Требования к оформлению и составлению документов.

 

1. Виды документов и классификация по признакам, по назначению. Формуляр документа.

2. Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов.

3. Требования к составлению и оформлению документов в соответствии с ГОСТ РФ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

4. Основные реквизиты документов. Требования к оформлению реквизитов.

 

1) Документирование УД заключается в фиксации различными способами соот­ветствующей информации, т.е. в создании документа.

Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой информацией для различных целей.

Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе своей деятельности,

- порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единолично):

- объемом и характером внешних связей.

Для ускорения прохождения документа между исполнителями производится упорядочение документов по различным признакам или классификация.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства или различия.

Цель классификации - повышение оперативности работы аппарата управле­ния и ответственности исполнителей.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группи­ровки их в дела - это первичная ступень классификации.

Дело - это совокупность документов по одному вопросу, помещенных в твердую обложку соответствующим образом оформленную.

Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, по­вышает оперативность работы.

Документы классифицируются по следующим признакам:

1) по способу фиксации информации документы делятся на письменные, графиче­ские, фото-кинодокументы, акустические;

2) по содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному со­ставу и т.д.;

3) по наименованию - приказы, уставы, положения, протоколы, распоряжения, ин­струкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.д.:

4) по видам:

типовые документы заранее разрабатываются вышестоящими органами для под­ведомственных организаций и носят обязательный характер;

примерные документы также разрабатываются вышестоящими организациями, но имеют рекомендательный характер;

индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем посто­янная часть текста отпечатана, а для примерной информации остается место.

5) по степени сложности - простые, содержащие один вопрос, и сложные - несколь­ко вопросов.

6) по месту составления – внутренние, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения, и внешние - входящая и ис­ходящая корреспонденция учреждения.

7) по срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные, по­казателем этого признака является срок исполнения документа, который устанав­ливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, те­лефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы ис­полняются в сроки, установленные администрацией.

8) по происхождению - служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую - касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявле­ние, письма, жалобы).

9) по степени гласности: обычные, секретные и для служебного пользования.

10) по юридической силе - подлинные и подложные. Подлинные - выданные в ус­тановленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложные - докумен­ты, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные де­лятся на действительные и недействительные. Недействительным документ счита­ется, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам (истек срок дей­ствия).

11) по назначению - подлинники и копии

Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшест­вует стадия черновика - документа в предварительной редакции. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом верхнем углу которого проставляется слово «копия», соответствующим образом заверенная. В юридическом отношении подлинник и заверенная копия имеют равную силу. Разновидности копий:

- отпуск - полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая готовится одновременно с подлинником и заверяется.

- выписка из документа - копия части документа.

- дубликат - второй экземпляр документа, выдаваемый в связи с утратой. Дубликат и подлинник имеют равную юридическую силу.

12) по срокам хранения - постоянного, временного срока хранения до 10 лет и вре­менного срока хранения свыше 10 лет

 

Документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

1. регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции),

2. распорядительной деятельности (приказы, указания, распоряжения)

3. накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады)

4. передачи информации (письма, факсы, телеграммы).

 

2) В настоящее время любой управленческий документ должен отвечать сле­дующим требованиям:

- быть составленным по установленной форме;

- издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствую­щими директивными указаниями,

- издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Эти требования приводят к необходимости следовать принципам унификации и стандартизации.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области в пользу и при участии всех заин­тересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Она ос­новывается на результатах науки и техники.

Унификация - установление максимально единообразного набора реквизи­тов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

Цель стандартизации и унификации рационализация процессов подготовки исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков, повышение куль­туры управления и создание оптимальных условий для машинной обработки доку­ментов.

 

3) Важнейшим регламентирующим нормативным документом в области ДОУ явля­ется ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации”, утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст. В нем устанавливаются требования к формату бумаги, перечис­лен состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к блан­кам документов.

 

ГОСТ устанавливает состав реквизитов: 29

Реквизит – обязательный элемент, присущей данному виду документа. Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Одни и те же рекви­зиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом - обязательными.

Постоянный реквизит – это реквизит документа, наносимый при изготовле­нии унифицированной формы документа или бланка документа.

Переменный реквизит – это реквизит документа, наносимый при составлении документа.

 

Бланк документа – это стандартный лист бумаги, с нанесёнными на нём постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

 

В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 при составлении и оформлении бланков документов чаще всего используются два (три) стандартных формата бумаги:

-А4 (210х297 мм)

-А5 (148х210 мм)

-А6 (105х148 мм).

Устанавливаются и размеры полей листа бумаги, которые необходимо со­блюдать при составлении документов, причем ограничение размеров устанавлива­ется не жестко: левое, верхнее и нижнее поле должны оставаться не менее 20 мм, а правое - не менее 10 мм.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

ГОСТ устанавливает 2 варианта расположения реквизитов на бланке: