Анкета— документ, содержащий расширенные анкетно-биографические данные работ­ника.

Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

Архивная копия - официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, ко­торая нужна конкретному исполнителю для работы.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Делопроизводство в настоящее время называют также документационным обеспечением управления.

Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характера сделки, условий и сроков поставки, транспортировки, оплаты, гарантий и т.п.)

Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса, факта, а также предложения соста­вителя по излагаемому вопросу.

Документ – зафиксированная на материаль­ном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фото­графия, аудио- и видеозапись. Документ обеспечивает сохранение и накопление информации.

Документирование – процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документоведение – научная дисциплина, предметом которой служит развитие способов документирования и носителей информации.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

Доступ к информации - возможность получения информации и ее использования.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно - распорядительным документом организации или резолюцией.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, предприятий (их подразделений, служб), должностных лиц и граждан.

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Информационно-справочные документы– совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий полной юридической силы юридической силы.

Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Обеспечение сохранности документов - обеспечение физико - химической сохранности документов и их учет.

Обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам.

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности, пересылаемых по почте.

Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственных органов управления, а также структурных подразделений государственных и негосударственных организаций и предприятий.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед органом.

Постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Поручение – это распорядительный документ, обязывающий исполнить задание руководителя, касающийся в основном краткосрочных единичных вопросов деятельности организации.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией или предприятием.

Проверка наличия (состояния) дел - установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия ре­шений коллегиальными органами.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый по вопросам повседневной хозяйственной, производственной и административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей.

Распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления.

Регламент – правила, регулирующие порядок какой-либо деятельности.

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (му­ниципальные органы управления, ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров и др.).

Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты и события.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно - правовым актом, организационно - распорядительным документом или резолюцией.

Структура предприятия и штатная численность – организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности.

Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно - правовым актом.

Трафарет – содержит постоянную информацию с пробелами для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Указание – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также связанный с исполнением приказов, инструкций, поручений и т.п.