Психологічна структура управлінської діяльності

Соціальне управління є однією з найскладніших галузей людської діяльності, в якій виявляються персоніфіковані відносини між людьми, об'єднаними трудовим процесом. Сучасне соціальне управління являє собою як управління людьми, так і управління діловою інформацією, технологічними процесами. Воно охоплює всі дії й умови, котрі породжують техніко-організаційні, виробничі, психолого-педагогічні, соціально-психологічні та інші зв'язки людей. Ефективна управлінська діяльність неможлива без пізнання й використання соціальних та психологічних законів, оскільки вона пов'язана із взаємодією між людьми.

Управлінська діяльність — сукупність скоординованих дій та заходів, спрямованих на досягнення певної мети в межах організації.

Втіленням її є дії, операції, виконувані людиною в процесі управління, здійснення управлінських функцій. Це праця людей, між якими виникають певні соціально-психологічні відносини. В управлінській діяльності об'єктивно переплітаються такі закономірності:
— організаційно-технічні. Відображають відносини людини та природи, людини й техніки;
— соціально-економічні. Відтворюють широкий спектр відносин між класами, соціальними прошарками та групами і виникають у процесі суспільного виробництва в різних сферах суспільної свідомості й суспільної психології;
— соціально-психологічні. Походять із суспільної та біологічної зумовленості людської поведінки, міжособистісних, міжгрупових, внутріособистісних людських відносин, які характеризують ставлення людей до праці, нагромадження й використання ними свого потенціалу.
Управлінська діяльність завжди передбачає самодіяльність і творчість суб'єктів та об'єктів управління. Саме тому управлінські дії спрямовані на врахування всієї багатоманітності закономірностей і зв'язків, які виникають між учасниками управлінського процесу. Вони потребують розумного використання людських ресурсів в управлінні: врахування індивідуальних, соціально-психологічних, психофізіологічних, мотиваційних особливостей особистості, що сприятиме отриманню значного соціального, економічного та морального ефекту в організації. Недбале ставлення до психологічних ресурсів може спричинити ескалацію (загострення) суперечностей, непорозумінь, конфліктів, плинність кадрів тощо.
Проблема людського чинника в управлінні пов'язана зі спонуками людини до певних цілей та їх досягнення. У цьому контексті важливим є з'ясування основних складових діяльності: мотиву, мети, планування діяльності, перероблення поточної інформації, оперативного образу (концептуальної моделі), прийняття рішення, дії, перевірки результатів і корекції дій. При цьому мотив тлумачать як стійку особистісну властивість, яка зсередини спонукає людину до певних дій. Потреби й цілі — основні складові мотиваційної сфери особистості. В управлінській діяльності загальна мета є тим чинником, що об'єднує людей, стимулює їх до праці, інтегрує групу в єдине ціле. Загальний план сприяє її організації в часі та просторі, забезпечує зв'язок між діями, координує взаємозв'язки. Управлінська діяльність постає як умова доцільної взаємодії людини з предметним світом. А управління як системне утворення поєднує в собі такі структурні компоненти: мету, управлінську діяльність, управлінський процес, учасників управлінського процесу, взаємини, засоби й умови досягнення мети, соціокультурне та етнопсихологічне середовище, результат (рис. 1).

