Документооборот и его организация.

34. Документальное оформление результатов анализа

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть объяснительная записка, справка, заключение. Объяснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления. Содержание объяснительной записки должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, объяснительная записка должна содержать общие вопросы – экономический уровень развития хозяйства, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть объяснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов. Что касается справки и заключения, то их содержание в отличие от объяснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности. Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит объяснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала. При этом не нужно стремиться дать в одной таблице все показатели работы хозяйства или бросаться в другую крайность – вводить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное количество усложняет их использование. Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования. Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принять необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает свою действенность потому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов. На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени. Результаты анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после соответствующих постановлений собраний коллектива, приказов руководства предприятия или вышестоящих органов управления. 35. Нормативно-правовая, учетная и внеучетная информация. Информационное обеспечение анализа и принятия решений по управлению финансовыми результатами деятельности организации формируется за счет следующих основных источников информации. 1. Нормативно-справочные показатели. Это различные нормы и нормативы, разработанные в рамках самой организации - нормативы численности, нормативы затрат времени, нормативы удельных расходов сырья и материалов и т.д. Данная система показателей дополняется различными показателями, действующими в целом в стране или в отрасли: нормы амортизационных отчислений, нормы отчислений прибыли в резервный фонд, ставки налогов, сроки уплаты налогов, проценты за кредит и т.д. 2. Учетные данные. К ним относят данные, которые содержат документы бухгалтерского, налогового, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичную учетную документацию, экономический паспорт организации и т.п. Среди показателей бухгалтерского (финансового) учета можно выделить следующие: величина годовой валовой прибыли, прибыли от реализации, прибыли до налогообложения, чистой прибыли и т.п. На основе этих показателей осуществляется обобщенный анализ, прогнозирование и текущее планирование прибыли. Источником такой информации являются данные бухгалтерской отчетности. Данные аналитического учета по счетам финансовых результатов расшифровывают и дополняют показатели отчетности. Показатели управленческого учета - это все необходимые показатели, формирующие информационную базу для принятия оперативных управленческих решений. Управленческий учет включает не только стоимостные, но и натуральные показатели. Данные учета могут быть структурированы в разрезе центров ответственности, видов деятельности, видов продукции, ресурсов, по регионам деятельности и т.д. 3. Внеучетные источники информации. К таким источникам относят документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, которые не перечислены ранее: - показатели, характеризующие общеэкономическое развитие страны: национальный доход, чистый доход, среднеотраслевые нормы прибыли, средние нормы банковского процента, ставки налога на прибыль, данные об инфляции и др. Эти показатели служат основой анализа и прогнозирования условий внешней среды функционирования организации, что необходимо при разработке комплексной политики управления прибылью, осуществлении инвестиционной деятельности, выявлении резервов роста прибыли; - показатели, характеризующие конъюнктуру рынка: объемы продаж, эластичность по цене и доходу, кредитные проценты в зависимости от сумм и сроков предоставления и др. Данные показатели необходимы для оценки, анализа и принятия решений в области ценовой политики и доходов по операционной деятельности, привлечения капиталов из внешних источников, осуществления долгосрочных и краткосрочных финансовых вложений и т.п.; - показатели, характеризующие деятельность конкурентов и контрагентов: а) цены на сырье, комплектующие, материалы, продукцию конкурентов, товары-заменители; б) рентабельность деятельности конкурентов и др. Перечисленные показатели используются для осуществления оперативного анализа и регулирования отдельных аспектов формирования и использования прибыли; - официальные документы, которые обязана использовать любая организация в своей деятельности: законы государства, указы и декреты президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителя организации, решения совета директоров, собрания акционеров и т.п.; - хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения судебных органов и т.п.; - материалы изучения передового опыта, приобретенные и из разных источников информации (радио, телевидение, газеты, Интернет и т.п.). 