Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


ѕравила контрол€ и виды: предварительный, текущий, заключительный.

“ема 5.1.  онтроль результатов работы функционального подразделени€

 онтроль: пон€тие и сущность. Ётапы контрол€: выработка стандартов и критериев, сопоставление с реальными результатами, коррекци€.

 

ѕравила контрол€ и виды: предварительный, текущий, заключительный.

 онтроль - это критически важна€ и сложна€ функци€ управлени€. ќдна из важнейших особенностей контрол€, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.  онтроль не может оставатьс€ прерогативой исключительно менеджера, назначенного Ђконтролеромї, и его помощников.  аждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществл€ть контроль как неотъемлемую часть своих должностных об€занностей, даже если никто ему специально этого не поручал.  онтроль есть фундаментальный элемент процесса управлени€. Ќи планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельз€ рассматривать полностью в отрыве от контрол€. ƒействительно, фактически все они €вл€ютс€ неотъемлемыми част€ми общей системы контрол€ в данной организации.

ѕредварительный контроль. ÷ель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений. ѕланирование и создание организационных структур редко относ€т к процедуре контрол€, но тем не менее они позвол€ют осуществл€ть предварительный контроль над де€тельностью организации. Ётот вид контрол€ называетс€ предварительным потому, что осуществл€етс€ до фактического начала работ. ќсновными средствами осуществлени€ предварительного контрол€ €вл€етс€ реализаци€ определенных правил, процедур и линий поведени€. ѕоскольку правила и линии поведени€ вырабатываютс€ дл€ обеспечени€ выполнени€ планов, то их строгое соблюдение - это способ убедитьс€, что работа развиваетс€ в заданном направлении. јналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управлени€ квалифицированных людей, все это будет увеличивать веро€тность того, что организационна€ структура будет работать так, как задумано. ¬ организаци€х предварительный контроль используетс€ в трех ключевых област€х - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

„еловеческие ресурсы. ѕредварительный контроль в области человеческих ресурсов - это тщательный анализ тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы дл€ выполнени€ тех или иных должностных об€занностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. ƒл€ того, чтобы убедитьс€, что принимаемые работники окажутс€ в состо€нии выполнить порученные им об€занности, необходимо установить минимально допустимый уровень образовани€ или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представл€емые нанимаемым. —ущественно повысить веро€тность привлечени€ и закреплени€ в составе организации компетентных работников можно также путем установлени€ справедливых размеров выплат и компенсаций, проведени€ психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. ¬о многих организаци€х предварительный контроль продолжаетс€ и после их найма в ходе курса предварительного обучени€. ќбучение позвол€ет установить, что же дополнительно нужно добавить и руковод€щему составу, и р€довым исполнител€м к уже имеющимс€ у них знани€м и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих об€занностей.

ћатериальные ресурсы. ќчевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырь€ невозможно. ѕоэтому промышленные фирмы устанавливают об€зательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов.  онтроль осуществл€етс€ путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведени€ физических проверок соответстви€ поступающих материалов этим требовани€м. ќдин из способов предварительного контрол€ в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставл€ть материалы, соответствующие техническим услови€м.   методам предварительного контрол€ относитс€ также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном дл€ того, чтобы избежать дефицита.

‘инансовые ресурсы. ¬ажнейшим средством предварительного контрол€ финансовых ресурсов €вл€етс€ бюджет, который позвол€ет также осуществить функцию планировани€. Ѕюджет дает уверенность: когда организации потребуютс€ наличные средства, эти средства у нее будут. Ѕюджеты устанавливают также предельные значени€ затрат и не позвол€ют отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

“екущий контроль. ÷ель: вы€вить и своевременно просечь нарушени€ и отклонени€. ќсновываетс€ на обратной св€зи, текущий контроль осуществл€етс€ непосредственно в ходе проведени€ работ. „аще всего его объектом €вл€ютс€ подчиненные сотрудники, а осуществл€етс€ их непосредственным начальником. –егул€рна€ проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонени€ от намеченных планов и инструкций. “екущий контроль не проводитс€ буквально одновременно с выполнением самой работы, а базируетс€ на измерении фактических результатов. ƒл€ того чтобы осуществл€ть текущий контроль, аппарату управлени€ необходима обратна€ св€зь.

—истемы обратной св€зи. ќбратна€ св€зь - это данные о полученных результатах. ѕростейшим примером обратной св€зи €вл€етс€ сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. —истемы обратной св€зи позвол€ют вы€вить множество непредвиденных проблем и скорректировать линию поведени€ так, чтобы избежать отклонени€ организации от пути к поставленным перед нею задачам.

