Как делать презентации и слайды

Содержание:

Введение
Презентация и слайды
Узнать аудиторию

Размер аудитории
Как определить размер аудитории
Поведение большой аудитории
Поведение маленькой аудитории
Состав аудитории

Узнайте регламент
Цель, мысль, впечатление

Предельно точно и узко сформулируйте цель
Какую мысль внушить
Установите, какое впечатление вы бы хотели произвести на слушателей
Сформулируйте ключевую фразу, которую должны запомнить зрители

Текст

План и тезисы
Текст доклада

Визуальные средства

«Вредные» слайды
Полезные слайды
Когда использовать слайды
Сколько должно быть слайдов в презентации
Учитывайте длительность доклада
Порядок слайдов в презентации
Анимация: «рожицы» счастливых клиентов выезжают слева вслед за надписью «Галактика»
Что и как изображать на слайде
Использование текста в слайдах
Композиция слайда
Фон
Логотип
Использование анимации
Переходы слайда
Демонстрация слайдов

Список литературы

Введение Менеджер клиенту: «Мы приедем и покажем слайд-шоу» Клиент (испуганно): «Не нужно шоу! Сделайте презентацию» Презентации — очень эффективное и популярное средство продвижения продуктов корпорации. В этом материале мы попытались обобщить собственный опыт проведения презентаций и дополнить его опытом ведущих отечественных и зарубежных специалистов. Презентация и слайды Презентация — это не слайды! Слайды — это не презентация! Слайды — всего лишь иллюстративный материал к выступлению, презентации. Слайды не существуют без презентации, а презентация без слайдов может обойтись. Для простоты, можно условно разделить презентации на три группы по способу взаимодействия с ними зрителя:

Презентация, которую ведет докладчик. (Например, выступление менеджера на семинаре)
Автоматически демонстрируемая презентация. (Например, ролик, непрерывно прокручивающийся на большом экране)
Презентация, управляемая зрителем. (Например, презентация на компьютере, где зритель сам нажимает кнопку, переключая слайд).

Понятно, что подходы к созданию таких презентаций существенно разнятся. Для простоты остановимся на самом популярном у нас типе презентаций — презентации, которую ведет докладчик. Итак, предположим, вам поручено выступить на семинаре с докладом. С чего начинать подготовку? Постарайтесь до поры до времени забыть о слайдах! Попробуйте поступить иначе:

Узнайте больше об аудитории, перед которой предстоит выступить. Наиболее важно узнать:

Размер аудитории.
Количество слушателей, объем и тип зала.
Будут ли сидеть зрители плотной группой или могут быть рассеяны по залу.
Состав аудитории (мужчины, женщины, и те и другие, возраст, опыт)
Знакомы ли зрители друг с другом.
Видели ли зрители выступающего ранее.
Расстояние между выступающим и первым рядом.

Узнайте регламент.

Сколько времени вам выделено на выступление.
Будет ли зрителям роздан текст выступления в печатном виде.
Каким по порядку будет ваше выступление (в начале, в конце, в середине).

Предельно точно и узко сформулируйте цель.
Установите, какое впечатление вы бы хотели произвести на слушателей. Какую мысль внушить.
Сформулируйте ключевую фразу, которую, по вашему замыслу, должны запомнить слушатели.
Напишите план и тезисы (или полностью текст) выступления.
Определите данные, которые можно представить только визуально и никак иначе.
Сделайте слайды.
Для каждого слайда определите момент в презентации, в который он будет показан.
Продумайте, какие материалы раздать в печатном виде.
Проведите репетицию презентации.

