Выбор системы автоматизации документооборота

Неразбериха с документами (их задержки, потери, дублирование, долгое перемещение от одного исполнителя к другому и т.д.) - болезненная проблема для любой компании. Поэтому система автоматизации документооборота, которая позволяет автоматизировать ручные, рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри корпорации, контролировать выполнение поручений, связанных с документами и т.д. - одна из важнейших составляющих информационной системы.

Можно выделить два класса подобных систем:

· системы workflow

· системы groupware

Основное назначение систем обоих классов - автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, однако, имеются некоторые различия в их идеологической направленности и, следовательно, в наборе реализуемых функций. В таблице 1 сопоставляются основные характеристики систем обоих классов.

Таким образом, системы класса groupware ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное разделение (т.е. совместное использование) информации группой пользователей. Системы класса workflow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ, т.е. выполнение одной "большой" работы группой исполнителей.

Системы workflow и groupware не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Выбор одной из них, а также использование их в комбинации определяются задачами, решаемыми корпорацией. Если вы заботитесь о повышении эффективности работы каждого отдельного сотрудника в коллективе, предпочтение стоит отдать системам класса groupware. На Российском рынке эти системы представлены программным продуктом Lotus Notes (Lotus Development). Если же вы более серьезно обеспокоены повышением эффективности работы всей организации в целом, то вам следует остановить свой выбор на системах класса workflow. На Российском рынке представлены системы Staffware (Staffware plc) и Action Workflow (Action Technologies).

Основываясь на вышесказанном, мы будем рассматривать в качестве компонента, автоматизирующего документопотоки в корпорации, системы класса workflow.

Какие же функциональные возможности этих систем являются ключевыми и на что необходимо обратить особое внимание при выборе соответствующих программных решений:

· Обеспечение высокой производительности и возможность масштабирования в рамках корпорации.

· Открытость, т.е. возможность интеграции с другими компонентами информационной системы - СУБД, системами управления электронными документами, коммуникационными программами и т.д.

· Гибкость, т.е. способность системы к настройке и перенастройке в зависимости от структуры и технологий обработки документов, принятых в организации.

· Простота в использовании, изучении и обслуживании.

· Возможность работы с локализованной версией и на русском языке.

Таблица 1.