Отдел сбыта и реализации предприятия

Рассмотрим в качестве предметной области деятельность отдела сбыта и реализации предприятия.

Экономисты этого отдела выполняют функции учёта и контроля, реализуют функции анализа при решении следующих комплексов задач:

– анализ выполнения плана выпуска изделий,
– анализ выполнения плана отгрузки изделий заказчикам,

– анализ выполнения финансового плана,

– анализ движения изделий на складах,

– анализ обеспеченности плана отгрузки фактически сданными на склад изделиями,

и другие

При решении задач анализа выявляются отклонения фактических данных от плановых. Если план выполнен, отклонение равно нулю – норма. Если фактические данные превышают плановые, имеет место превышение плана – излишки. Если фактические данные меньше плановых данных, план не выполнен – дефицит.

По результатам анализа делается выборка (дефицит или излишки). Экономисты отдела сбыта устанавливают причины отклонений от плана и принимают решения для устранения этих причин.

При обследовании отдела сбыта и реализации исследованы основные процессы, связанные с формированием всех показателей, необходимых для решения комплексов задач подсистемы сбыта и реализации.

Плановый отдел до начала планируемого года создаёт:

· планы выпуска изделий всеми цехами предприятия на следующий год с разбивкой по месяцам,

· план отгрузки изделий заказчикам или список договоров на следующий год с разбивкой по месяцам.

Цехи сдают готовые изделия на склад. Процесс фактического выпуска продукции и сдачи её на склад оформляется цеховыми накладными. В цеховых накладных указывается дата сдачи изделий на склад. В зависимости от вида выпускаемой продукции сдача на склад осуществляется несколько раз в день или несколько раз в месяц. Для анализа выполнения плана выпуска изделий фактические данные группируются по месяцам.

Заказчикам в соответствии с договорами отпускают со склада готовые изделия. Процесс отгрузки оформляется товарно-транспортной накладной с указанием даты отгрузки. После получения изделий заказчик обязан оплатить через банк полученные товары. Банк оформляет платёжные поручения и передаёт информацию о платежах на предприятие.

Движение основных документов, необходимых для решения комплексов задач отдела сбыта и реализации, представлено на схеме:

 

ЗАКАЗЧИКИ (договоры) ПРЕДПРИЯТИЕ

ПЛАНОВЫЙ ОТДЕЛ   П Л А Н Ы   Б А Н К И платёжные поручения (ПП) Ц Е Х О В Ы Е ОТДЕЛ СБЫТА товарно-транспортные накладные (ТТН) СКЛАДЫ Н А К Л А Д Н Ы Е (цн)

На схеме показаны следующие оперативные документы:
планы, договоры, цеховые накладные (ЦН), товарно-транспортные накладные (ТТН), платёжные поручения (ПП).

При обследовании работы отдела сбыта установлено, что организационно требуется для получения конечных документов.

 

1.Анализ выполнения плана выпуска изделий цехами по месяцам

Наиме-нование цеха	Месяц	Наиме-нование изделия	Количество	Откло-нение	Наиме-нование склада
плановый выпуск	Фактич. выпуск

 

Здесь необходимы первичные документы: список выпускаемых изделий, список выпускающих цехов, список складов, план выпуска изделий цехами, список цеховых накладных.

В плане выпуска изделий выпуск указан по месяцам. При выпуске изделий широкого потребления (пищевые продукты, канцелярские товары и тому подобное) цикл производства очень короткий. Партии готовых изделий сдаются на склады ежедневно. Фактический выпуск изделий оформляется цеховыми накладными с указанием даты.

Для сопоставления планового и фактического выпуска изделий по месяцам надо предварительно по цеховым накладным дату перевести в месяц и сложить фактический выпуск по месяцам.

Таким образом, организационно можно выделить комплекс задач для решения анализа выполнения выпуска изделий цехами по месяцам:

· По документам «Цеховая накладная» получить общее количество каждого сданного цехами на склад изделия по месяцам.

· Подсчитать отклонение между планом и фактом выпуска по каждому изделию по цехам и складам.

· Выявить наличие дефицита выпуска изделий по цехам.

· Выявить излишки изделий на складах по месяцам.

