Частина 2. Розрахунки у електронних таблицях

ЧАСТИНА 1. АВТОВВЕДЕННЯ ДАНИХ

Автозавершення введення

Цей режим введення включається (виключається) перемикачем Автозавершение значений ячеек, який розміщений на вкладці Дополнительно вікна Параметры EXCEL (вікно активізують кнопкою Office –кнопка ПараметрыEXCEL).

Режим завершення введення відслідковує процес уведення тексту і при його повторному введенні робить автоматичне заповнення комірки. Користувач вводить тільки початковий фрагмент тексту, що потім доповнюється вже автоматично. Введення завершується натисканням на клавішу < Enter >.

Крім того, створюється список усіх текстів, що були введені в поточний стовпець. Цей список викликається на екран командою Выбрать из раскрывающегося списка контекстного меню комірки. Клацання на потрібному елементі списку забезпечує його введення в комірку.

2. Автозаповнення комірок

Автозаповнення комірок здійснюється за допомогою маркера заповнення. Він відображається у вигляді чорного квадратика у правому нижньому куті активної комірки(рис. 5.1). Автозаповнення комірок діє якщо встановлено перемикач Разрешить маркеры заполнения и перетаскиваниеячеек на вкладці Дополнительно вікна Параметры EXCEL.

 

Рис. 5.1 – Маркер заповнення

 

2.1. Автозаповнення комірок довільними значеннями.

Після наведення покажчика миші на маркер заповнення покажчик перетвориться в чорний хрестик «+». Якщо після цього натиснути ліву клавішу миші і, не відпускаючи її, провести по комірках, які розташовані поруч з активною коміркою (по рядку або по стовпцю), то відбудеться їх автоматичне заповнення даними.

Якщо в активній комірці містяться текстові або числові значення, то після того як клавіша миші буде віджата, всі виділені комірки заповняться цими значеннями. Якщо – календарна дата або час доби, комірки заповняться зростаючою послідовністю цих значень.

 

2.2. Автозаповнення комірок за списком.

Можна автоматично вводити дані, відповідно до заздалегідь сформованого спискуавтозаповнення. Переглянути вже існуючі списки автозаповнення, а також внести в них зміни, видалити і створити нові,можна за допомогою вікна Списки (рис. 5.2). Вікно активізують, використовуючи кнопку Изменить списки вкладки Основные вікна Параметры EXCEL. У вікні Списки у області Списки відображені усі вже наявні списки і є пункт Новый список. Вибравши його, в області Элементы списка вводять елементи нового списку, розділяючи їх комою і пробілом (або натисканням на клавішу < Enter >). Процес завершується клацанням на кнопці Добавить.

Рис. 5.2 – ВікноСписки

Щоб заповнити комірки за списком автозаповнення виконують такі дії:

· в обрану комірку вводять один з елементів списку;

· за допомогою маркера заповнення виділяють необхідну кількість суміжних комірок стовпця або рядка;

· після відпускання клавіші миші комірки заповняться елементами списку.

Якщо виділено комірок більше, ніж значень у списку, то список буде повторюватися спочатку.

2.3. Створення прогресій.

Суміжні комірки стовпця або рядка можна автоматично заповнити послідовністю значень (будь-яких, крім часу) у вигляді прогресії.

Для цього потрібно активізувати вікно Прогрессия (рис. 5.3), засобами якого забезпечується автозаповнення діапазону комірок значеннями таких типів прогресій:

арифметична – значення кожної наступної комірки дорівнює значенню попередній плюс значення кроку;

геометрична – значення кожної наступної комірки дорівнює значенню попередньої, помноженому на значення кроку;

дати – послідовність створюється по днях, робочих днях, місяцях або роках;

автозаповнення – засновано на списках автозаповнення.

Рис. 5.3 – Вікно Прогрессия

Після введення першого значення прогресії, вікно Прогрессия активізують за допомогою команди Прогрессия кнопки Заполнить (рис. 5.4). Вона знаходиться у групі Редактирование вкладки Главная.