¬се системы с обратной св€зью:

1. »меют цели;

2. »спользуют внешние ресурсы;

3. ѕреобразуют внешние ресурсы дл€ внутреннего использовани€;

4. —лед€т за значительными отклонени€ми от намеченных целей;

5.  орректируют эти отклонени€ дл€ того, чтобы обеспечить достижение целей.

«аключительный контроль. ÷ель: ”становить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. —крыть упущени€ и недостатки. ¬ рамках заключительного контрол€ обратна€ св€зь используетс€ после того, как работа выполнена. Ћибо сразу по завершению контролируемой де€тельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваютс€ с требуемыми. ’от€ заключительный контроль осуществл€етс€ слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновени€, тем не менее, он имеет две важные функции:

- дает руководству организации информацию, необходимую дл€ планировани€ в случае, если аналогичные работы предполагаетс€ проводить в будущем; дает возможность оценить, насколько реалистично были составлены планы и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

- способствовует мотивации.

≈сли руководство организации св€зывает мотивационные вознаграждени€ с достижением определенного уровн€ результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измер€ть точно и объективно.

»тогова€ документаци€ по контролю. ћенеджер должен уметь грамотно оформл€ть итоговую документацию по контролю. Ќужно знать критерии оценки выполнени€ задани€. ≈сли такие критерии представл€ют собой количественные или качественные показатели, то оценить работу не так уж и сложно. Ќо если выполненную работу в таких показател€х оценить нельз€, то возникает проблема, как проконтролировать выполнение задани€.

ƒл€ облегчени€ контрол€ за сложными производственными процессами можно составить полный список различных этапов и действий, направленных на успешное решение. ќднако существуют более современные методы. ќдним из таких методов €вл€етс€ графическое представление проекта или задани€, которое делает процесс выполнени€ задани€ и контроль над ним более легким и интересным. ќсобенно это важно дл€ сложных заданий. ƒл€ этого используютс€ линейные, потоковые и другие виды диаграмм.

Ћинейные диаграммы Ч один из самых простых и распространенных приемов, используемых дл€ иллюстрации и контрол€ процесса выполнени€ задани€. “акие диаграммы иногда называют диаграммами √антта, по имени инженера √. Ћ. √антта. ћенеджеру достаточно даже бегло взгл€нуть на такую диаграмму, чтобы легко пон€ть, на какой стадии находитс€ выполнение задани€ к любой заданной дате, а также иметь возможность сравнить реальное положение дел с планом.

 

Ћинейна€ диаграмма состоит из трех основных элементов. ќсь времени задает шкалу, на которой оцениваетс€ достигнутый результат. Ќа ней размещаютс€ любые необходимые единицы измерени€: дни, недели, мес€цы или те, которые будут наиболее целесообразны дл€ каждого конкретного случа€. ќбычно врем€ откладываетс€ вдоль горизонтальной оси X.

ќсь этапов. Ётапы подразумевают отдельные действи€, которые работники должны выполнить, продвига€сь от одной контрольной точки к другой. ќбычно эти этапы отмечаютс€ в хронологическом пор€дке по оси Y.

Ћинии. Ёто отрезки пр€мых, которые рисуютс€ на диаграмме. ќни обозначают промежутки времени, за которые по плану следует выполнить определенные этапы.  ороткие отрезки обозначают короткие интервалы времени, длинные отрезки Ч длинные интервалы времени.

ѕреимуществом линейной диаграммы считаетс€ то, что, завершив выполнение какого-либо этапа, можно закрасить соответствующий отрезок и быстро получить нагл€дную информацию о завершенных и незавершенных этапах.

ƒиаграммы √антта отличает от других их простота, быстрота подготовки, использовани€, невысока€ стоимость. ќни прекрасно подход€т дл€ контрол€ как простых, так и сложных проектов. ќднако иногда они не могут показать последовательное развитие действий, поэтому неприемлемы дл€ очень сложных проектов.

ѕотоковые диаграммы очень хорошо иллюстрируют последовательность течени€ событий. ¬нешне потоковые диаграммы отличаютс€ от линейных, но они также состо€т из трех основных элементов.

 

Ётапы. Ќа потоковых диаграммах этапы показывают в виде стрелок, которые ведут от одного событи€ к другому и так далее, вплоть до завершени€ проекта. ѕри этом длина стрелок не об€зательно должна отражать продолжительность этапа. ќсновна€ цель стрелки в поточной диаграмме Ч проиллюстрировать последовательность и взаимосв€зь этапов друг с другом.

—обыти€. »х представл€ют в виде пронумерованных кружков, обозначающих завершение определенного этапа.

¬рем€. ”становленные интервалы времени проставл€ют на потоковой диаграмме р€дом с каждым этапом (стрелкой). ѕросуммировав эти интервалы вдоль любого определенного пути, менеджер может установить общее врем€, отпущенное на завершение данных действий.

