Еще один путь сокращения издержек и снижения уровня сложности при построении «электронной нервной системы» — использование коммерческих программных продуктов. Для преуспевающих компаний характерно строгое соблюдение немногочисленных тщательно выверенных стандартов. В число элементов информационной инфраструктуры, для которых стандартизация оказывается максимально полезной, входят настольные компьютеры, офисное ПО для них, системы электронной почты и управления базами данных, а также сетевые сервисы.
Большинство компаний избирают в качестве стандарта настольные Windows-ПК. Многие устанавливают единый стандарт и на офисные приложения. Coca-Cola, Jiffy Lube, Glaxo Wellcome и многие другие выбрали в качестве такого стандарта интегрированный комплект офисного ПО Microsoft Office. Корпоративный настольный ПК с установленным на нем набором офисных приложений (программ для работы с электронными таблицами, средств подготовки презентаций, текстовых процессоров и систем управления базами данных) составляет основу инструментария, необходимого каждому работнику интеллектуального труда. Единство набора офисных приложений выгодно не только в рамках одной организации, но и для групп сотрудничающих компаний. Я просто не представляю себе, как бы смогли мы взаимодействовать со всеми своими партнерами по разработке и коммерческой деятельности, аудиторскими компаниями, консультантами по связям с общественностью и юридическими конторами, не имея возможности легко обмениваться документами, редактировать и аннотировать их. Настольные офисные приложения — это больше чем просто средство повышения производительности труда. Они служат каналами доступа к важнейшим информационным ресурсам корпорации и входят составной частью в специализированную систему информационного обеспечения основной деятельности.
Для обмена документами требуется мощная инфраструктура электронной почты. Нескоординированные решения, принимаемые на уровне подразделений, покупка компаний и другие факторы могут приводить к параллельному существованию сразу нескольких систем обмена сообщениями, некоторые из которых используются для электронной почты, а другие — для обеспечения коллективной работы. Попытки их объединения увеличивают административные издержки и затрудняют реализацию главных преимуществ электронной почты: облегчения и ускорения обмена документами и возможности интегрировать все используемые в компании приложения для автоматизации документооборота. Некоторые системы электронной почты, основанные на использовании хост-машин или технологий Интернета, плохо интегрируются с настольными программами или с Интернет-приложениями. Поэтому необходимо убедиться, что выбираемая почтовая система поддерживает платформу ПК, а также протоколы и стандарты, используемые для обмена сообщениями в Интернете. Не допускайте ошибок в этом отношении: установите единую почтовую систему для всей компании, удовлетворяющую запросам ваших работников интеллектуального труда.
Выбор системы управления базами данных сильно зависит от выбора операционной системы, поэтому можно начать с определения круга поддерживаемых ОС (по возможности узкого). Применение программных компонентов уменьшает зависимость бизнес-логики и прикладной логики от используемых СУБД, обеспечивает гибкость интеграции различных СУБД и способствует сохранению инвестиций в прикладное ПО.
Единая сетевая операционная система позволяет значительно упростить сложные в прочих отношениях комплексы базовых приложений. Люди сейчас только начинают осознавать ценность таких вещей, как всеобъемлющая модель безопасности, охватывающая и сеть, и работающие в ней приложения. Благодаря ей пользователю оказывается достаточно зарегистрироваться в системе один раз, чтобы работать со всеми приложениями, к которым он имеет допуск, будь то СУБД, программа электронной почты или веб-страница. А служба ИТ получает единый инструментарий для администрирования пользователей, приложений и различных сетевых ресурсов, таких, как принтеры. Радикально упрощается задача поиска данных в различных форматах — содержащихся в СУБД, в электронных почтовых отправлениях или любых других документах — по всей сети.
Стандартизация важнейших элементов инфраструктуры не означает, что отделам компаний и индивидуальным пользователям дозволяется работать исключительно с приложениями, предписанными в порядке «централизованного планирования». В общем случае, настаивать на использовании одного и того же пакета ПО в рамках всей организации имеет смысл только тогда, когда это оказывает влияние на обмен информацией и интеграцию. В остальном же подразделениям и различным службам должна быть предоставлена свобода выбора приложений, наилучшим образом соответствующих их особым потребностям, — в управлении проектами, подготовке печатных изданий, анализе рынка, разработке продуктов и т.п. Единственное условие — все приложения должны работать на одной платформе, а в остальном центральному отделу ИТ не имеет особого смысла вмешиваться в принятие решений на уровне отдельных подразделений.
