особисті цілі адміністративного менеджера.

 

Фактори впливу на процес прийняття адміністративного рішення працівниками апарату управління психологічного характеру:

1 рівень освіти та компетентності;

2 практичний досвід;

3 життєвий досвід;

4 фізичний стан;

5 тип темпераменту;

6 очікування підлеглих;

7 очікування керівництва;

8 передбачуваність негативних рішень;

9 спрямованість результатів на себе;

10 статус.

6.4. Методи розробки і прийняття адміністративних рішень

Методи моделювання базуються на використанні математичних моделей для вирішення адміністративних завдань, що найбільш часто зустрічаються.

 

Розрізняють моделі:

1 теорії ігор;

2 теорії черг;

3 управління запасами;

4 програмування.

Методи експертних оцінок застосовуються для розробки і обґрунтування рішень, що не піддаються кількісному аналізу. Сутність цих методів полягає в тому, що рішення приймається шляхом отримання відповідей фахівців на поставлені питання.

Методи групового опитування:

1 Метод Дельфі – ряд послідовних процедур, спрямованих на формування групової думки експертів з різних областей, за допомогою їх послідовного анкетування.

2 Метод мозкової атаки характеризують з точки зору «евристики» і «цілеспрямованого пошуку»

Евристики – це засновані на досвіді правила, стратегії та інші засоби, що істотно обмежують простір пошуку рішень.

Цілеспрямований пошук – чергування двох основних процедур: генерування і обмеження

? Контрольні питання

1. Адміністративний маркетинг. Його характеристика.

2. Планування в системі адміністративного менеджменту.

3. Адміністративно-організаційна функція в системі адміністративного менеджменту.

4. Мотивування в системі адміністративного менеджменту.

5. Регулювання в системі адміністративного менеджменту.

6. Адміністративне контролювання в системі адміністративного менеджменту.

7. Адміністративний облік в системі адміністративного менеджменту.

8. Оцінка ефективності адміністрування.

9. Процес прийняття та реалізації адміністративних рішень.

10. Фактори впливу на процес прийняття адміністративних рішень.

11. Методи розробки та прийняття адміністративних рішень.

Тема 7. МЕХАНІЗМ АДМІНІСТРАТИВНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

План лекції

7.1. Економічні методи управління.

7.2. Адміністративні методи управління.

7.3. Соціально-психологічні методи управління.

7.4. Ідеологічні методи управління.

7.5. Спеціальні методи управління.

& Література

Основна: 3, 4, 6.

Додаткова: 8, 12, 13, 17, 23.

Інтернет-джерела: 27, 30, 34.

 

Ключові слова: методи управління, економічні методи, адміністративні методи, соціально-психологічні методи, спеціальні методи.

7.1. Економічні методи управління

Методи управління – це:

– способи здійснення управлінської діяльності, за допомогою яких виконуються функції управління, забезпечується реалізація задач і досягнення загально-організаційних цілей, цілей структурних підрозділів та цілей окремих виконавців;

– способи впливу на окремих працівників і виробничі колективи з метою досягнення визначених цілей.

 

Види методів управління

1 загальні – застосовуються в будь-яких управлінських процесах незалежно від їх сутності та специфіки;

2 системні – відносяться до конкретних систем управління;

3 локальні – застосовуються до окремих елементів управлінських систем.

 

Чотири групи загальних методів:

1 економічні;

2 адміністративні;

3 соціально-психологічні;

4 ідеологічні.

 

 

Ефективність економічних методів можлива лише в тому випадку, коли працівники чітко знають, що можуть очікувати особисто у разі досягнення конкретної загальноорганізаційної цілі, цілі структурного підрозділу або функціонально-персоніфікованої цілі.

 

7.2. Адміністративні методи управління

 

При використанні розпорядчих методів вказуються конкретні виконавці та терміни виконання.

Розпорядчі – відносяться більшою мірою до конкретних ситуацій.

Організаційні методи засновані на типових ситуаціях.