 

2. Анализ выполнения плана отгрузки изделий по месяцам

Месяц	Номер склада	Наименование изделия	Количество	Дефицит (в руб.)
отгрузка по договору	Фактически отгружено

 

Для решения этого комплекса задач необходимы первичные документы:
список выпускаемых изделий; список складов; список договоров, заключённых с заказчиками; список товарно-транспортных накладных.

В списке договоров отгрузка изделий планируется по месяцам. Заказчик может получать заказанные изделия частями. Каждая отгрузка изделий оформляется товарно-транспортной накладной с указанием даты.

Для анализа выполнения плана отгрузки следует, в первую очередь, по товарно-транспортным накладным определить фактическую отгрузку каждого изделия по месяцам (дату перевести в месяц и подсчитать фактическую отгрузку за месяц). Для расчёта дефицита отгрузки в стоимостном выражении цена берётся из списка выпускаемых изделий.

Примерный перечень комплекса задач:

· По товарно-транспортным накладным получить общее количество каждого отгруженного изделия со склада по месяцам.

· Подсчитать отклонение по каждому изделию как разность между планом и фактом отгрузки по месяцам.

· Определить дефицит отгрузки в стоимостном выражении.

 

3. Анализ выполнения финансового плана включает получение следующего отчётного документа:

 

Оценка неполной оплаты отгруженной продукции

по заказчикам

Наименование заказчика	Номер договора	Сумма (в руб.)	Неполная оплата (в руб.)
отгружено	оплачено

Для решения этого комплекса задач необходимы первичные документы: список выпускаемых изделий; список заказчиков; список договоров, заключённых с заказчиками; список товарно-транспортных накладных; список платёжных поручений.

Для расчёта сумм отгрузки и оплаты цена берётся из списка выпускаемых изделий.

Чтобы взять из списка заказчиков Наименование заказчика. используется список договоров

 

 

 

Перечень комплекса задач:

· По документам «Товарно-транспортная накладная» получить стоимость отгруженного товара по каждому договору каждого заказчика.

· По документам «Платёжное поручение» получить стоимость оплаченного товара по каждому договору каждого заказчика.

· Подсчитать недоплату как разность между стоимостью отгруженного и оплаченного товара.

 

Перечень входных (первичных документов)

В результате обследованияпредметной областивыявлены первичные (справочные и оперативные) документы, необходимые для решения задач. Приведём структуру документов и поясним назначение содержащихся в этих документах показателей.

Справочные документы:

Список выпускаемых изделий

Код изделия	Наименование изделия	Код единицы измерения	Цена	Нормативный запас	Номер склада

Даётся перечень изделий, которые намечены к выпуску в планируемом году.

Код изделия - уникальное короткое обозначение изделия. Для кодирования используются цифры, буквы. Например, если номенклатура выпускаемых изделий небольшая, (50 штук) можно использовать для кодирования последовательность от 01 до 99 с учётом появления новых видов изделий.

Нормативный запас – количество изделий, хранящихся на складе на случай непредвиденных ситуаций.

Номер склада – указан номер склада, за которым закреплено конкретное изделие.

 

Справочник единиц измерения

Код единицы измерения	Наименование единицы измерения

Изделия могут измеряться поштучно, в килограммах, тоннах, метрах и так далее. Поэтому для кодов единиц измерения достаточно взять одноразрядные текстовые коды от 1 до 9.

Наименование единицы измерения – шт., кг., м., и так далее.

 

Список выпускающих цехов

Номер выпускающего цеха	Наименование цеха

В списке ограничений (дальше по тексту) указано, что выпускающих цехов на предприятии от 2 до 3, поэтому номер выпускающего цеха целесообразно задать одной цифрой или символом.

 

Список складов

Номер склада	Наименование склада

Предполагается, что каждый цех имеет свой склад, поэтому количество складов так же от 2 до 3.

 

Список заказчиков

Код заказчика	Наименование заказчика	Адрес

 

Код заказчика должен быть уникальным. Можно взять ИНН заказчика в качестве кода, но он громоздкий. Лучше присвоить заказчикам локальные коды, действующие на предприятии, а ИНН сохранить в списке заказчиков, чтобы обращаться к нему при необходимости.

В нашем примере, чтобы акцентировать внимание на основных положениях проектирования баз данных, в справочных таблицах даётся минимальное количество показателей. В реальных условиях этих показателей может быть больше.