36. АРМ специалиста. Автоматизи́рованное рабо́чее ме́сто (АРМ) — программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида АС. При разработке АРМ для управления технологическим оборудованием как правило используют SCADA-системы. АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации (черезклавиатуру , компьютерную мышь, сканер и пр.) и её вывод на экран монитора, принтер, графопостроитель, звуковую карту — динамики или иные устройства вывода. Как правило, АРМ является частью АСУ. 37. История возникновения функционально-стоимостного анализа. История функционально-стоимостного анализа насчитывает более 50-ти лет. Изначально в США этот метод имел название Value analysis (VA). В 1946 г. инженер Лоуренс Д. Майлс, сотрудник отдела снабжения американской электротехнической компании «Дженерал электрик», начал проводить исследования в области методологии ресурсосбережения. В период второй мировой войны перед компанией стоял вопрос, как в связи с возросшей потребностью в военной технике, решить проблему некоторых видов стратегического сырья, в особенности тех, которые поставлялись из других стран. Инженеры были вынуждены искать замену дефицитных материалов и приспосабливать к ним существующие технические условия, технологические регламенты и т. д. Проведенные впоследствии под руководством вице-президента компании по снабжению и транспорту Гарри Л. Эрлихера анализ данных о работе изделий показал, что все замены, как правило, благоприятно влияли на стоимость изделий, причем в ряде случаев это приводило даже к получению «сверхэффекта» - улучшалось качество изделий, повышалась их надежность. Это послужило толчком к проведению исследований по замене материалов на более дешевые и получению от этой замены соответствующей прибыли. Более того, возникла идея распространить новый подход и на изделия путем пересмотра классических решений и замены их экономически более выгодными изделиями. Идею поддержало высшее руководство компании, и в 1947 году была создана группа специалистов под руководством Л. Д. Майлса, которая приступила к созданию нового метода снижения издержек производства, основанного на изыскании более экономичных способов осуществления тех или иных функций изделий, и внедрению его в производство. Эта группа, руководствуясь функциональным подходом, за 4 года проанализировала и изменила конструкции 230 изделий. В результате чего издержки на их изготовление сократились в среднем на 25 процентов без снижения качества. В 1952 году Л. Д. Майлс разработал методику, которая известна сегодня как ФСА (VA). Первые 17 лет применения метода (с 1947 по 1964 год) позволили фирме «Дженерал электрик» сэкономить в результате снижения издержек производства 200 млн. долларов. В период с 1965 по 1968 год каждый доллар, вложенный в программы ФСА, принес компании 25 долларов экономии. 38. Сущность и задачи функционально-стоимостного анализа. Функционально-стоимостный анализ (ФСА) представляет собой эффективный способ выявления резервов сокращения затрат, который основывается на поиске более дешевых способов выполнения главных функций (путем организационных, технических, технологических и других изменений производства) при одновременном исключении лишних функций. Конечная цель ФСА — поиск наиболее экономичных, с точки зрения потребителя и производителя, вариантов того или иного практического решения. Для достижения этой цели с помощью ФСА решаются следующие задачи: - дается общая характеристика объекта исследования; - производятся его детализация на функции и группировка выделенных функций на главные, вспомогательные и ненужные; - определяются и группируются затраты соответственно выделенным функциям; - исчисляется сумма затрат на изготовление изделия при исключении лишних функций и использовании других технических и технологических решений; - разрабатываются предложения по технологическому и организационному усовершенствованию производства. Объектами ФСА могут быть как отдельные виды изделий, так и технологические процессы и вообще любой процесс, связанный с затратами. Критериями выбора объекта являются показатели, характеризующие объем производства изделий, их себестоимость, уровень рентабельности, удельный вес их в общем выпуске продукции в перспективе, количество рекламаций, характер и причины брака и т.д. На основе анализа этой информации отбирается изделие, которое в первую очередь подлежит ФСА. 39. Принципы организации функционально-стоимостного анализа. С целью обеспечения наибольшей отдачи от выполнения ФСА необходимо соблюдать следующие принципы проведения аналитического исследования. Принцип ранней диагностики. Величина выявленных резервов зависит от того, на какой стадии жизненного цикла изделия проводится ФСА — предпроизводственной, производственной, эксплуатации, утилизации. Как правило, излишние затраты, в основном, закладываются на этапе проектирования. Следовательно, наибольший эффект от проведения анализа может быть получен на этом этапе, так как можно предупредить излишние затраты не только на изготовление изделия, но и на подготовку его производства. Опыт показывает, что ликвидировать ошибку при разработке изделия в 10 раз дешевле, чем в процессе производства, и в 100 раз дешевле, чем в процессе его эксплуатации потребителями. Принцип приоритета. Так как метод ФСА не имеет пока широкого распространения и не охватывает всевозможные объекты (виды продукции, технологии, процессы и т.д.), а количество специалистов, которые владеют методикой, ограничено, то в первую очередь ФСА должны подлежать изделия и процессы, которые находятся на стадии конструкторской разработки и будут производиться в больших масштабах. Это позволит, с одной стороны, максимизировать эффект ФСА при минимально возможных затратах на его проведение. Кроме того, значительный эффект, полученный в этом случае, будет способствовать более широкому признанию ФСА. Принцип оптимальной детализации. Главный смысл ФСА — выделение потребительских функций, свойственных объекту. Но если исследуемый объект достаточно сложный, то в результате его деления на функции последних может образоваться очень много (десятки, а то и сотни). Такая узкая детализация делает очень громоздкой, малопонятной программу анализа и вряд ли будет способствовать быстроте и результативности его выполнения. Поэтому на практике проблему исследования сложных объектов лучше решать в два этапа: 1) деление объекта на крупные части (отдельные узлы машин или приспособления, более-менее обособленные группы технологических операций); 2) выполнение ФСА каждого из объектов. Принцип последовательности. Выполнение комплекса работ по ФСА требует определенной последовательности исследования, прежде