Згідно Закону України «Про нотаріат» нотаріат в Україні має наступну структуру: державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси, уповноважені особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад, дипломатичні представництва та консульські установи за кордоном.
Документи, оформлені державними і приватними нотаріусами, мають однакову юридичну силу.
Розглянемо повноваження нотаріальних органів.
Державні нотаріальні контори є органи, які здійснюють більшість нотаріальних дій. Державні нотаріальні контори утворюються в містах і великих населених пунктах.
Державні нотаріальні контори створює і ліквідує Міністерство юстиції України. Штат державних нотаріальних контор затверджують управління юстиції в межах, встановлених для державних нотаріальних контор щодо штатної чисельності й фонду заробітної плати. Державні нотаріальні контори є юридичними особами. Державну нотаріальну контору очолює завідуючий. Державних нотаріусів і завідуючих призначають на посаду і звільняють з неї відповідні управління юстиції.
Державні нотаріальні контори утримуються за рахунок державного бюджету.
Діяльність державних нотаріальних архівів регулюється Положенням про державний нотаріальний архів. Згідно статті 23 Закону України державні нотаріальні архіви створюються в обласних центрах містах Києві, Севастополі та Сімферополі для тимчасового централізованого зберігання нотаріальних документів, передавання їх у відповідний державний архів тощо.
Згідно положення, державний нотаріальний архів є юридичною особою, має свою печатку із зображенням державного герба України із своїм найменуванням. Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, якого призначає на посаду і звільняє з посади управління юстиції. Державні нотаріальні архіви є складовою національного архівного фонду України.
Основними завданнями державного нотаріального архіву є:
· комплектування документами, склад яких передбачений Положенням;
· забезпечення збереження та використання документів, що зберігаються;
· підготовка та своєчасне передавання документів та зберігання до відповідного державного архіву, додержанням правил і вимог головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.
Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів відповідних місцевих рад і посадові особи, які посвідчують заповіти та доручення, що прирівнюються до нотаріально посвідчених.
Закон України "Про нотаріат", що був прийнятий у 1993 р. закріпив положення про створення інституту приватного нотаріату.
З часу прийняття зазначеного Закону у правовому житті суспільства з'явився новий суб'єкт нотаріальної діяльності - приватний нотаріус. Приватний нотаріус здійснює діяльність від імені держави, що делегує йому спеціальні повноваження і наділяє його відповідними правами та обов'язками. Приватний нотаріус не перебуває у штаті державного нотаріату, і організовує свою діяльність самостійно. Для того щоб стати приватним нотаріусом, необхідно одержати свідоцтво про право на заняття,нотаріальною діяльністю та зареєструвати приватну нотаріальну діяльність в установленому законом порядку.
Згідно зі статтею 24 Закону України «Про нотаріат» приватну нотаріальну діяльність реєструють Головне управління Міністерства юстиції в Автонімній Республіці Крим, управління юстиції областей, міст Києва та Севастополя на підставі Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності.
Кількість приватних нотаріусів у межах нотаріального округу визначає Міністерство юстиції України залежно від чисельності населення в окрузі на підставі аналізу статистичних даних про діяльність нотаріусів; у різних регіонах України. Якщо Міністерство юстиції України встановило для конкретного нотаріального округу певну кількість приватних нотаріусів управління юстиції має право відмовити зацікавленій особі в реєстрації приватної нотаріальної діяльності.
Приватний нотаріус несе особисту відповідальність за заподіяну шкоду. Шкоду, яку заподіяв приватний нотаріус внаслідок власних незаконних дій або недбалості він відшкодовує в повному розмірі.
Припинення приватної нотаріальної діяльності регулює статтею 30 Закону України «Про нотаріат». Із припиненням приватної нотаріальної діяльності реєстраційне посвідчення приватного нотаріуса анулюється і особа перестає ним бути. Стаття 30 Закону України «Про нотаріат» визначає зазначено перелік випадків, коли приватна нотаріальна діяльність припиняється. Цей перелік є вичерпним. Так, нотаріальна діяльність припиняється за умови:
- подання клопотання про припинення діяльності;
- анулювання свідоцтва;
- невиконання обов'язків без поважних причин;
- тривале невиконання обов'язків за станом здоров'я, або при невідповідності приватного нотаріуса обійманій посаді;
- несплата страхування за шкоду протягом визначеного терміну.
