О сути, смысле и методике аудита

 

 

Единственным индикатором экономического здоровья клуба является выполнение плановых экономических показателей. Если этих показателей не удается достичь, необходимо вносить изменения в работу. Для изменений в управлении клубом нужно сначала определить, в чем заключаются реальные причины невыполнения плана. Образно говоря, прежде чем лечить болезнь, нужно точно поставить диагноз, и результат лечения зависит от точности его постановки. Если человек болеет, нужно определить причину болезни, то есть поставить диагноз. Каждый разумный человек понимает, что постановка диагноза требует привлечения квалифицированного врача. Обычно врач начинает диагностику с изучения внешней симптоматики, однако одни и те же симптомы могут быть следствием различных заболеваний. Например, повышенная температура сопровождает многие расстройства здоровья, поэтому для опытного врача одного внешнего осмотра бывает недостаточно. Нужны инструментальные исследования с привлечением других опытных специалистов. Самый последний, самый убедительный вид диагностики – вскрытие пациента. Оно производится тогда, когда иные методы не дали ответа на главный вопрос о причине болезни. Есть понятие самодиагностики, когда пациент ощущает, что с ним что-то не в порядке и пытается найти причину. Однако самодиагностика может лишь установить факт недомогания, но никогда не может указать причину. Для постановки точного диагноза нужен квалифицированный специалист – врач. Проблема достоверной диагностики, пожалуй, самая большая и пока нерешенная проблема медицины.

Самолечение опасно, и точно так же опасны неквалифицированные попытки исправить ситуацию в клубе, если их предпринимает непрофессионал, который часто пользуется неадекватными методами «лечения». Например, при снижении прибыли предприятия чаще всего начинается экономия на всем подряд. Урезают или задерживают зарплату – разбегаются специалисты. Неоправданно уменьшается рекламный бюджет – поток клиентов иссякает. Экономия на подборе и обучении персонала приводит к тому, что продажи падают до нуля. В результате клуб постепенно «заболевает» еще тяжелее и часто просто прекращает работу.

Роль диагностики для коммерческого предприятия играет аудит. Когда на предприятии возникают случайные, редкие ситуации невыполнения финансового плана – это симптом начала «заболевания» клуба. Если не выявить причины, тогда ситуации невыполнения начинают учащаться, вплоть до перехода в «хроническую форму» - перманентное состояние убытка. Определить наличие проблемы легко, индикатором её существования становится снижение финансовых показателей, и это может понять любой руководитель. Неопытный руководитель склонен искать причины во внешних обстоятельствах. Однако любые неблагоприятные моменты в работе предприятия, случайные или постоянные, обычно имеют внутренние причины. Читатель может возразить, что бывают ситуации, когда снижение выручки и прибыли обусловлено неблагоприятными внешними факторами, например, деятельностью конкурентов или резким ухудшением экономической ситуации. Это бывает, но автор призывает обратить внимание оппонентов на то, что нигде, никогда, ни в одной сфере деятельности стагнация не охватывает все предприятия. Одни падают, зато другие неизбежно растут, и происходит своеобразное перераспределение человеческих и финансовых ресурсов. Люди уходят из одного клуба в другой – и не более того. Так почему же они уходят из вашего клуба к конкуренту, а не наоборот? Весь материал данной книги посвящен тому, как фитнес-клубам обезопасить себя и от влияния конкурентов, и от скачков конъюнктуры. Для этого нужно совсем немного: профессионально создать клуб и профессионально им управлять. Те ошибки, которые приводят к проблемам с выполнением плана, обусловлены либо непрофессионально разработанной концепцией проекта, либо неадекватным, непрофессиональным управлением. Выявленные в процессе аудита концептуальные ошибки лечить трудно, потому что почти всегда они связаны с ошибками архитектурно-проектировочного характера, то есть неправильной экспликацией помещений, неудобными логистическими схемами. Такие ошибки иногда невозможно исправить, так как коррекция потребует огромных затрат, которые еще больше усугубят финансовое положение «больного» клуба. Однако концепция проекта включает в себя не только проектные решения. Важной составляющей концепции является модель управления и все, что входит в этот комплекс понятий, от штатного расписания до системы документальной и юридической оболочки деятельности, речь о которой пойдет в следующей главе книги. Модель управления, как составляющую концепции можно корректировать в довольно широких пределах. Например, можно изменить структуру и численность штата, а также систему выплаты заработной платы. Можно изменить прейскурант, ассортимент программ, можно даже изменить уровень компетентности специалистов, и все это не потребует таких масштабных затрат, какие были бы необходимы для изменения проектных решений. Концептуальные архитектурно-планировочные ошибки исправить невозможно, однако практически всегда можно скомпенсировать их негативное влияние позитивными изменениями в модели управления, причем существенно дешевле. Если человек родился без ног, то они не вырастут никогда. Зато можно предложить ему протезы, которые позволят если не бегать, то уверенно ходить. Однако в любом случае следует начать с постановки диагноза – аудита клуба.