Рис. 5.4 – Список команд кнопки Заполнить

У вікні Прогрессия задають порядок розміщення значень прогресії (по строкам або по столбцам), її тип, крок (Шаг) та останнє значення (Предельноезначение).

Зауваження 1.

Якщо заздалегідь відомо, скільки значень прогресії потрібно ввести, то прогресію можна створити в такий спосіб:

· спочатку ввести у комірку перше значення прогресії,

· потім виділити цю комірку та маркером заповнення виділити потрібну кількість комірок, буксируючи його правою клавішею миші,

· після відпускання клавіші скористатися командою Прогрессия спеціального контекстного меню. З’являється однойменне вікно, де встановлюють необхідні параметри.

Прогресія з’являється після клацання на кнопці ОК.

Зауваження 2. Створити прогресію арифметичну або з календарних дат можна ще в такий спосіб. Спочатку ввести перше значення, потім – друге значення прогресії. Далі виділити комірки з введеними значеннями і маркером заповнення виділити потрібну кількість комірок лівою клавішею миші.

 

ЧАСТИНА 2. РОЗРАХУНКИ У ЕЛЕКТРОННИХ ТАБЛИЦЯХ

1. Основні відомості по роботі з формулами

Обчислення в таблицях Excelвиконуються за допомогою формул. Формула – це набір констант, посилань на комірки й імен функцій, які об’єднуються знаками математичних операцій. Введення формули в комірку починається зі знака дорівнює "=". В формулі можуть використовуватися такі знаки математичних операцій: +, -, *, /, ^. Порядок обчислень визначається звичайними математичними законами Результатом виконання формули є деяке нове значення, що буде відображатися у комірці, куди була введена формула.

Приклади формул: =(А4+В8)*36; =F7*С14+СУММ(B12:В15).

Константи − числові значення, які вводяться в формулу і не можуть змінюватися під час копіювання формул.

Посилання на комірку або групу комірок – спосіб, яким вказується адреса конкретної коміркиабо кількох комірок. Значення порожньої комірки дорівнює нулю.

Посилання на коміркибувають трьох типів: відносні, абсолютні та змішані.

Відносніпосилання використовуються при завданні посилання на комірку або діапазон комірок методом вказування. Адресу на окрему коміркупозначають її координатами (наприклад, F7). Відносне посилання сприймається як вказівка маршруту до адресованої комірки від комірки, що містить формулу. При копіюванні або переміщенні формули відносні посилання будуть автоматично змінені з урахуванням напрямку копіювання таким чином, що маршрут збережеться. При цьому адресуватися у формулі буде вже інша комірка.

Абсолютне посилання задає абсолютні координати комірки у робочому листі (щодо верхнього лівого кута електронної таблиці). Адресу комірки позначають її координатами у сполученні зі знаком $ ( наприклад,$F$7). Ввести знак $ до посилання на комірку можна за допомогою функціональної клавіші < F4 >, або – з клавіатури. При копіюванні або переміщенні формули абсолютне посилання на комірку змінено не буде, і на новому місці скопійована формула буде посилатися на ту ж саму комірку.

Змішанепосилання – це комбінація попередніх типів (наприклад,F$7; $F7).

При копіюванні або переміщенні формули абсолютна частина посилання (із символом $)не зминеться, а відносна частина посилання зміниться відповідно до напрямку копіювання або переміщення.

Для звертання до групи коміроквикористовуються спеціальні символи:

: (двокрапка) − формуєзвертання до діапазону комірок. Наприклад,С4:D6 − звертання докомірок С4, С5, С6, D4, D5, D6.

; (крапка зкомою) − позначає об’єднаннякомірок. Наприклад, D2:D4; D6:D8; Е5 − звертання докомірок D2, D3, D4, D6, D7, D8, Е5.

Будь-яка формула може вводитися в вибрану комірку робочого листа вручну. З метою економії часу і виключення помилок введення, посилання на комірки або їхні діапазони можна включати у формулу за допомогою миші. Для цього досить виділити потрібну комірку або діапазон.

