Законом четко определен статус главного бухгалтера: он назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации и
подчиняется непосредственно ему. В повседневной работе он должен руководствоваться ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н другими нормативными актами. Это положение распространяется на главных бухгалтеров организаций, ведущих бухгалтерский учет и составляющих законченную бухгалтерскую отчетность, а также главных бухгалтеров централизованных бухгалтерий. В этом документе определены обязанности, права и ответственность главных бухгалтеров за правильную организацию учета. Важную организующую роль играют положения о бухгалтерских службах централизованных бухгалтерий, утвержденные в установленном порядке, и другие нормативные документы.
Главный бухгалтер несет ответственность наравне с руководителем организации:
- за формирование и исполнение учетной политики;
- за нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;
- за нарушение сроков представления полной и достоверной бухгалтерской отчетности соответствующим организациям;
- за контроль наличия имущества и выполнение обязательств. В должностные обязанности главного бухгалтера входит организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью активов организации. Он должен обеспечить рациональную организацию учета и отчетности в организации и ее структурных подразделениях.
Главный бухгалтер должен организовать учет поступления-сохранности и расходования денежных средств материально-производственных запасов, основных средств и нематериальных активов, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет доходов и расходов, реализации продукции, выполнения работ и оказания услуг, результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
Главный бухгалтер обеспечивает контроль за законностью, своевременностью и правильностью оформления документов; составлением экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ и услуг; расчетами по заработной плате с персоналом организации; правильным начислением и перечислением платежей в федеральный бюджет и внебюджетные фонды; погашением в установленные сроки задолженности кредитным организациям по ссудам.
Он участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и материально-производственных запасов, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.
Главный бухгалтер участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и материально-производственных запасов, контролирует передачу в необходимых случаях этих документов в следственные и судебные органы. Контролирует законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь.
В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписки, использование средств не по назначению и другие нарушения и злоупотребления) главный бухгалтер докладывает об этом руководителю организации для принятия мер. На него возлагается ответственность за сохранность бухгалтерских документов, а также оформление и сдачу их в установленном порядке в архив. Главный бухгалтер организации:
- формирует и осуществляет учетную политику организации под началом ее руководителя;
- устанавливает служебные обязанности для работников бухгалтерской службы с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и отвечал за их выполнение;
- требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников организации. За невыполнение или нарушение указаний главного бухгалтера, вытекающих из осуществления возложенных на него обязанностей, виновные могут по распоряжению руководителя организации привлекаться к ответственности в установленном законом порядке;
- согласовывает назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих, кладовщиков и других);
- не принимает к исполнению и оформлению документы по хозяйственным операциям, противоречащим действующему законодательству;
- документы по денежным и имущественным операциям должны подписываться главным бухгалтером или лицом, уполномоченным им. Списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов и которым предоставлено право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером;
- требует в необходимых случаях от руководителя организации и структурных подразделений принятия мер к обеспечению правильности организации бухгалтерского учета и контроля.
Балансы и бухгалтерские отчеты, все прочие документы, служащие основанием для выдачи и приема денег, материально-производственных запасов, имущественных и других ценностей, а также документы расчетного и кредитного характера подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Подпись главного бухгалтера является контрольной; он проверяет правильность и законность совершенных финансово-хозяйственных операций. Поэтому право распоряжаться имуществом организации и связанное с этим право первой подписи на документах главному бухгалтеру не может быть предоставлено. На него не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью (за исключением организаций малого бизнеса). На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер.
Руководитель обязан создать необходимые условия для правильной организации бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками организации требований главного бухгалтера в части порядка оформления и сдачи в бухгалтерию необходимых документов.
При организации бухгалтерской службы может быть использована различная структура ее построения. Например, форма централизованного и форма децентрализованного бухгалтерского учета.
В организациях малого и среднего бизнеса бухгалтерская служба, как правило, малочисленна, и все работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. В крупных организациях и централизованных бухгалтериях аппарат бухгалтерии подразделяется на отделы (группы): общий, контроля и внутреннего аудита, организации и методологии учета, сводной отчетности и анализа хозяйственной деятельности, материальных ценностей, основных средств и капитальных вложений, расчетов с персоналом, учета производства, расчетных и валютных операций, расчетов с дебиторами и кредиторами и др. Работу каждого отдела возглавляет руководитель отдела (группы) или старший бухгалтер, который подчиняется главному бухгалтеру и руководителю организации.
Если в составе организации есть подразделения с законченным самостоятельным производственным циклом (например, авторемонт, ремонт квартир, туристические услуги и др.), то в них могут выделяться самостоятельные бухгалтерии, которые проводят работу в пределах установленной компетентности.
При отсутствии в организации бухгалтера руководитель (лицо, ведущее дела в соответствии с возложенными на него обязанностями) вправе передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту (п. 2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерская отчетность в такой организации подписывается руководителем централизованной бухгалтерии или специализированной организации либо бухгалтером-специалистом, ведущим бухгалтерский учет (п. 5 ст. 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).
Расчетные документы (в том числе банковские и кассовые) принимаются банком к исполнению при наличии подписей должностных лиц, имеющих право подписи для совершения расчетно-кассовых операций по счетам в банке. Согласно правилам Сбербанка России право первой подписи принадлежит руководителю, а также должностным лицам, им уполномоченным, право второй подписи — главному бухгалтеру и уполномоченным им лицам.
Действующим законодательством установлена ответственность в случаях:
• неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;
• принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;
• несвоевременной и неправильной выверки операций по счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;
• нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;
• составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии; других нарушений положений и инструкций по организации бухгалтерского учета.
Главный бухгалтер несет ответственность наравне с руководителем организации:
• за нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;
• за нарушение сроков представления месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.
Дальнейшее повышение качества и эффективности бухгалтерского учета неотделимо не только от методологии, но и научной организации труда учетного персонала. В системе мер научной организации труда важное место занимает целесообразная организация рабочих мест учетного персонала на основе достижений науки и техники. Научной организацией труда в централизованных бухгалтериях фактически руководит главный бухгалтер, а поэтому очень многое зависит от его знаний и деловых личных качеств. Вот почему необходима рациональная организация рабочих мест в централизованной бухгалтерии.
Рабочее место — участок рабочей площади, закрепленный за бухгалтером и оснащенный необходимым оборудованием, приспособлениями, средствами оргтехники и т. д. Проектирование (создание) рабочих мест бухгалтеров централизованной бухгалтерии неотделимо от разумно обоснованной технологии учетного процесса, поэтому планировке рабочих мест должен предшествовать анализ содержания учетного процесса. Например, нередко рабочие столы бухгалтеров, работающих с одними и теми же документами, находятся не только в противоположных углах комнаты, но и в соседних помещениях.
Одним из основных направлений совершенствования организации бухгалтерского учета и труда работников бухгалтерской службы является создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в помещении бухгалтера.
При комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т. д.)
Автоматизированное рабочее место бухгалтера организуется по функциональному признаку, применительно к участкам бухгалтерской службы: учет основных средств и капитальных вложений, учет материально-производственных запасов, учет затрат на производство (основную деятельность), учет труда и расчетов с персоналом по заработной плате, учет готовой продукции и ее реализации, учет финансово-расчетных операций, сводный учет и составление баланса и отчетности.