Аудитом или аудиторской проверкой в широком смысле слова и в соответствии с правилами сложившейся деловой лексики, называется процедура независимой проверки и оценки отчётности, данных учёта и деятельности организации. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчётности организаций с целью выражения мнения о её достоверности. Целесообразно подробно разобрать особенности такого финансового аудита, чтобы отделить его от общего аудита фитнес-клуба.

Точный анализ только финансовой составляющей деятельности клуба требует высокопрофессионального подхода специалиста, который оперирует финансами. Этот анализ могут провести лишь профессиональные, лицензированные аудиторы – специалисты по финансам и налогам. Они проводят так называемый специализированный аудит. Эти специалисты, как правило, не разбираются в фитнес-бизнесе, зато они прекрасно разбираются в общих правилах любой коммерческой деятельности и налоговом законодательстве. Не случайно аудиторские компании работают только по лицензии. Это означает, что они отвечают за результаты своего анализа и данных рекомендаций, и не перед заказчиком, а перед государством.

Специализированная аудиторская проверка может быть как обязательной, которая проводится в соответствии с требованием закона, так и инициативной, которая проводится по инициативе собственников или топ-менеджмента фитнес-клуба. Перечень предприятий и учреждений, подлежащих обязательному аудиту, определен Федеральным Законом №307 «Об аудиторской деятельности». В частности, ежегодно обязательную аудиторскую проверку должны проходить:

● открытые акционерные общества (ОАО),

● компании с оборотом более 400 миллионов рублей;

● компании суммой активов свыше 60 миллионов рублей.

Основная цель проведения инициативного аудита - получение достоверной информации о реальном положении дел в компании. Учитывая, что такой аудит инициируется непосредственно руководством организации или собственниками бизнеса, его цель всегда связана с увеличением прибыли или же минимизацией убытков и рисков.

Инициативный аудит позволяет проверить работу всех финансовых структур компании, собрать данные, зачастую недоступные руководителю, выявить возможные слабости позиций компании и предугадать возможные проблемы в дальнейшем развитии.

Инициативный аудит используется не только для создания среза данных о деятельности предприятия в качестве базы для принятия стратегических решений, но и в качестве средства осуществления контроля над менеджментом предприятия, оценки его эффективности, оценки возможных инвестиций или в качестве предпродажной экспертизы компании.

Инициативный аудит может касаться как деятельности организации в целом, например, для предоставления отчёта для партнёров или возможных инвесторов, так и касаться определённых специализированных аспектов работы, например, налоговой отчётности. Его применяют в качестве средства защиты от санкций или, к примеру, расчётов с партнёрами. Аудит - непременная принадлежность процедуры продажи клуба, о которой мы говорили выше. Как правило, независимо от тематики проверки, основная цель – это подтверждение достоверности тех или иных отчетных данных компании.