Рис. 1. Психологічна структура управління

Психологічна специфіка управлінської діяльності полягає в тому, що головним завданням управління є забезпечення найраціональнішого функціонування всієї системи, оптимальне з погляду соціальних та психологічних потреб залучення працівників до керованої діяльності шляхом актуалізації їх внутрішньої мотивації (за власною ініціативою, бажанням, волею і вмінням розв'язувати завдання організації), підвищення відповідальності за результат виконуваної роботи, регулювання їхніх дій, експертно-консультативної та комунікативної роботи з персоналом. Керівник у структурі управлінської діяльності повинен бути наділений вищою внутрішньою мотивацією, високою відповідальністю, налаштованістю на зворотний зв'язок, умінням подати себе і свою організацію, прогностичним мисленням тощо.
Необхідність управлінської діяльності зумовлюють такі чинники:
1) управлінська діяльність — цілеспрямований процес вияву активності людини відповідно до потреб суспільства;
2) управлінська підсистема представлена спільною діяльністю великої групи ієрархічно пов'язаних керівників, залучених до суспільних процесів на підставі соціокультурної та етнопсихологічної специфіки;
3) у процесі управління відбувається перетворення актів індивідуальної діяльності в цілісну спільну управлінську діяльність відповідно до правил і норм організації, а також на підставі економічних, технологічних, правових, організаційних і корпоративних вимог.
Це свідчить, що людина включається в діяльність соціально, через систему планування, організування керівництва та регулювання на основі своїх сформованих потреб та здібностей, а механізмом їх реалізації є управлінська діяльність, що виявляється у процесах розроблення програм керованої діяльності, вибору найоптимальнішого варіанта дій, налагодження зворотних зв'язків, усунення відхилень у реалізації програм. Ці процеси поєднують суб'єкт і об'єкт управління, зв'язок між ними опосередкований засобами управління й реалізується за певних обставин. Саме за таких умов виникає результат управління як форма виконання заданої суб'єктом управління програми, в якій наперед визначено всі дії суб'єкта і об'єкта управління.
За масштабом охоплення управлінська діяльність може бути як індивідуальною (проведення співбесіди, здійснення психологічного впливу на підлеглого, індивідуальне прийняття управлінського рішення тощо), так і груповою (колегіальне розв'язання управлінського завдання).
За спрямованістю виокремлюють технічне (в системі “людина — техніка”) та соціально спрямоване (стосовно людини та людської спільноти) управління.

Соціальне управління — діяльність, спрямована на забезпечення впорядкованості та узгодженості в діях людей і організацій з метою досягнення окреслених суспільно значущих цілей.

Соціальне управління характеризують:
— соціотехнічний характер, що передбачає одночасне керівництво технічними й соціально-виробничими системами;
— творчий характер, пов'язаний з недостатньою інформацією в умовах, що часто змінюються;
— реалізація багатьох управлінських функцій за гострого дефіциту часу;
— посилення комунікативних функцій;
— багато видів діяльності на різних рівнях управлінської ієрархії в межах виду.
Діяльність адміністративно-управлінського персоналу підприємств та організацій найбільш пов'язана із соціальним різновидом управління, за допомогою якого розв'язуються завдання, що зумовлюють суспільно необхідну поведінку виконавців (навчання, виховання, спеціалізація). Тобто завданням управління є найоптимальніше з погляду соціальних і психологічних потреб залучення індивідів до процесу керованої діяльності.
В організації роботи управлінського апарату важливо дотримуватися принципу розподілу повноважень та відповідальності. Визначення на всіх рівнях управління обсягу та співвідношення повноважень і відповідальності потрібно починати із встановлення компетенції органу управління (закріплення за ним сфери, в межах якої він самостійно розв'язує певні завдання та проблеми і яка утворює правову основу його діяльності). Загальний обсяг встановлених для органу управління повноважень та відповідальності розподіляється між посадовими особами з чітким окресленням меж відповідальності, що унеможливлює прийняття рішень з приводу одних і тих самих питань кількома особами, в результаті чого межі відповідальності стираються. Неефективним є підпорядкування одному керівникові стількох осіб, якими він неспроможний результативно керувати та контролювати їхню діяльність.