Завершується введення формули натисненням на клавішу < Enter >. У комірці з'являється результат обчислення по формулі. Якщо зробити комірку активною, то сама формула відображається в рядку формул. Щоб побачити формулу на робочому листі,потрібно встановити прапорець Показыватьформулы, а не ихзначения навкладці Дополнительно вікна ПараметрыExcel. Щоб відобразити формули можна такожскористатися кнопкою Показать формулы вкладки Формулы вікнаExcel.

Редагування формул здійснюється прямо в комірці після подвійного клацання мишею на ній. Всі комірки, від яких залежить значення формули, виділяються кольоровими рамками, а самі посилання відображаються в комірці з формулою таким самим кольором. Це полегшує редагування і перевірку правильності формул.

Формула також легко редагується прямо в рядку формул і реалізується клацанням на кнопці (Ввод).

Зауважимо, що формули наново переобчислюються, коли вносяться зміни в комірки, які зазначені у формулах. Таким чином комірка із формулою стає залежною від інших комірок таблиці. Тому, розрахунки завжди виконують за допомогою формул, навіть якщо операцію легко виконати в «розумі». Це гарантує, що наступне редагування таблиці не порушить її цілісності і правильності обчислень.

Зауваження. Режим переобчислювання формул можна відключити. Для цього на вкладці Формулы вікна Параметры Excel у групі Параметры вычислений замість перемикача «автоматически» установлюють перемикач «вручную».

Щоб заповнити схожими формулами рядок або стовпець робочого листа, треба один раз ввести формулу, а потім її скопіювати. Копіювання формул, як правило, виконують одним з двох способів.

1 спосіб.

Для копіювання покажчик миші наводять намаркер заповненнякомірки з формулою.Він перетворюється в чорний хрестик.

Клацають мишею і, не відпускаючи клавішу, проводять в потрібному напрямку уздовж рядка або стовпця.

2 спосіб.

Потрібно виділити діапазон, для якого обчислюється формула, увести формулу, а потім натиснути комбінацію клавіш < CTRL >+< ENTER >.

2. Використання стандартних функцій

Стандартні функції використовуються тільки у формулах. Виклик функції складається з вказівки у формулі імені функції, після якого в скобках указують список параметрів. Якщо їх кілька, то вони розділяються точкою з комою. У якості параметра може використовуватися число, адрес комірки або довільне вираження.

Після введення в комірку знака дорівнює "=" у поле імені комірки рядка формул з'являється список функцій, який розкривається (рис. 5.5).

Він містить імена десятьох функцій, що використовувалися останніми, а також пункт Другиефункции.

 

Рис. 5.5– Список функцій, який розкривається, поля Имя

Використання пункту Другиефункции призводить до запуску майстра Мастерфункций. З'являється його діалогове вікно Мастерфункций - шаг 1 из 2 (рис. 5.6), яке дає змогу вибрати будь-яку функцію для вставлення в формулу.

У списку Категория вибирається категорія, до якої належить функція, а в списку Выберитефункцию –конкретна функція даної категорії. Виділивши потрібну назву функції, можна побачити її формат та опис призначення. Клацання на кнопці ОК призводить до активізації вікна другого кроку майстрафункцій Аргументыфункции, яке містить поля для введення аргументів функції(рис. 5.7).

Рис. 5.6– Вікно першого кроку майстра функцій

Якщо назву аргументу виділено напівжирним шрифтом, то його введення є обов'язковим. У противному випадку аргументи можна не вводити, їх значення приймаються за замовчанням. Нижче полів введення приводиться стислий опис функції і призначення її аргументів.

Рис. 5.7– Вікно другого кроку майстра функцій Аргументыфункции

Аргументи вводять безпосередньо в рядок формул або в поля діалогового вікна. Якщо вони є посиланнями на комірки, то їх можна ввести шляхом виділеннявідповідних комірок прямо на робочому листі. Поля для введення таких аргументів мають кнопки мінімізації вікна (). Клацання на кнопці призводить до мінімізації вікна, що полегшує вибір потрібних комірок(рис. 5.8).