Главный документ, который получает компания в результате проведения обязательной аудиторской проверки, — это аудиторское заключение, дающее оценку достоверности финансовой отчетности компании. Форма и структура аудиторского заключения четко определена стандартами аудиторской деятельности. Этот документ фиксирует мнение аудитора о достоверности финансовой отчетности. Получив аудиторское заключение, компания выполняет требование российского законодательства. Этот отчет служит защитой компании на этапе общения с любыми государственными органами.

Аудиторская проверка предполагает определенный алгоритм проведения.

Первое условие качественного аудита – тщательный сбор информации. На этапе исследования собирается разносторонняя информация о предприятии, формализуются задачи заказчика. Цель – определить ключевые вопросы и основные риски клиента. Решив поставленные на этапе исследования задачи, можно приступать непосредственно к аудиту.

Как правило, аудиторская проверка включает три этапа:

● планирование (составление программы аудита) и подготовительный этап,

● проведение проверки, сбор аудиторских доказательств,

● систематизация информации и подготовка итоговых документов.

Разумеется, специализированная аудиторская деятельность подлежит лицензированию (аттестации). Аттестацию осуществляет Министерство Финансов Российской Федерации. До 2012 года существовало четыре вида сертификатов:

● общий аудит,

● аудит финансово-кредитных учреждений,

● аудит страховых компаний,

● аудит бирж и фондов.

С 2012г. вводится общий квалификационный аттестат, определяющий право аудитора проводить проверки всех предприятий и учреждений в Российской Федерации. Наличие сертификата нового образца показывает соответствие аудитора требованиям современных стандартов.

В соответствии с Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» N 307-ФЗ от 30.12.2008 и Федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности аудиторские организации обязаны создать и поддерживать внутреннюю систему контроля качества проводимых ими аудиторских проверок. СРО (саморегулируемые организации) аудиторов, аккредитованные при Минфине России, реализуют функции по контролю качества деятельности аудиторских организаций—членов СРО аудиторов.

Предметом внешнего контроля качества работы является соблюдение аудиторской организацией требований настоящего Федерального закона, стандартов аудиторской деятельности, правил независимости аудиторов и аудиторских организаций, кодекса профессиональной этики аудиторов.

Результатом специализированного аудита является отчет, в котором:

● оценивается результат работы компании,

● анализируются возможные риски (управленческие, налоговые, правовые),

● описываются допущенные ошибки и указываются методы их устранения,

● приводится правовое обоснование по любым спорным вопросам.

Общая стоимость и сроки аудиторских услуг рассчитывается как произведение двух показателей: применяемой тарифной ставки и плановой трудоемкости работ.

Специалисты по специализированному аудиту, как говорилось выше, не понимают специфики фитнес-бизнеса, поэтому их работа касается только анализа финансовой составляющей деятельности, в основном, на соответствие налоговому законодательству. Однако для «лечения» клуба этого мало, поэтому целесообразно обратиться к общему аудиту. Общий аудит предполагает не только постановку диагноза, не только назначение курса лечения, но и дальнейший контроль до полного выздоровления клуба.

В рамках общего аудита анализируются следующие составляющие работы фитнес-клуба:

· Концептуальная, в которой анализируется и оценивается общая концепция проекта,

· Ассортиментная, в которой анализируется и оценивается ассортимент услуг,

· Экономическая, в которой анализируется и оценивается экономическое состояние клуба, при этом иногда производятся «обратные» экономические расчеты с целью определения реальной себестоимости услуг клуба,

· Ценовая, в которой анализируется и оценивается прейскурант, особенно с учетом произведенного «обратного» экономического расчета,

· Юридическая, в которой анализируется и оценивается весь документооборот, от системы приказов до договоров, правил, стандартов, должностных инструкций и других документов,

· Кадровая, в которой анализируется и оценивается уровень профессиональной подготовки коллектива, адекватность штатного расписания и политики в области заработной платы,

· Маркетинговая, в которой анализируется и оценивается реальное положение клуба на рынке по отношению к конкурентам, рекламная деятельности и другие мероприятия по продвижению услуг.

Исследования по каждой составляющей включают в себя такие структурные части:

· Сбор информации

· Анализ информации

· Выводы

· Рекомендации

· Оценки рисков, возникающих вследствие невыполнения рекомендаций.