 

Організаційний регламент включає в себе:

1 номенклатурно-класифікаційні норми;

2 організаційно-технічні нормативи;

3 організаційно-структурні нормативи;

4 оперативно-календарні нормативи;

5 адміністративно-організаційні нормативи.

 

Вимоги до організаційного нормування:

1 нормування повинно поєднуватися із стимулюванням (матеріальним і моральним) та ефективними санкціями за порушення норм (правил);

2 норми (правила) повинні відображати сучасні приклади прогресивного досвіду;

3 норми (правила) повинні бути оптимальними;

4 норми (правила) не повинні бути занадто деталізовані, тобто не повинні обмежувати, сковувати ініціативу виконавців;

5 норми (правила) повинні сприяти зміцненню особистої відповідальності.

 

Для організаційного планування необхідна вхідна інформація про:

• організаційні зв'язки;

• технічні зв'язки;

• міжособистісні зв'язки;

• вимоги до персоналу;

• обмеження;

• базову організаційну структуру управління;

• колективні та персоніфіковані ділові угоди.

 

Результатами організаційного планування повинні бути:

1 розподіл обов'язків і відповідальності між виконавцями планових завдань;

2 план управління виконання визначених завдань;

3 організаційний графік виконання завдань;

4 додаткові вимогидля організаційного планування:

• які альтернативи висуваються організацією і в якій спосіб;

• письмові описи робіт, що містять вимоги до базових знань, повноважень, відповідальності фізичного і психологічного стану виконавців;

5 необхідність навчання, підвищення кваліфікації або перекваліфікації персоналу.

 

Повноваження – обмежене право розпоряджатися ресурсами, виконуючи відповідні функціональні обов’язки, а також, у разі потреби, визначати дії підлеглих працівників організації.

Відповідальність – зобов'язання працівника виконувати притаманні займаної ним посади завдання і відповідати за результати своєї діяльності.

 

Раціональний розподіл повноважень і відповідальності дає можливість ефективно виконувати виробничі завдання та забезпечувати виконавців обсягом необхідних ресурсів, а також встановлювати чіткі, що не допускають різних тлумачень, завдання.

 

Інструктування – спосіб організаційного впливу, який полягає в ознайомленні з умовами роботи або обставинами дорученої справи, уточненні задач, можливих труднощів, застереженні від помилок тощо.

 

Організаційне розпорядництво включає в себе:

• своєчасну видачу розпоряджень основним, допоміжним і обслуговуючим підрозділам економічної системи;

• постановку конкретних завдань всім виконавцям керуючої системи і працівникам нижчестоящих рівнів управління;

• поточне адміністративне розпорядництво в керуючій і в керованій системах з метою забезпечення технічного, організаційного та економічного регулювання;

• допомогу виконавцям для усунення труднощів, що виникли у процесі виконання управлінських рішень.

 

Організаційний контроль виконання передбачає:

1 контроль виконання рішень і розпоряджень вищестоячої організації й різних рівнів керуючої системи конкретною ланкою підприємства, у тому числі, рішень безпосереднього керівника;

2 контроль дотримання технічних, економічних і організаційних нормативів (правил), технологічних режимів, трудової дисципліни, правових норм та виконання планових завдань.

 

Організаційний аналіз здійснюється у процесі дослідження механізму і результатів функціонування системи управління та служить інформаційною базою для організаційного проектування.

 

Адміністративно-розпорядчі методи – система способів і прийомів, що забезпечують цілеспрямоване, планомірне, злагоджене й ефективне функціонування керуючої та керованої систем, тобто апарату управління і всіх елементів організації.

 

Адміністративно-розпорядчі методи покликані:

1 забезпечити організаційну чіткість, дисциплінованість і ефективність роботи управлінського апарату;

2 підтримувати необхідний режим (розпорядок) у роботі підприємства, приводити у дію постанови, накази і рішення керівних осіб;

3 проводити роботу з кадрами, оптимально реалізовувати прийняті рішення.