 

Оперативные документы:

План выпуска изделий цехами

Номер цеха	Месяц выпуска	Код изделия	Количество

Предполагается, что для решения задач анализа в нашем случае используется только годовой план выпуска изделий, в котором выпуск изделий представлен по месяцам.

ДОГОВОР №
на поставку продукции

	от “____”________________200_г.

 

 

Поставщик:_______________Получатель

(наименование (наименование
поставщика) получателя)

заключили договор на период:

с "____" ______________200_г. по "____" _______________200_г.

Общая сумма договора составляет

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

(сумма договора в ценах на момент заключения договора)

Адреса и реквизиты сторон:

Поставщик: Получатель:

___________________ ___________________

(почтовый индекс) (почтовый индекс)

___________________ ___________________

(город) (город)

№ ИНН_________________ № ИНН ______________

СПЕЦИФИКАЦИЯ

на поставку товаров к договору №_____ от “____”_______ 200_г.

Поставщик:_______________

Получатель_______________

Наименование товара	Ед. изм.	Месяц поставки	Отпускная цена ед.изм.	Количество	Сумма

Поставщик:_______________ Получатель _______________

(подпись) (подпись)

 

Представленная форма документа «Договор» заполняется при заключении договора с каждым заказчиком. Реквизиты в этом документе определяют качественную и количественную оценку процесса взаимодействия предприятия и заказчика. Жирной линией обведены реквизиты, которые должны быть введены в базу данных при решении комплекса задач на компьютере.

 

ЦЕХОВАЯ НАКЛАДНАЯ №

	от “____”________________200_г.

 

Цех:

(номер (наименование цеха)

цеха)

Склад:

(номер (наименование склада)

склада)

Наименование товара	Ед.изм.	Количество

Отпустил:_______________ Принял_______________

 

 

от “____” ________________200_г.

ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ №

 

 

Основание: Договор №

Поставщик: Получатель:

		Наименование____________ Адрес:___________________ № ИНН__________________ _________________________ Корреспонд. Счет__________ МФО____________________
	Наименование___________ Адрес:__________________ № ИНН_________________ ________________________ Корреспонд. Счет_________ МФО___________________

 

 

Наименование товара	Ед.изм.	Цена ед.изм.	Количество	Сумма

 

Общая сумма по накладной:

Отпустил:_______________ Принял:_______________

 

 

ПЛАТЁЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ №

Основание: (№ ТТН или № счета)

	Наименование______________ Адрес:______________________________ № ИНН____________________ Расчетный счет_____________ Корреспонд. Счет___________ МФО_____________________

Плательщик:

 

Наименование товара	Ед. изм.	Цена ед.изм.	Количество	Сумма

 

Общая сумма платежа:______________

Генеральный директор:_______ _______________/Фамилия И.О./

Главный бухгалтер:__________________________/Фамилия И.О./

 

Оперативные документы: договор, заключённый с заказчиком, цеховую накладную, товарно-транспортную накладную, платёжное поручение для эффективной работы базы данных целесообразно разделить на две части – общую и спецификацию (табличная часть). Они должны быть связаны общими реквизитами.

Такое деление позволит сократить дублирование информации.

С заказчиками заключаются договоры на поставку изделий. Договор состоит из двух частей: общей части, включающей номер договора, сведения о заказчике и спецификации, в которой приводятся сведения о видах, количестве изделий и сроках поставки.

Выпущенные цехами изделия сдаются на склад. Груз сопровождает Цеховая накладная. Этот документ тоже состоит из двух частей: общей (ЦН) и спецификации (СЦН). В общей части указывается номер цеховой накладной, номер цеха и дата сдачи. В спецификации – сведения о видах и количестве сдаваемой на склад продукции.

При отгрузке готовых изделий заказчикам выписываются Товарно-транспортные накладные, которые состоят из общей части (ТТН) и спецификации (СТТН). В общей части указывается номер ТТН, номер договора, дата отгрузки продукции, а в спецификации – сведения о виде и количестве отгруженных изделий.

После получения груза заказчик должен произвести оплату. Оплата оформляется платёжным поручением. Платёжное поручение выписывается на основании ТТН и состоит из двух частей. Общей (ПП) - с номерами ТТН и ПП, датой оплаты. В спецификации (СПП) указываются виды и количество оплачиваемой продукции.