Следует сделать принципиальное замечание: профессиональный специалист никогда не будет давать заказчику аудита рекомендации, связанные с большими дополнительными затратами. В этом случае теряется смысл аудита как мероприятия, которое поможет предприятию уменьшить убытки. Хотя, честно говоря, иногда сталкиваешься с такими «фитнес-проектами», что хочется сказать владельцу: «Взорви ЭТО, и мы построим на освободившемся месте нормальный работающий клуб. ЭТО уже не реанимировать». Но так говорить нельзя.

Результаты работы представляются заказчику в виде структурированного отчета, причем объем этого отчета обычно достаточно большой, 100-200 страниц печатного текста, поскольку необходимо подробнейшим образом обсудить каждую проблему, доказать, что это действительно проблема, а не домыслы, и точно, по пунктам, расписать рекомендации и последовательность действий по выводу клуба из сложной ситуации. Это необходимо потому, что читатель отчета – неопытный или заблуждающийся руководитель, в противном случае необходимости в аудите не было бы вообще. Заказчик должен понять смысл всех рекомендаций предельно точно. Важнейшей заключительно частью аудиторской работы является представление алгоритма контроля, то есть плана-графика, в котором указан порядок и последовательность контроля изменений, которые проводит инициатор аудита - руководитель фитнес-клуба. Куратором и контролером выступает тот, кто проводил аудит. Однако главной специфической особенностью аудита в фитнесе является продолжение сотрудничества между заказчиком и аудитором даже по завершении договорного периода деятельности. Другими словами, аудитор не только ставит диагноз, но активно, в режиме реального времени, контролирует лечение клуба, иногда в течение нескольких лет, до окончательного выздоровления, да и после него периодически проводит «контрольные осмотры» и затребует «анализы» в виде отчетов по экономике.

Теоретически руководство клуба может осуществить аудит собственными силами, то есть осуществить внутренний аудит, но на практике это сделать довольно сложно.

Во-первых, квалифицированный специалист имеет большую фактическую базу для сравнения и анализа, поскольку работал со многими клубами и в состоянии выделить общие и частные проблемы.

Во-вторых, чтобы увидеть неочевидные ошибки, иногда нужен свежий взгляд со стороны, поскольку ни один руководитель не может относиться к своему детищу абсолютно объективно и оценивать его беспристрастно.

В любом случае некоторые элементы внутреннего аудита, пусть и не очень глубокого, в состоянии провести любой толковый руководитель фитнес-клуба.

Можно ли однозначно утверждать, что общий аудит деятельности принесет пользу любому предприятию? Ни в коем случае.

Во-первых, руководитель предприятия, которое работает в рамах закона и приносит устойчивую прибыль инвестору, может позволить себе даже не знать ни этого понятия, ни этого слова. Никому не придет в голову заказывать аудит прибыльного клуба.

Во-вторых, результаты аудита заключаются отнюдь не в том, что заказчик получает на руки толстый том аудиторского отчета, пусть даже с подробными объяснениями и рекомендациями. Главное – внедрение обоснованных рекомендаций в практику. Иногда они могут показаться настолько радикальными, что вызывают недоумение, чувство внутреннего протеста и даже чувство враждебности по отношению к специалисту, который представляет результаты аудита. Иногда больной человек точно так же реагирует на радикальную схему лечения, предложенную врачом, особенно, если у больного имеют место проявления инфантилизма. Точно таким же инфантилизмом восприятия, к сожалению, страдают многие руководители и собственники клубов. Очевидно, у них теплится детская надежда, что придет волшебный специалист, взмахнет волшебной палочкой, и клуб из убыточного моментально превратится в прибыльный. Естественно, когда такой руководитель видит, что все рекомендации придется осуществлять именно ему, да еще и под жестким внешним контролем, может возникнуть разочарование и даже чувство враждебности. У собственника клуба отчуждение и неприязнь к аудитору часто превалирует, потому что он воспринимает клуб как собственное дитя, у которого есть незначительные отклонения в учебе и поведении. Оказавшись в положении родителя, которому учитель аргументированно указывает на серьезные и глубокие проблемы, слабая, инфантильная личность менее всего склонна видеть себя в качестве виновника проблем. У такого человека вызывает неприязнь как раз учитель, который указывает на ошибки, и в глазах пристрастного и огорченного критикой родителя именно он предстает воплощением вселенского зла. По-человечески это понятно, потому что для признания собственных ошибок необходима внутренняя сила и настоящее мужество, да и не только в бизнесе. К сожалению, этим качеством обладают далеко не все люди.