 

Адміністративно-розпорядчі методи управління спираються на:

1 систему законодавчо-нормативних актів національного і місцевого значення;

2 нормативно-директивні та методичні внутрішні документи і вищестоячих організацій;

3 плани, програми і завдання;

4 оперативне керівництво.

 

 

7.3. Соціально-психологічні методи управління

Соціально-психологічні методи управління – конкретні способи і прийоми впливу на процес формування й розвитку трудових відносин та на соціальні проблеми, які вибудовуються в середині колективу.

 

До соціально-психологічних методів належать:

1 метод комплектування малих груп і колективів;

2 метод гуманізації праці;

3 метод психологічного спонукання (мотивації);

4 метод професійного відбору і навчання.

 

7.4. Ідеологічні методи управління

 

 

7.5. Спеціальні методи управління

? Контрольні питання

1. Методи управління, їх взаємозв’язок із законами та принципами управління.

2. Економічні методи управління. Їх характеристика.

3. Організаційно-розпорядчі методи управління. Їх характеристика.

4. Адміністративно-розпорядчі методи управління. Їх характеристика.

5. Дисциплінарні методи управління. Їх характеристика.

6. Ідеологічні методи управління. Їх характеристика.

7. Спеціальні методи управління. Їх характеристика.

Тема 8. АПАРАТ УПРАВЛІННЯ ЯК ОБЄКТ АДМІНІСТРАТИВНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

 

План лекції

 

8.1. Формування апарату управління.

8.2. Розподіл і кооперація праці в апараті управління.

8.3. Регламентування діяльності апарату управління.

& Література

Основна: 3, 4, 6.

Додаткова: 8, 10, 14, 17, 18.

Інтернет-джерела: 24, 25, 26, 31, 32.

 

Ключові слова: апарат управління, адміністрація, орган апарату управління, організаційна структура апарату управління, технологія процесу управління, принципи побудови апарату управління, розподіл і кооперація праці в апараті управління, регламентування діяльності апарату управління.

 

8.1. Формування апарату управління

Апарат управління – це організаційна сукупність управлінських працівників (керівників, спеціалістів, технічних виконавців), об'єднаних у відповідні структурні підрозділи (відділи, бюро, групи та ін.).

 

Під органом апарату управління розуміють адміністративно відокремлену його частину, що виконує одну або декілька функцій (іноді – частину функцій управління).

Залежно від обсягу роботи таким органом може бути:

1 окремий виконавець (при невеликому обсязі роботи);

2 структурний підрозділ (відділ, бюро, група) або ціла служба, тобто сукупність структурних підрозділів.

 

 

 

Специфічні особливості апарату управління проявляються в зв'язку з прийнятим розподілом і закріпленням конкретних функцій управління за конкретними підрозділами та посадовими особами. Це обумовлює по суті зміст роботи апарату управління, що розкривається в конкретних процедурах і операціях, здійснюваних конкретними працівниками, тобто в технології процесу управління.

 

Основними задачами організації роботи апарату управління є забезпечення безвідмовного спрацювання зазначеної технології, її постійний розвиток і удосконалення.

Орієнтація на ці вимоги дозволяє встановлювати певні принципи побудови апарату управління.

 

 

 

8.2. Розподіл і кооперація праці в апараті управління

 

Розподіл праці в сфері управління – це розмежування процесу управління на окремі складові, виділення їх у самостійні види робіт (спеціалізація), утворення структурних підрозділів і персоніфікація посадових обов'язків та відповідальності працівників.

 

Розмежування процесу управління на складові для налагодження продуктивної роботи потребує кооперації дій управлінців.

Кооперація – це спільна участь працівників у виконанні управлінської праці.

 

Розподіл і кооперація праці – провідний принцип формування апарату управління. Він є одночасно і напрямом удосконалення його роботи.

 

8.3. Регламентування діяльності апарату управління

Організаційна структура, штати і функції апарату управління регламентуються такими організаційними документами:

1 положенням про апарат управління або окремим розділом статуту організації;

2 організаційною структурною схемою управління;

3 положеннями про структурні підрозділи;

4 штатним розписом;

5 посадовими інструкціями персоналу;

6 правилами внутрішнього трудового розпорядку.