Рис. 5.8–Введенняаргументу з робочого листа

Для повернення у вікно Аргументы функции потрібно клацнути на кнопцівідновлення вікна . Після введення всіх аргументіву діалоговому вікні можна побачити значення функції. Клацанням на кнопці ОК воно вставляється в комірку, до якої було введено знак дорівнює перед активізацією майстра функцій.

Якщо після введення в комірку знака дорівнює "=" у списку функцій поля імені комірки клацнути на імені зі списку раніше використаних функцій (див. рис. 5.5), то активізується відразу вікно другого кроку майстра функцій. Для вставки функції в комірку достатньо ввести необхідні аргументи у полядіалогового вікната клацнути на кнопці ОК.

Майстер функцій можна також активізувати кнопкою Вставитьфункцию рядка формул, або виконавши дії: вкладка(вікна Excel) Формулы –кнопка Вставитьфункцию.

3. Підсумкові обчислення

Підсумкові обчислення забезпечують одержання числових характеристик, які описують визначений набір даних у цілому. Наприклад, є можливість обчислення суми значень, які входять у набір, їх середнього значення й інших статистичних характеристик. Такі операції виконують за допомогою стандартних функцій.

Особливість використання підсумкових функцій полягає в тому, що при їх завданні програма намагається визначити, у яких комірках знаходиться оброблюваний набір, а також автоматично задати параметри функції. Як правило параметром підсумкової функції є діапазон комірок.

Найбільш типовою для підсумкових обчислень є функція підсумовування (СУММ).Вона обчисляє сумарне значення чисел одного стовпця, розташованого над поточною коміркою або рядка, розташованого зліва від поточної комірки. Крім того до підсумкових функції можна віднести такі функції: МАКС – обчислює максимальне число будь-якого діапазону, СРЗНАЧ – середнє значення, СЧЕТ – кількість комірок із числами в діапазоні, ДИСП – обчислює дисперсію та інші.

Усі такі функції можна вставити у комірку за допомогоюмайстра функцій. Однак, деякі з них дублюється кнопкою Автосумма вкладки Главная (рис. 5.9). Щоб обчислити, наприклад, суму, рамку виділення поміщають під стовпчиком чисел або справа від рядка. Потім роблять клацання на кнопці Автосумма і натискають на клавішу < Enter >.

Рис. 5.9– Список команд кнопки Автосумма

Для обчислення інших підсумкових значень зі списку кнопки Автосумма вибирають відповідну команду.

Автоматичне визначення діапазону не виключає можливості редагування формул з підсумковими функціями. Можна вточнити діапазон, що був обраний автоматично, а також задати додаткові параметри. Наприклад, визначити значення суми прямокутного блока комірок або для несуміжних комірок.

Зауваження. На вкладці Главная є кнопка Сумма, яка має таке саме призначення, як і кнопка Автосумма.

Є можливість формування підсумкових значень також поза робочим листом, що використовуються для аналізу й оцінки виділеного діапазону даних робочого листу. Тип підсумкового значення (середнє, кількість значень і чисел, максимум та ін.) задається за допомогою команд спеціального контекстного меню, яке активізується клацанням правої клавіші миші на рядку стану вікна Excel.

Вибране користувачем підсумкове значення виділеного об'єкта робочого листка відображається в рядку стану.

 

4. Повідомлення про помилки

Якщо формула в комірці не може бутиобчислена, MS Excel виводить в цю коміркуповідомлення про помилку.

Значення повідомлень про помилки:

#### − ширина комірки не дозволяєвідобразити число в заданому форматі;

#ИМЯ? − MS Excel не зміг розпізнатиім’я, використанеу формулі;

#ДЕЛ/0! − у формуліробиться справа ділення на нуль;

#ЧИСЛО! − порушені правила завдання операторів, прийняті в математиці;

#Н/Д–у якості аргументу заданепосилання на порожню комірку;

#ПУСТО! − невірно зазначене перетинання двох областей, які не мають загальних комірок;

#ССЫЛКА! − в формулі заданепосилання на неіснуючу комірку;

#ЗНАЧ! − використаний неприпустимий тип аргументу.