Психологічна природа управлінської діяльності полягає і в тому, що керувати людьми в процесі виробництва набагато складніше, ніж фізичними об'єктами, адже реакції людини на зауваження чи вимогу керівника, її мотиви, емоції надзвичайно різноманітні. Машина набагато легше піддається командам. Людина може інколи вдавати, що працює, а насправді всіляко ухилятися від роботи. Тому суб'єкт управління має чітко передбачувати поведінку і реакції своїх підлеглих, оцінювати їх за поведінкою, а не на підставі емоційного ставлення до них.
Для перетворення об'єкта діяльності необхідна достовірна інформація про його поточний стан. Раціональне управління не може зсилатися лише на загальний фонд інформації, яким користуються всі, оскільки у процесі комунікації люди часто суб'єктивно його сприймають та інтерпретують. Тому керівник не завжди має правильну й надійну інформацію. Все це перекручує відомості про проблеми, завдання, котрі потрібно розв'язувати з допомогою підлеглих. У такому разі успішність управлінської діяльності значною мірою залежатиме від способу отримання підлеглими інформації, чіткості її формулювання, каналів транслювання. Не менш важливо, наскільки правильно персонал усвідомлює вимоги і завдання, котрі необхідно вирішувати.
Відчутно впливає на ефективність управлінської діяльності та актуалізує значення психологічного компоненту в управлінні зворотний зв'язок. Адже управління може існувати лише за умови, що керуюча система отримуватиме інформацію про ефект від конкретної дії керованої системи, про досягнення чи недосягнення поставленої мети.
Отримана від виконавців інформація може бути позитивною і негативною. Позитивний мотивуючий вплив керівника, добре налагоджений зворотний зв'язок є сильним спонукальним засобом до позитивного ставлення і виконання підлеглими своєї роботи. Недостатнє усвідомлення ними вимог керівника унеможливлює досягнення відповідних результатів. У такому разі отримана від них інформація буде негативною. Враховуючи це, управління має забезпечити зворотні впливи, зв'язки, що стане запорукою ефективного виконання поставлених завдань з мінімальними витратами людських ресурсів.
Ефективність управлінської діяльності залежить і від того, наскільки чітко сформульовані цілі організації. Це задає певну спрямованість розвитку організаційної системи, сприяє оптимізації індивідуального та колективного управління. Найраціональнішим є формування Цілей з погляду не тільки здійснення діяльності, а й отримання результатів. При цьому варто враховувати всі наявні альтернативи досягнення цілей, чіткість формулювання яких не позбавляє персоналу ініціативи у виборі форм і методів їх досягнення.
Управлінська діяльність керівника відповідно до його інтелектуального, комунікативного та професійного потенціалу, природних задатків і таланту, здібностей і вмінь може бути ефективною в конкретному морально-психологічному, соціокультурному та етнопсихологічному середовищі. Мова про взаємодію управління і соціуму. Моральні, правові, культурні вимоги суспільства, в якому здійснюється управлінська діяльність і функціонують суб'єкти та об'єкти управління, виявляються в традиціях, правилах поведінки, культурних цінностях, які визначають розвиток спрямованості особистості керівника (колективних суб'єктів управління), рис його характеру, зміст знань, його звички й здібності.
Зовнішні умови діють через внутрішні, тому реакція кожної людини на впливи зовнішнього середовища буде суто індивідуальною. Вона залежатиме від знань, сформованих відносин і психічних станів індивіда. Йдеться про багатоетапність реалізації соціокультурних програм, оскільки соціальна інформація циркулює в суспільстві, проходить через свідомість людей, опосередковується різними соціальними відносинами (економічними, екологічними, національними, професійними тощо) й несе на собі відбиток конкретних потреб особистості, колективу, суспільства загалом.
Конкретними умовами, що впливають на суб'єктів управління, на процеси становлення й розвитку особистості керівника, є ті елементи середовища, з якими людина активно взаємодіє, в яких існує й функціонує управління: політико-правове становище в суспільстві, багатоманітність комунікацій, матеріальні умови, науково-технічні розробки, готовність людини до управлінської діяльності, стан здоров'я, національні особливості регіону тощо. Багато умов та чинників мають вплив на управлінську діяльність тільки в комбінації з іншими.
Специфіку управлінської діяльності характеризує певна сукупність управлінських ситуацій.