ѕотокова€ диаграмма иллюстрирует св€зь этапов друг с другом. ќпределив самый продолжительный по времени путь, менеджер легко находит критический путь всего проекта. ѕри этом он может использовать несколько методов.

ћетод критического пути предполагает, что врем€, необходимое дл€ завершени€ каждого отдельного этапа, может быть установлено с достаточно высокой степенью точности. ƒанный метод выдел€ет этапы, определ€ющие продолжительность реализации всего проекта.

ћетод программной оценки и анализа (PERT' Ч program evaluation and review technique) Ч вариант метода критического пути, который используетс€ в том случае, если врем€ завершени€ отдельных этапов проекта не может быть точно установлено. Ётот метод определ€ет среднее значение времени дл€ возможного завершени€ проекта, учитыва€ методы статистической обработки данных. ¬ этом случае продолжительность выполнени€ каждого этапа задана.

 

ѕример сетевой диаграммы PERT дл€ проекта продолжительностью в семь мес€цев с п€тью промежуточными точками (от 10 до 50) и шестью де€тельност€ми (от A до F).

 

 роме того, менеджер может ввести балльную систему контрол€, выставл€€ баллы за каждый учитываемый в работе фактор или за поведение работников.

—оставл€€ итоговую документацию по контролю, менеджер должен уметь формально документировать результаты де€тельности работников. ќбычно работники предпри€ти€ имеют множество неформальных источников информации, касающихс€ результатов их работы. Ќеформальные источники обратной св€зи не документируютс€. ќни могут быть положительные (–абота выполнена в срок и хорошо! ћолодец!) и отрицательные (Ёто ты сделал?  ак ты мог? “ы сошел с ума!). —уществуют важные поводы дл€ проведени€ регул€рных формальных контрольных оценок результатов работы. ћенеджер должен строго документировать все задани€, поручаемые подчиненным. Ёто облегчает контроль и помогает в случае возникновени€ конфликтных ситуаций, когда подчиненный начинает отказыватьс€ от полученного задани€ или оправдывать его невыполнение. »ногда подчиненный может утверждать, что вообще не получал задани€. ћенеджер должен оценивать выполненное задание в соответствии с нормами и стандартами, прин€тыми на данном предпри€тии и в отрасли.

Ќорма Ч некоторое неофициальное поведение, которое рассматриваетс€ как общеприн€тое на рабочем месте.

—тандарт Ч формальное требование, относ€щеес€ к выполнению об€занностей непосредственно на рабочем месте.   стандартам относ€тс€: правила, прин€тые в организации; ограничени€ и установленные процедуры; трудовые об€занности и прочие формальные схемы действий, как письменные, так и устные.

¬ –оссии исторически сложилось несколько иное определение пон€тий Ђнормаї и Ђстандартї. “ак, в нашей стране стандартами называют формальные требовани€, утвержденные на самом высоком уровне управлени€ (государственном, отраслевом, на уровне предпри€ти€). ѕрочие формальные требовани€, устанавливаемые дл€ участка, цеха, отдела и предпри€ти€, называют техническими нормами. “о, что мы в данной главе определ€ем как норму, прин€то называть этическими нормами и правилами поведени€.

–ассматрива€ контроль как управленческую де€тельность, следует пон€ть, что основной его задачей €вл€етс€ количественна€ и качественна€ оценка и учет результатов работы любого предпри€ти€. √лавными инструментами выполнени€ данной функции, как уже говорилось, €вл€ютс€ наблюдение, проверка всех сторон де€тельности, учет и анализ. ¬ общем процессе управлени€ контроль выступает как элемент обратной св€зи, так как по его данным производитс€ корректировка ранее прин€тых решений и планов.

 онтроль годовых, мес€чных, недельных и дневных планов должен осуществл€тьс€ регул€рно. »тогова€ документаци€ по контролю представл€ет собой отчет в письменной форме, содержащий следующие вопросы и ответы на них:

  • „то могло быть выполнено из задуманных задач/целей?
  •  акие результаты достигнуты?
  • „то осталось несделанным и почему (установить причины, помехи)?
  • √де было потер€но врем€?
  •  акие можно сделать выводы дл€ предварительного планировани€ следующего периода (дн€, недели, мес€ца)?
  •   итоговой документации по контролю относитс€ также отчетна€ документаци€ по бухгалтерскому учету, калькул€ци€ себестоимости и статистическа€ отчетность.

 



<== предыдуща€ лекци€ | следующа€ лекци€ ==>
ѕо делам о мошенничестве, присвоении и растрате | ѕор€док организации и проведени€
ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2016-12-05; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 7715 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

∆изнь - это то, что с тобой происходит, пока ты строишь планы. © ƒжон Ћеннон
==> читать все изречени€...

561 - | 449 -


© 2015-2023 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.024 с.