 

 

 

Загальнодержавні вимоги щодо функцій працівників апарату управління регламентуються такими нормативними документами:

1 Класифікатором професій (зі змінами і доповненнями);

2 Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників.

 

Необхідно відрізняти поняття «посада» від поняття «спеціальність» працівника і його «кваліфікація».

Посада – це визначена структурою й штатним розписом первинна структурна одиниця організації та її апарату управління, на яку покладено встановлене нормативними актами коло службових повноважень.

 

 

Спеціальність – категорія, яка у сфері праці характеризує особливості спрямованості й специфіку роботи в межах професії (зміст завдань професійної діяльності, що відповідають кваліфікації), а у сфері освіти – спрямованість і зміст навчання при підготовці фахівця (визначаються за об'єктом діяльності або функцією та предметом діяльності фахівця і відображають, насамперед, вид його діяльності і сферу застосування його праці).

 

 

Кваліфікація – це сукупність спеціальних знань та практич­них навичок, що визначають ступінь підготовленості працівника до виконання професійних функцій відповідної складності.

 

Посадові характеристики розробляються на основі тих виробничих вимог, що пред'являє співробітникам апарату нова організація (технологія) трудового процесу. Саме потреби підприємства визначають роль і форми взаємодії службовців під час виконання робіт. Все це, як правило, повинно бути відображено у посадовій інструкції.

 

 

У посадову інструкцію потрібно включати такі розділи:

1. Загальна частина (визначає підлеглість даного працівника, порядок призначення його на посаду, рівень кваліфікаційних вимог, що пред'являються при заміщенні даної посади).

2. Основні задачі і обов'язки даного працівника.

3. Права працівника.

4. Відповідальність працівника за виконання покладених на нього обов'язків.

5. Взаємозв’язки з іншими посадовими особами.

Положення про апарат управління (про структурний підрозділ) – це внутрішній нормативний документ, на підставі якого організовують повсякденну діяльність апарату управління (структурного підрозділу), оцінюють результати роботи, складають посадові інструкції.

 

До Положення про апарат управління включають такі розділи:

1. Загальна частина.

2. Основні завдання і функції.

3. Обов’язки та права.

4. Відповідальність.

5. Взаємозв’язок з іншими структурними підрозділами.

 

Розподіл праці апарату управління передбачає його спеціалізацію, тобто закріплення за окремим працівником певного кола обов'язків (функцій, робіт, операцій).

 

Доцільним є поєднання спеціалізації дій і кооперації робіт, відповідно до конкретних виробничих умов, що закріплюються в посадових інструкціях у формі прав і обов'язків працівників.

 

Виконання кожної функції управління обумовлює певний тип зв'язків між працівниками апарату управління.

 

Сформовані в процесі уточнення конкретних форм розподілу і кооперації праці структурних підрозділів та зв'язків між ними утворюють структуру апарату управління, специфічну для даного підприємства, яка об'єктивно відображає особливості процесу управління саме цього суб’єкта господарювання.

? Контрольні питання

1. Апарат управління. Характеристика основних вимог щодо побудови організаційної структури апарату управління організації.

2. Перелік етапів технології процесу робіт адміністрації. Характеристика основних вимог щодо процедури формування апарату управління організації.

3. Характеристика основних і додаткових принципів побудови та забезпечення ефективності роботи апарату управління організації.

4. Зміст процесу розподілу і кооперації праці в апараті управління організації.

5. Характеристика організаційних документів, що регламентують організаційну структуру, штати і функції апарату управління. Загальнодержавні вимоги щодо функцій працівників апарату управління.

6. Положення про апарат управління. Посадові інструкції працівників адміністрації. Основні напрями удосконалення розподілу праці в апараті управління.

Тема 9. АДМІНІСТРУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ

План лекції

9.1. Поняття і сутність розвитку та вдосконалення системи адміністративного менеджменту організації.

9.2. Основні функції процесу розвитку і вдосконалення системи адміністративного менеджменту організації.