Документальное оформление наличия и движения основных средств

Действующим законодательством предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (форма №ОС – 1), акт о приемке-передаче здания (сооружения) (форма №ОС – 1а), акт о приемке-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (форма №ОС – 1б). Указанные акты применяются для включения объектов в состав основных средств и учета ввода их в эксплуатацию, а также выбытия из состава основных средств при передаче другой организации. Акты составляются комиссией в двух экземплярах, к ним прилагается техническая документация.

Исключение составляют случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке. Например, при приобретении объектов недвижимости и транспортных средств помимо актов приема-передачи необходимы документы, подтверждающие их государственную регистрацию. До представления свидетельства о государственной регистрации объекты недвижимости и транспортные средства не подлежат принятию в учете и остаются в составе незавершенных капитальных вложений.

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма №ОС – 2) – применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств из одного структурного подразделения в другое, выписывается передающей стороной в трех экземплярах (сдатчик, получатель, бухгалтерия). Данные о перемещении объекта основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу).

Акт о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма №ОС – 3) – подписывается приемочной комиссией или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств и представителем организации (подразделения), если реконструкция, модернизация или ремонт проводились сторонней организацией, акт выписывается в 2-х экземплярах. Данные о реконструкции, модернизации или ремонте вносятся в инвентарную карточку (книгу).

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС – 4), акт о списании объекта автотранспортных средств (форма №ОС – 4а), акт о списании групп объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС – 4б). Акт о списании основных средств составляется 2 экземплярах – один передается в бухгалтерию другой остается у лица, ответственного за сохранность объекта, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей, лома, оставшихся в результате списания.

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма №ОС – 6), инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС – 6а), инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС – 6б). Записи в инвентарные карточки (книги) производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств. Инвентарная карточка является регистром аналитического учета, в нее записываются только главные качественные и количественные характеристики объекта.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.