Лекция № 7. Оформление распорядительных документов

Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально). Федеральные органы исполнительной власти РФ издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции. Органы представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также органы представительной и исполнительной власти городов и районов – постановления, решения, распоряжения. Администрация учреждений, организаций и предприятий – приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнении законов, постановлений и распоряжений правительства, вышестоящих органов власти и управления. Распорядительные акты издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию.

Подготовка распорядительных документов поручается одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение специалистов-практиков и ученых. Основное требование к исполнителям – компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Для подготовки распорядительного документа необходимо изучить управленческий вопрос, подготовить проект распорядительного документа, согласовать его и подписать.

Изучение управленческого вопроса начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа – изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, т.к. издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает необходимую информацию и документальные материалы, определяя необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается в вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, однозначны и не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением по действующим правилам.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами обычно закреплена процедура согласования – по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель, который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, он выносится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен, особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена и отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо.