Содержание
Лабораторная работа № 1. Создание базы данных, состоящей из одной таблицы.. 4
Лабораторная работа № 2. Создание базы данных, состоящей из нескольких таблиц. 10
Лабораторная работа № 3. Применение форм. 20
Лабораторная работа № 4. Создание и использование запросов. 27
Лабораторная работа № 5. Создание отчетов. 35
Список литературы.. 42
Лабораторная работа № 1.
Создание базы данных, состоящей из одной таблицы
Цели работы:
■ познакомиться с основными понятиями базы данных;
■ научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;
■ освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;
■ освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;
■ познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;
■ познакомиться с поиском записей по образцу;
■ научиться сохранять и загружать базу данных;
■ научиться использовать фильтр в таблице;
■ научиться распечатывать таблицы (при наличии принтера).
Этапы работы
Проектирование структуры базы данных.
Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.
2. Конструирование структуры будущих таблиц базы данных. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, специальность, курс) и 10 записей. Поле код – уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).
Создание схемы базы данных.
При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.
Ввод данных в таблицы.
В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять – в режиме таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.
Ход работы
Задание 1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах, посещающих «Компьютерные курсы».
Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 1. В поле Имя файла в качестве имени базы данных можно ввести свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.
Замечание. Можете оставить базу данных в текущей папке (на рис. 1 – это папка Мои документы), а можете сменить папку на вашу личную. В этом окне есть возможность создать новую папку с помощью кнопки 
– Создать папку. Введя имя новой папки и нажав кнопку ОК, вы получите новую папку. Откройте ее перед сохранением базы данных.
Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter].
В следующем окне выберите тип создаваемого документа. Вы создаете таблицу, поэтому выберите закладку Таблица (скорее всего, вы в ней и находитесь). Щелкните по кнопке Создать.
Рис. 1
Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.
В верхней левой клетке введите имя поля "Фамилия" и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается Текстовый (рис. 2). Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.
Рис. 2
Напоминание. Переход от клетки к клетке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Enter]; стрелками; клавишей [Tab].
Заполните поля в Конструкторе данными в соответствии с рис. 4. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).
Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке 
пиктографического меню.
В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкните по кнопке ОК. Появится запрос (рис. 3) на создание ключевого поля – уникального поля записи, по которому удобно связывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно появляться числа – номера записей. Ответьте ДА.
Рис. 3
Замечание. Выбор режима работы: таблица или конструктор – осуществляется кнопкой 
.
Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке . Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то маркер перейдет в следующую ячейку. Заполните базу данных значениями из табл. 1.
Таблица 1
| Код | Фамилия | Имя | Отчество | Год рождения | Специальность | Курс |
| Иванникова | Анна | Ивановна | ПГС | |||
| Баранова | Ирина | Алексеевна | ГСХ | |||
| Корнилова | Ольга | Владимировна | АД | |||
| Воробьев | Алексей | Петрович | ПГС | |||
| Воробьев | Алексей | Иванович | ГСХ | |||
| Воробьёв | Олег | Григорьевич | ПСК | |||
| Скоркин | Александр | Евгеньевич | ПГС | |||
| Володина | Анна | Алексеевна | АД | |||
| Новоселов | Алексей | Антонович | ГСХ | |||
| Александрова | Елена | Алексеевна | ПГС |
Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке . В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.
Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре, клавишей табуляции, а также щелчком мыши. Можно пользоваться стандартными для Windows комбинациями клавиш для быстрого продвижения по таблице.
Задание 2. Выполните редактирование ячеек.
Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.
Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования.
Самостоятельное задание. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.
Задание 3. Отсортируйте значения таблицы.
Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть по кнопке:
– если нужно отсортировать по возрастанию;
– если нужно отсортировать по убыванию.
Отсортируйте:
1) фамилии – по алфавиту (поставьте маркер на любое поле в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке );
2) имена – по алфавиту (поставьте маркер на любое поле в столбце с названием Имя и щелкните мышкой по кнопке );
3) года рождения – по убыванию (поставьте маркер на любое поле в столбце с названием Год рождения и щелкните мышкой по кнопке );
4) курс – по возрастанию (поставьте маркер на любое поле в столбце с названием Курс и щелкните мышкой по кнопке ).
Задание 4. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.
Щелкнув по кнопке , сохраните текущую таблицу.
Щелкнув по нижней кнопке 
в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.
Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.
Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл – Открыть – Имя своей базы данных – Открыть. Откройте таблицу Список.
Задание 5. Выполните поиск записей по образцу.
Установите текстовый курсор в поле Фамилия. Щелкните по кнопке 
, которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 4.
Рис. 4
Наберите в поле Образец фамилию Баранова и щелкните по кнопке Найти.
Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осуществляется в текущем поле, если установлен соответствующий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр. По окончании работы щелкните по кнопке Закрыть.
Задание 6. Научитесь использовать фильтр.
Справочная информация. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например “Александров”. Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#. Элементы выражения могут быть связаны операторами: арифметическими: *, +, -, /, ^; сравнения: <, <=, >, >=, =, <>; логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или); Like – для использования логики замены в выражениях; In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений; Between...And – для выбора значений из определенного интервала.
Щелкните по кнопке 
– Изменить фильтр. Появится окно выбора, представленное на рис. 5. Щелкните мышкой по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора.
Рис. 5
Выберите Год рождения 1984 и щелкните по кнопке 
– Применить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.
Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.
Щелкните по кнопке – Изменить фильтр.
Удалите все в поле Год рождения, выделив значение и нажав клавишу [Delete].
Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только студенты специальности ПГС, 3-го курса (одновременный запрос в двух полях – Специальность и Курс).
Щелкните по кнопке – Применить фильтр.
Измените фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождения наберите >1982. Щелкнув по кнопке Применить фильтр, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1982.
Чтобы получить записи учеников, у которых фамилии начинаются на букву «В», в соответствующем поле наберите Like «В*» (В – в данном случае русская буква).
Запрос Not «В*» будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых фамилии не начинаются на букву «В»). Составьте этот запрос, щелкнув по кнопке – Применить фильтр.
Самостоятельное задание:
1. Выберите учеников всех специальностей, кроме специальности ГСХ.
2. Выберите всех студентов специальности ГСХ, фамилии которых начинаются на букву «А».
3. Выберите студентов, год рождения которых 1982 или 1983 (запрос: 1982 OR 1983).
4. Отмените все запросы.
Замечание. Кнопка 
– Фильтр по выделенному позволяет оставить видимыми в таблице только те записи, в которых есть предварительно выделенный элемент.
Задание 7. Распечатайте таблицу Список (при наличие принтера).
Подготовьте таблицу для печати. Для этого щелкните по кнопке Предварительный просмотр. Если таблица не уместилась на листе или видны не все данные, то закройте окно предварительного просмотра и поменяйте размер столбцов. Можно поменять поля листа или развернуть лист поперек. (Это можно сделать по команде Параметры страницы – Страница – Альбомная – ОК)
Выполните команду Файл – Печать... Появится окно (рис. 6), в котором возможен выбор варианта печати. Вы можете выбрать печать: всей таблицы, только выделенных записей, только определенных страниц. Можно задать печать нескольких копий данного документа одной командой. Если к вашему компьютеру подключены несколько разных принтеров, то в поле имя можно выбрать нужный принтер.
Рис. 6
Оставьте включенным переключатель Все. Щелкните по кнопке ОК.
Предъявите преподавателю: таблицу Список на экране и на бумаге.
Задание 8. Завершите работу с Access.
Выберите пункт меню Файл – Выход.
Если вы производили какие-либо действия в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердительно на этот вопрос.
Лабораторная работа № 2.
Создание базы данных, состоящей из нескольких таблиц
Цели работы:
■научиться удалять таблицы;
■ научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;
■ научиться создавать самостоятельно ключевое поле;
■ научиться создавать формы для ввода данных;
■ научиться создавать таблицу базы данных с помощью Мастера таблиц;
■закрепить навыки по добавлению и удалению записей;
■ закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.
Этапы работы
1. Проектирование структуры базы данных. Создадим базу данных, состоящую из трех таблиц: Список, Группы и Личные данные.
Конструирование пустых таблиц базы данных.
Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, специальность, курс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов. Новую таблицу Личные данные создадим с помощью Мастера таблиц.
3. Создание схемы базы данных. Таблицы Группы и Список объединим связью «один-ко-многим», таблицы Список и Личные данные – связью «один-к-одному». Таблицы Группы и Личные данные прямо не связаны.
4. Ввод данных в таблицы. Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею.
Ход работы
Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.
Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access; перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
Рис. 7
Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно (рис. 7) с основными элементами базы данных.
Задание 2. Удалите таблицу Список.
Выделите имя таблицы.
Нажмите клавишу [Delete].
На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.
Задание 3. Создайте таблицу Группы.
Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис. 8.
Рис. 8
Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.
Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат – Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].
Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 2. Выполните команду Формат – Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Преподаватель и нажмите клавишу [Enter].
Сохраните таблицу с именем Группы, щелкнув по кнопке – Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке 
, и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке 
– Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.
Щелкните по кнопке – Сохранить. Закройте таблицу.
Задание 4. Создайте таблицу Список.
Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
Щелкните мышкой по кнопке Создать.
Появится окно, в котором выберите Конструктор и щелкните мышкой по кнопке ОК.
Задайте поля как показано на рис. 9. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку – Ключевое поле. Тип поля Код – счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество, Специальность – текстовые, полей Год рождения, Курс, Учебная группа – числовые. Значения поля Учебная группа надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка. Выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы.
Сохраните таблицу под именем Список, щелкнув по кнопке . Закройте таблицу.
Рис. 9
В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.
Задание 5. Создайте схему данных.
Щелкните по кнопке Схема данных 
.
В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.
Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.
Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи, представленное на рис. 10.
Рис. 10
Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.
Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.
Включите значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.
Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рис. 11.
Рис. 11
Закройте схему данных, щелкнув по кнопке в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.
Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.
Порядок работы:
Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.
Заполните ее записями из табл. 2.
Таблица 2
| Учебная группа | Преподаватель |
| Верзаков С.А. | |
| Белоусов А.И. | |
| Масалова В.А. | |
| Новикова Е.В. | |
| Зачесова Т.П. |
Сохраните таблицу и закройте ее.
Задание 7. Создайте формы для ввода данных.
Выберите закладку Формы.
Щелкните по кнопке Создать.
Появится диалоговое окно (рис. 12), в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных – Список.
Рис. 12
Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода, представленная на рис. 13.
Рис. 13
Замечание. Значения кнопок работы с записями:
– переход к первой записи;
– переход к предыдущей записи;
– переход к следующей записи;
– переход к последней записи;
– добавление новой записи.
Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.
Заполните базу данными, представленными в табл. 3.
Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей [Tab], [Enter] или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке, Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего списка.
Таблица 3
| Код | Фамилия | Имя | Отчество | Год рождения | Специальность | Курс | Учебная группа |
| Чернова | Кристина | Ивановна | ПГС | ||||
| Терещенко | Инна | Алексеевна | АД | ||||
| Истратов | Максим | Владимирович | ГСХ | ||||
| Бондарь | Ольга | Петровна | ПГС | ||||
| Новоселов | Алексей | Иванович | ПСК |
Сохраните введенные данные. Имя формы – Список. Закройте форму.
Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.
Щелкнув по кнопке сохраните текущую таблицу.
Щелкнув по нижней кнопке в правом верхнем углу, закройте таблицу.
Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.
Откройте таблицу Группы. Исправьте учебные группы на 201, 202, 203, 204, 205. Сохраните таблицу. Закройте таблицу Группы.
Откройте таблицу Список. Убедитесь, что значения групп изменились. Закройте таблицу Список.
Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.
Откройте таблицу Группы. Удалите первую запись (выделите всю строку и нажмите на клавишу [Delete]). Согласитесь с проверочным вопросом. Закройте таблицу Группы.
Откройте таблицу Список. Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201. Закройте таблицу Список.
Задание 11. Откорректируйте данные в таблице Группы.
Откройте таблицу Группы, выделив ее и щелкнув по кнопке Открыть.
Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие. Таблица должна выглядеть так, как представлено в табл. 4.
Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.
Таблица 4
| Учебная группа | Преподаватель |
| Верзаков С.А. | |
| Белоусов А.И. | |
| Масалова В.А. | |
| Новикова Е.В. | |
| Зачесова Т.П. |
Задание 12. Удалите все записи таблицы Список, оставив ее структуру.
Откройте таблицу Список. Выделите все записи. Нажмите клавишу [Delete]. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления. (Можно выполнить команду Правка – Удалить запись или щелкнуть по кнопке 
– Удалить запись). Закройте таблицу, сохранив ее.
Замечание. Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи.
Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Сервис – Служебные программы – Сжать базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.
Задание 13. Используя Мастер таблиц, создайте таблицу Личные данные с ключевым полем.
Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
Щелкните по кнопке Создать. Врезультате перейдем к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Мастер таблиц и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 14.
В этом окне следует выбрать: в поле Образцы таблиц – поле Студенты; в поле Образцы полей – поля КодСтудента, Адрес, НомерТелефона, щелкая после каждого выбора по кнопке >. Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Щелкните по кнопке Далее.
В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопке Далее.
Замечание. Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами. Так как вы еще не устанавливали связи, то они не будут найдены автоматически. В этот момент можно установить новые связи, но мы пока этого делать не будем.
Рис. 14
Щелкните по кнопке Далее.
После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте ввод в режиме таблицы, но можно изготовить и форму. Щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи.
Добавьте в таблицу Личные данные еще три поля Word, Excel и Access, в которых будут находиться семестровые оценки по этим предметам. Выберите Конструктор. Добавьте в конец списка полей три поля с именами Word, Excel, Access и типом данных – числовой. Щелкните по кнопке – Сохранить.
Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке .
Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.
Задание 14. Исправьте схему данных.
Щелкните по кнопке – Схема данных. Появится диалоговое окно Схема данных.
Щелкните по кнопке 
– Добавить таблицу. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Личные данные и щелкните по кнопке Добавить, а затем – по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.
Поставьте мышку на имя поля КодСтудента в таблице Личные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи.
Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.
Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные. Схема данных представлена на рис. 15.
Закройте схему данных, сохранив ее.
Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона – в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.
Рис. 15
Задание 15. Создайте форму для ввода данных.
В окне базы данных выберите вкладку Формы.
Щелкните по кнопке Создать.
В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.
Щелкните по кнопке ОК. Появится окно создания форм, представленное на рис. 16.
Рис. 16
Выберите все поля из таблицы Список и все поля – из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в поле Таблицы/запросы. В результате появляется список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке >>, которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные данные в поле Таблицы/запросы и вновь щелкните по кнопке >>. Щелкните по кнопке Далее.
Оставьтевнешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию). Щелкните по кнопке Далее.
Выберите требуемый стиль (например, Стандартный ). Щелкните по кнопке Далее.
Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Готово. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую).
Задание 16. Заполните таблицы данными.
Замечание. Поля Код и КодСтудента заполняются автоматически.
Данные таблицы Список приведены в табл. 5, а таблицы Личные данные – в табл. 6.
Таблица 5
| Код | Фамилия | Имя | Отчество | Год рождения | Специальность | Курс | Учебная группа |
| Иванова | Анна | Ивановна | ПГС | ||||
| Баранова | Ирина | Алексеевна | ГСХ | ||||
| Корнилова | Ольга | Владимировна | АД | ||||
| Воробьев | Алексей | Петрович | ПГС | ||||
| Воробьев | Алексей | Иванович | ГСХ | ||||
| Воробьев | Олег | Григорьевич | ПСК | ||||
| Скоркин | Александр | Евгеньевич | ПГС | ||||
| Володина | Анна | Алексеевна | АД | ||||
| Новоселов | Алексей | Антонович | ГСХ | ||||
| Александрова | Елена | Алексеевна | ПГС |
Таблица 6
| Код Студента | Адрес | Номер Телефона | Word | Excel | Access |
| Центральная 11-5 | 51-17-22 | ||||
| Солнечная 8-117 | 51-18-22 | ||||
| Сиреневый 7-16 | 51-19-22 | ||||
| Центральная 14-81 | 51-20-22 | ||||
| Сиреневый 7-16 | 51-21-22 | ||||
| Солнечная 2-121 | 51-22-22 | ||||
| Школьная 5-34 | 51-23-22 | ||||
| Центральная 30-7 | 51-24-22 | ||||
| Сиреневый 7-16 | 51-25-22 | ||||
| Солнечная 6-34 | 51-26-22 |
Закройте форму, предварительно сохранив ее.
Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.
Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.
Задание 17. Добавьте новое поле Портрет (рисунки или фотографии) в таблицу Список.
Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходимость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.
Откройте таблицу Список, если она закрыта. Перейдите в режим Конструктора.
Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже поля Учебная группа), имя которого Портрет, тип данных – Поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию. Щелкните по кнопке – Сохранить.
Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке . Щелкните мышкой по клетке, где должно быть значение поля Портрет. Выполните команду Вставка – Объект – Точечный рисунок Paintbrush – OK.
Нарисуйте портрет или вставьте из файла, выполнив команду Правка – Вставить из файла. Щелкните по кнопке в правом верхнем углу окна рисунка, в результате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по названию рисунка, возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.
Самостоятельное задание.
Нарисуйте или вставьте из файлов портреты всех учеников из таблицы Список.
Предъявите преподавателю:
таблицы Список, Группы, Личные данные на экране.
Задание 18. Завершите работу с программой Access.
Выберите пункт меню Файл – Выход.
Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос осохранении изменений. Отвечайте на него утвердительно.
Лабораторная работа № 3.
Применение форм
Цели работы:
■ научиться создавать формы ввода-вывода;
■ научиться создавать кнопочные формы.
Ход работы
Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.
Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется диалоговое окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК.
Перейдите на закладку Формы, выделите форму Список и нажмите клавишу [Delete]. Согласитесь с удалением. В результате у вас в базе данных должны остаться три исходные таблицы и Общая форма, с помощью которой вы можете добавлять значения в вашу базу данных.
Замечание. Возможно, по каким-либо причинам у вас нет базы данных, полученной на предыдущих занятиях, тогда можно воспользоваться чужой базой данных, сохранившейся на этом компьютере. Для этого следует:
Выполнить команды Файл – Создать базу данных – ОК.
Ввести свою фамилию в качестве имени учебной базы данных и щелкнуть по кнопке Создать.
Выполнить команду Файл – Внешние данные – Импорт...
Выделить имя базы данных, из которой вы собираетесь копировать таблицы, и щелкнуть по кнопке Импорт.
Выделить те таблицы, которые вы собираетесь копировать, и щелкнуть по кнопке ОК. В результате вы получите базу данных с готовыми связями между таблицами, если, конечно, вы скопировали все взаимосвязанные таблицы.
Задание 2. Создайте простую форму с помощью кнопки Новый объект.
В диалоговом окне базы данных выберите вкладку Таблицы, если находитесь в другой вкладке. Выделите таблицу Список.
Щелкните по кнопке раскрытия списка 
, расположенной рядом с кнопкой – Новый объект на панели инструментов и выберите элемент Автоформа 
.Появится автоформа, представленная на рис. 17.
Замечание. Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле располагается на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю. С помощью автоформы можно просматривать или вводить данные.
Сохраните автоформу с именем Список. Закройте автоформу, ответив утвердительно на вопрос о сохранении, если таковой последует.
Рис. 17
Задание 3. Создайте форму с помощью Мастера форм.
В окне базы данных выберите вкладку Формы.
Щелкните по кнопке Создать.
В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.
Щелкните по кнопке ОК.
В поле Таблицы/запросы выберите таблицу Список, в поле Доступные поля выберите поля Фамилия, Имя и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля.
В поле Таблицы/запросы выберите таблицу Личные данные, в поле Доступные поля выберите поля Word, Excel, Access и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля. Результат этих действий представлен на рис. 18.
Рис. 18
Щелкните по кнопке Далее.
Выберите внешний вид формы – Табличный. Щелкните по кнопке Далее.
Выберите требуемый стиль (например, Стандартный).Щелкните по кнопке Далее.
Задайте имя формы: Успеваемость. Щелкните по кнопке Готово. В результате получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения сразу в две таблицы.
Закройте форму.
Задание 4. Создайте форму с помощью автоформ.
Щелкните по кнопке Создать.
Выберите Автоформа: ленточная.
В нижнем поле выберите таблицу Личные данные, которые будут служить источником данных для формы.
Щелкните по кнопке ОК. Получите готовую автоформу.
Сохраните ее с именем Личные данные.
Закройте автоформу.
Самостоятельное задание.
1. Изготовьте автоформу в столбец для таблицы Список (Список учеников).
2. Изготовьте табличную автоформу для таблицы Группы (Номера групп).
Закройте формы, если они открыты.
Замечание. Созданную форму можно изменить в режиме Конструктор.
Задание 5. Создайте формы без помощи Мастера.
В диалоговом окне базы данных выберите вкладку Формы, если находитесь в другом окне.
Щелкните по кнопке Создать.
В диалоговом окне Новая форма выберите режим Конструктор.
В открывшемся окне выберите таблицу Список, содержащую данные, на основе которых будет создана форма.
Щелкните по кнопке ОК.
Окно формы будет выведено на экран в режиме Конструктор.
Щелкните по кнопке Список полей на панели инструментов. Получите список полей, из которого можно добавлять присоединенные элементы управления в форму или в отчет. Выделите поля Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа, Портрет (щелкните мышкой по имени поля, одновременно держа нажатой левой рукой клавишу [Ctrl]). Отпустите клавишу [Ctrl] после выбора полей. Перетащите мышкой поля в область данных.
Закройте окно списка полей.
Замечание. Размер окошка для названия поля и для его значения меняются мышкой, «схватившейся» за черный квадратик рамки. Эти элементы передвигаются по полю с помощью мышки.
Расположите элементы удобно по полю.
Замечания. 1. Для независимого друг от друга перемещения элементов следует «захватить» их мышкой за левый верхний квадрат большего размера, иначе подпись и поле будут передвигаться вместе. 2. С помощью кнопок 
, меняется соответственно цвет фона, текста, линии/границы.
Задайте размер текста поля Фамилия равным 18. Чтобы увеличить размер элемента соответственно надписи, выполните команду Формат – размер – по размеру данных.
Сохраните форму с именем Студент.
Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктора (рис. 19), режим формы (рис. 20)и режим таблицы. Переключение режимов производится кнопкой 
– Вид. Посмотрите все способы представления формы.
Рис. 19
Рис. 20
Закройте форму.
Задание 6. Добавьте в таблицу Список логическое поле «Есть домашний компьютер», значения которого «Да» или «Нет». Добавьте это поле в форму.
Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список в режиме Конструктор. Добавьте поле с именем Домашний компьютер и типом Логический. Сохраните таблицу и закройте ее.
Перейдите на закладку Формы.
Откройте форму Студент в режиме Конструктор.
Замечание. В форме или в отчете флажок может быть использован как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы. Если флажок установлен, поле в таблице имеет значение «Да», если флажок снят, поле имеет значение «Нет».
Щелкните по кнопке Список полей. Выделите название Домашний компьютер и перетащите его мышкой в область данных. Появится значок флажка 
и надпись Домашний компьютер.
Перейдите в режим формы и посмотрите разные записи. Флажок снимается и устанавливается щелчком мышки по соответствующему полю. Установите флажки у трех учеников.
Закройте форму, ответив утвердительно на вопрос о сохранении.
Задание 7. Создайте кнопочную форму Заставка.
Щелкните по кнопке Создать.
В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор. Появится пустая форма. Задайте мышкой ширину формы, равную 10 см, а высоту – 7 см.
Сохраните форму с именем Заставка.
Выберите на панели инструментов кнопку Аа – Надпись. Курсор мышки примет вид крестика с «приклеенной» буквой А. Щелкните мышкой по месту начала надписи и введите:
База данных
«Компьютерные курсы»
(после слов База данных нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+[Enter]).
Нажмите клавишу [Enter].
Выберите размер букв 18, а выравнивание – по центру. Выполните команду меню Формат – размер – по размеру данных. Цвет фона – голубой.
Растяните мышкой надпись на ширину окна, как представлено на рис. 21.
Рис. 21
Выберите на панели элементов значок 
– Кнопка.
Щелкните мышкой по тому месту в области данных, где должна быть кнопка (это может быть любое место, которое вам нравится). Появится диалоговое окно Создание кнопок.
Выберите категорию Работа с формой, а действие – Открытие формы, как представлено на рис. 22. Щелкните по кнопке Далее.
Выберите форму Список, открываемую этой кнопкой, и щелкните по кнопке Далее.
Рис. 22
В следующем окне щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне поставьте переключатель в положение Текст, наберите в поле текст слово Список, как показано на рис. 23. Щелкнитепо кнопке Далее.
Задайте имя кнопки Список и щелкните по кнопке Готово.
Замечание. Размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме Конструктор.
Самостоятельно создайте кнопки для форм Успеваемость и Номера групп.
Рис. 23
Перейдите в режим формы (рис. 24). Теперь при щелчке мышью по соответствующим кнопкам будут открываться соответствующие формы для работы.
Рис. 24
Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при запуске базы данных, выполните команду Сервис – Параметры запуска. В поле Форма выберите Заставка и щелкните по кнопке ОК.
Закройте форму, ответив утвердительно на возможный вопрос о ее сохранении.
Задание 8. Создайте кнопочную форму при помощи Диспетчера кнопочных форм.
Выполните команду Сервис – Служебные программы – Диспетчер кнопочных форм, на заданный вопрос ответьте Да. В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм.
Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке Изменить.
В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговая страница Изменение элемента кнопочной формы. Измените содержимое полей Текст, Команда, Форма в соответствии с рис. 25 (Команду и Форму выбирайте из списка, а не набирайте вручную).
Щелкните по кнопке ОК.
Рис. 25
Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте еще два элемента кнопочной формы:
Личные данные. Эта кнопка отрывает форму Личные данные для изменения;
Успеваемость. Эта кнопка открывает форму Успеваемость для изменения.
Добавьте кнопку закрытия базы данных. Для этого щелкните по кнопке Создать, наберите в юле Текст слово Выход, а в поле Команда выберите Выйти из приложения. Закройте диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем – Диспетчер кнопочных форм.
Перейдите на закладку Формы и откройте окно Кнопочная форма в режиме Конструктора, измените цвет надписи и название вашей базы данных на «Компьютерная школа», сохраните форму.
Перейдите при помощи кнопки 
в режим формы. Результат представлен на рис. 26.
Рис. 26
Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы (после нажатия кнопки Выход снова откройте базу данных).
Предъявите преподавателю: формы Список, Успеваемость, Список учеников, Номера групп, Личные данные, Ученик на экране компьютера.
Задание 9. Завершите работу с программой Access.
Выберите пункт меню Файл – Выход.
Если появится вопрос о сохранении изменений, ответьте на него положительно.
Лабораторная работа № 4.
Создание и использование запросов
Цели работы:
■ закрепить навыки по редактированию таблиц;
■ познакомиться с основными видами запросов;
■ научиться создавать запросы на выборку различными способами;
■научиться создавать запросы: на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы;
■ научиться создавать перекрестные запросы.
Ход работы
Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу или получить список всех учеников, занимающихся у определенного преподавателя, используя конкретную базу данных. Подобную работу легко сделать с использованием запросов.
Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.
Вызовите программу Access. Откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню. Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК.
Если вы включили в параметры запуска Заставку, то она появится перед вами. Закройте ее. На экране возникнет диалоговое окно с основными элементами базы данных. В базе данных должны быть три таблицы: Список, Личные данные, Группы. В случае их отсутствия импортируйте данные таблицы из чужой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).
Задание 2. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов.
Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом диалоговом окне.
Щелкните мышкой по кнопке Создать.
В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щелкните по кнопке ОК.
Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появится линия, обозначенная цифрами 1 («один-к-одному»), что представлено на рис. 27.
Рис. 27
Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.
Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и НомерТелефона – из таблицы Личные данные (рис. 28). Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.
Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и щелкните по кнопке ОК.<