всего предварительного изучения будущего объекта и всех обстоятельств, которые связаны с его производством и эксплуатацией. При этом необходимо пользоваться логической схемой детализации — от общего к частному (объект — узел — функция). Результаты проведения ФСА на каждом этапе зависят от полноты и качества выполненных работ на предыдущих этапах. Принцип выделения ведущего звена (ликвидации узких мест). Почти всегда при анализе выясняется, что или в хозяйственном комплексе, или в отдельно взятом изделии существует какаято часть, которая требует больших затрат на обеспечение жизнеспособности этого объекта или сдерживает получение эффекта от его функционирования (использования). Очевидно, что с точки зрения анализа исследование наиболее целесообразно направить на ликвидацию этих сдерживающих обстоятельств или направлений. Благодаря такому выбору направлений исследования минимальные затраты на проведение ФСА активизируют всю анализируемую систему и значительно повышают общий эффект от ее функционирования. Принцип коллективного новационного творчества. Проявляется в интеграции научной интуиции и практического изобретательского опыта, направленных на генерирование новых идей, нестандартных технических и технологических решений, обеспечивающих наивысшую конкурентоспособность объекта ФСА и его экономическую эффективность. 40. Этапы проведения функционально-стоимостного анализа. При описании последовательности проведения ФСА выделяют семь этапов: подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский, разработка рекомендаций и внедрение. Подготовительный этап. Выбирается объект будущего исследования, создается временная исследовательская группа из специалистов разного направления для более полного охвата всех инженерно-экономических и технологических особенностей объекта. При отсутствии у этих специалистов опыта проведения ФСА их направляют на курсы по изучению его методики. Разрабатывается подробный календарный план выполнения исследования, оформляются все нормативные документы, связанные с проведением ФСА. Информационный этап. Главная задача — сбор, изучение и обобщение разнообразных данных об исследуемом объекте. Они должны отражать условия производства, реализации и потребления изделия, новейшие достижения в отраслях науки и техники, так или иначе связанных с этим объектом, удерживать всю без исключения технологическую и экономическую информацию, имеющую отношение к анализируемому объекту. Данный этап нередко называют фундаментом ФСА, потому что от полноты и достоверности собираемой информации во многом зависит успех последующих этапов ФСА. Аналитический этап. Проводятся детализация изучаемого объекта на функции, их классификация, определение стоимости каждой из них. Практически это означает создание функционально-стоимостной модели объекта. В результате проведенных исследований должны быть выявлены зоны наибольшей концентрации затрат (в том числе и ненужных), т.е. наиболее перспективные зоны с точки зрения задач ФСА. На основании этого формулируются задачи по усовершенствованию объекта с целью сокращения затрат на его производство, обосновываются направления дальнейшего исследования. Творческий этап. Разрабатываются варианты упрощения и удешевления конструкции изделия или технологии. Решаются задачи по совмещению функций, возможности ликвидации ненужных функций, удешевления элементов конструкции, устанавливаются разные варианты выполнения основных функций, производятся обсуждение и отбор наиболее реальных вариантов с точки зрения их реализации. Данный этап является решающим, так как именно в ходе его начинается зарождение нового, усовершенствованного объекта, очерчиваются его контуры. Исследовательский этап. Главная задача — экспериментальная проверка выдвинутых предложений. Для ее решения обычно проводятся все необходимые технические, технологические и экономические расчеты, проверяется соответствие нового варианта изделия условиям его использования потребителями. Если расчетов недостаточно, создаются исследуемые образцы объекта и проводится их испытание как с точки зрения приспособленности к существующему производственному оборудованию, так и с точки зрения условий доставки до потребителя и эксплуатации. Рекомендательный этап. Делается окончательный выбор варианта изменений исследуемого объекта, который не снижал бы его потребительских качеств. При этом оформляется вся необходимая документация по выбранному варианту усовершенствованного объекта. Согласуются все вносимые в него изменения с потребителями и поставщиками. Для того чтобы организовать производство нового вида продукции или хотя бы новой модели того же самого вида продукции, следует согласовать много разных вопросов с органами Госстандарта, пожарными, санитарными, экологическими и другими службами. Этап внедрения. Должны быть решены все вопросы, связанные с организацией производства нового варианта анализируемого изделия. Для специалистов, занятых непосредственно в производстве, проводятся консультации, а при необходимости — курсы повышения их квалификации. На протяжении всего срока освоения нового варианта должен осуществляться контроль со стороны специалистов временного творческого коллектива. Подводятся итоги проведенной работы, определяется ее экономический эффект, оформляется отчет о результатах анализа, решаются вопросы материального поощрения участников разработки и внедрения результатов ФСА. В зависимости от особенностей конкретного объекта, технологии его производства и других причин методика выполнения ФСА может существенно различаться, но общие принципы методологии должны соблюдаться. 41. Перспективы развития функционально-стоимостного анализа. Перспективы дальнейшего развития ФСА заключаются и в том, чтобы внедрять в его методику экономико-математические методы и компьютерные технологии обработки информации, а на общегосударственном уровне — обобщать опыт проведения ФСА в различных отраслях с целью его популяризации и совершенствования.