Ситуація — система зовнішніх умов стосовно суб'єкта діяльності, які спонукають чи опосередковують його активність.

Реалізація вимог системи створює передумови для її перетворення або подолання, а вихід за межі ситуації можливий тоді, коли суб'єкт формує і починає реалізовувати нові вимоги до себе.

Управлінська ситуація — форма сприйняття навколишньої дійсності, спосіб її розподілу на смислові утворення, які визначають поведінку суб'єкта й характеризуються відносинами складових елементів.

На відміну від звичайної ситуації управлінська ситуація — це система відносин. її структурними складовими є не тільки предмети, а й люди. Тому управлінську діяльність та її відображення у свідомості керівників характеризують два типи відносин — відносини між людьми та предметні відносини. Цей висновок може бути методологічним підґрунтям аналізу управлінської діяльності. Кількість складових управлінської ситуації обмежується трьома головними елементами: виробничими процесами, організаційними структурами та конкретними людьми, які належать до організації.
У загальному плані психологічну специфіку управлінської діяльності засвідчують такі її характерні ознаки:
1. Управлінська діяльність, як соціальний різновид управління, є складною і багатоманітною системою. Ефективне її функціонування залежить від діяльності не одного керівника, а всього апарату управління. Управлінська діяльність реалізується у предметних відносинах і відносинах між людьми. При цьому предметні відносини визначаються конкретними умовами, виробничими процесами, тобто об'єктом управління. В діяльності організацій та колективів, які керують складними об'єктами, що охоплюють багато самостійних виробничих процесів, переважає управління відносинами між людьми та групами людей внаслідок поділу праці між особами управлінського колективу.
2. Управлінська діяльність ґрунтується на таких вимогах до органу управління:
— своєчасне й чітке виконання покладених на його апарат функцій;
— економічність апарату управління (покладені на нього функції слід виконувати з мінімальними витратами та якомога меншою кількістю працівників);
— планомірність, ритмічність і надійність роботи, недопущення помилок і порушень ритму в роботі структурних підрозділів апарату управління;
— створення умов для ініціативної й творчої праці, відповідальність за виконання дорученої роботи;
— обґрунтування значення розвитку людських ресурсів;
— оптимізація організаційних відносин з навколишнім середовищем;
— підвищення ефективності діяльності завдяки залученню до неї здібних та обдарованих працівників;
— розвиток здібностей працівників та ефективне їх використання на всіх рівнях управління;
— інтегрування інтересів працівників організації навколо завдань і цілей установи.
Оскільки предметом управлінської діяльності є колективна праця конкретної організації (за умовами і змістом праці організації суттєво різняться), то її вимоги і психологічні особливості набувають у кожному випадку специфічного характеру і потребують спеціального додаткового вивчення.
3. У процесі управлінської діяльності відбувається перетворення зовнішніх регулюючих впливів на внутрішні регулятори поведінки, зовнішніх цілей та завдань — на внутрішню мотивацію. Отже, сутність управлінської діяльності полягає у перетворенні зовнішнього завдання організації на внутрішню мету, відтак перетворення цієї мети на зовнішні завдання для інших (підлеглих). Людський чинник при цьому є засобом досягнення цілей і розв'язання завдань. З психологічного погляду будь-яка діяльність, зокрема й управлінська, постає як реалізація суб'єктивного ставлення до різних сфер об'єктивного світу. В ній реалізується певна потреба суб'єкта й досягається поставлена мета (результат). Управлінська діяльність як один з різновидів соціальної діяльності за своєю суттю має бути спрямована на підвищення ролі суб'єктивного чинника. Інакше кажучи, ефективність виробництва (тут поняття “виробництво” має широкий зміст, позначаючи матеріальне виробництво, науку, культуру, освіту та ін.) дедалі більше залежить від спрямованості та професіоналізму управлінського персоналу.
4. Професіоналізм управлінської діяльності — одна з головних умов її ефективності. Суть професіоналізації управління з точки зору психології полягає в опануванні керівниками управлінської майстерності, формуванні у них психологічної готовності до ефективної і результативної управлінської діяльності, баченні ними способів досягнення професіоналізму. Уявлення про майстерність працівника мають історичний характер. Якщо раніше її пов'язували з рівнем тренованості сенсорно-перцептивних (чуттєво-пізнавальних), мнемонічних (пов'язаних із запам'ятовуванням) та сенсомоторних функцій, з розвитком точності координації рухів тощо, то зараз більше уваги звертають на властивості особистості, пов'язані із мисленням, спостереженням, умінням швидко й точно орієнтуватися в обстановці, прогнозувати розвиток подій, планувати свою діяльність, з емоційною врівноваженістю та здатністю довільно регулювати свої стани. Тобто в системі психологічних якостей, які визначають рівень майстерності, дедалі значущішими стають інтелектуальні та соціально-психологічні якості людини. Це актуалізує вивчення проблем, пов'язаних з виявленням залежностей між особливостями професіоналізму зрілої людини та іншими її виявами поза сферою професійної діяльності, із самовихованням і самовдосконаленням особистості, розвитком у неї комунікативних умінь і навичок, формуванням здатності оцінювати власну діяльність, визначати перспективи росту. Психологічна компетентність як ознака професіоналізму стає важливою рисою сучасного управління.
5. Соціокультурне, морально-психологічне та етнопсихологічне середовище, формуючи управлінську діяльність, зумовлює тип і спрямованість особистості керівника. Соціальне середовище, економічні відносини можуть прискорювати чи затримувати вияв і розвиток особистісних особливостей, але не можуть нейтралізувати їх. Соціокультурні та етнопсихологічні детермінанти впливають на мотиваційну сферу учасників управлінського процесу, способи залучення умінь, знань та навичок до управлінської діяльності. Вони визначають ставлення керівника до себе, до людей, управлінської діяльності. Зміни у суспільстві вимагають від керівників вивчення і врахування їх у повсякденній управлінській діяльності. Не менш важливо реагувати на стан морально-психологічного клімату в організації, на міжособистісні відносини, мотивацію і комунікації, укомплектування посад здібними, кваліфікованими працівниками.