Увы, есть неизлечимые болезни. Ошибки управления, даже самого плохого, можно исправить. Однако существуют клубы, которые изначально созданы настолько плохо, что им не поможет никакое лечение. Автору приходилось видеть такие клубы и даже работать с ними. На основании аудита такого клуба формулировалось заключение о том, что как коммерческое предприятие он безнадежен, и в качестве резюме собственнику клуба предлагалось его закрыть с минимальными потерями. Иногда глубина финансовой ямы была настолько глубокой, что заполнить её в обозримом будущем представлялось невозможным. Можно ли считать в этом случае аудит бесполезным? Нет, так как в подобных случаях убедительное заключение поможет заказчику не питать иллюзий и не вкладывать деньги в бесполезное продление существования нежизнеспособного клуба, то есть избежать еще больших потерь.

И последнее: выполнение рекомендаций аудитора не может быть частичным, так же, как не может частично реализовываться профессионально разработанная концепция проекта. Больной не может заявить доктору, что он будет принимать лишь часть лекарств, которые ему нравятся по вкусу, в этом случае не следует ожидать ответственности врача за результаты лечения. Точно так же аудитор несет ответственность за результаты своих рекомендаций только при полном, без изъятий, следовании им. Если заказчик аудита не обладает такой твёрдостью или заранее собирается выбрать из числа рекомендаций только те, которые считает приемлемыми, лучше вообще не заказывать аудит клуба. Интересно, что подобная позиция заказчика иногда проявляется уже на первичных переговорах, Многие руководители, сознавая необходимость глубокого анализа и глобальных перемен с самого начала не готовы ни к тому, чтобы узнать неприглядную правду о собственном детище, ни к тому, чтобы активно внедрять изменения в жизнь. Они априори выражают несогласие со специалистом. Иногда это принимает совершенно абсурдные формы. Один из заказчиков аудиторского процесса начал первые переговоры с оглашения целого списка позиций автора по вопросам фитнес-бизнеса, с которыми он не согласен. При этом он рассказал, что слушал лекции автора на MIOFF и прочитал пару статей. Автор заметил, что позиция потенциального заказчика выглядит примерно так же, как страстная обличительная речь больного, лежащего на операционном столе, адресованная хирургу, который уже готов к операции. При этом небезынтересно отметить и состояние больного: при смерти. Ответа не последовало. Руководитель был инициатором переговоров об аудите, почему же он с первой же минуты выражает сомнения в квалификации «доктора» и его методах «лечения» убыточного клуба, о которых на данной стадии даже не имеет ни малейшего представления? Причина в том, что он внутренне не готов расстаться со своими представлениями и даже к тому, чтобы увидеть аргументированное подтверждение их губительности для бизнеса. Другими словами, этот критически больной не верит врачу, готов услышать диагноз, но сам лезет под скальпель. Чистый абсурд. Вторых переговоров не было, потому что автор озвучил сомнение в их целесообразности, как и совместной работы. Здесь превалируют соображения чистого прагматизма: зачем затрачивать усилия для разработки весьма сложного проекта, чтобы потом затратить еще большие усилия на уговоры больного принимать лекарства и строго соблюдать режим лечения?

Тимур Беставишвили

 

[1] Источник: http://www.gkmim.ru/index.php?area=trening_2&trening=87

[2] Источник: https://ru.wikipedia.org/wiki/Ключевые_показатели_эффективности