Остановимся подробнее на каждом этапе подготовки. Узнать аудиторию Размер аудитории Оказывается большие и маленькие аудитории по-разному себя ведут и воспринимают информацию. Но как различить их? Как определить размер аудитории Понятие большой-маленький нас интересует с точки зрения поведения и реакции аудитории на выступление. Поэтому нельзя просто посчитать людей и сказать это большая аудитория, а это — маленькая. Например, рассадите равномерно 500 человек на стадионе на 60 000 мест. Что получится, большая аудитория или маленькая? Более или менее уверенно можно предположить, что аудитория меньше 10 человек — маленькая, а свыше 100 — большая. Важно не просто сосчитать людей, а попытаться представить себе, как может повести себя аудитория в определенном окружении: в выбранном для презентации зале, в данном составе. Поведение большой аудитории Когда вместе собирается много людей, вы уже имеете дело не с интеллектуальным различием индивидуумов, а с биологической тождественностью рода. В большой аудитории мы обнаруживаем наше групповое тождество, и поэтому особое уважение и внимание уделяем тем, кто стоит во главе. Внутри большой группы людей, человек чувствует себя более защищенным. В тоже время он опасается выделиться из общей массы. Поэтому: Большие аудитории:

объединяются и солидаризируются;
единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство.
из большого зала человеку сложнее задать вопрос

Очень важно чтобы для большой аудитории именно докладчик стал лидером. Случается, что лидерство захватывает человек, сидящий в зале. Представьте, что в зале оказался, балагур, который высмеивает каждое ваше высказывание. Зал будет солидарно высмеивать ваше выступление вместе с ним. Итак, для того чтобы завладеть вниманием большого зала необходимо:

Максимум ораторского мастерства.
Максимум четкости в работе с визуальными средствами.
Минимум вопросов из зала.

В большой аудитории вы оратор, а зал — слушатели, задающие свои вопросы, только если вы их просите об этом. Поведение маленькой аудитории В маленькой аудитории — каждый за себя. Вы видите каждого. Если в большой аудитории зритель преспокойно может закрыть глаза и вздремнуть, полагая, что его никто не заметит, то в маленькой — его сну может в любую минуту помешать докладчик. В маленькой группе вы должны попытаться наладить диалог, а не монолог. Наладить живое общение. Чем больше вы будете создавать впечатление того, что все было спланировано заранее, тем менее это будет убедительно. В маленькой аудитории:

Максимум вопросов и ответов.
Максимум неофициальности.
Максимум гибкости в последовательности изложения и содержании.
Максимум знаний своего предмета.
Минимум навыков оратора и навыков в обращении с визуальными средствами.

Состав аудитории Очень важно для докладчика понимать, кто сидит в зале. Обратите внимание на: Опыт, знания слушателей.На сколько хорошо люди в зале разбираются в предметной области вашего доклада. Понятно, что, если новички будут внимать вам с открытым ртом, то корифеи станут подвергать сомнению каждое ваше слово. Возраст аудитории относительно вашего возраста. Если вам 25 лет, а в зале сидят люди за 60, вряд ли подойдет панибратский или покровительственный стиль изложения, даже если вы профессор, а у зрителей незаконченное среднее. Мужчины или женщины преобладают в зале. Мужчина и женщина воспринимают окружающий мир по-разному. Причем эти различия иногда оказываются очень существенными. Например, полушария мозга у женщины связаны между собой вдвое большим количеством нейронов, чем у мужчины. За счет этого женщина обладает удивительной (с точки зрения мужчины) способностью усваивать информацию сразу из нескольких источников (например, одновременно говорить по телефону, смотреть телевизор и вязать). Женщины воспринимают значительно больше оттенков цвета, чем мужчины, зато мужчины лучше воспринимают объем и форму. Женская интуиция, проницательность — научно подтвержденный факт. Если мужчина способен воспринять не более 2000 невербальных сигналов (жестов, мимики, интонации), то женщина более 5000 таких символов! У женщины лучше память. Таким образом, на презентации для женской аудитории важно передать настроение. При этом вполне можно попытаться внушить сразу несколько идей. Мужчине же важно показать суть, передать содержание, но ограничиться одной главной мыслью. Не рекомендуется показывать женщинам сложные схемы, чертежи и графики. Мужчины же вряд ли оценят красочность картинки. Стоит обратить внимание и на себя — докладчика. Женское внимание вряд ли надолго привлечет мужчина на сцене. (Нужно быть недостижимым идеалом красоты, чтобы это произошло). А вот мужчина проявит повышенный интерес к любой женщине. Однако, стереотип восприятия может привести к тому, что одна и та же информация из уст мужчины будет восприниматься с большим доверием, чем из уст женщины. На сколько хорошо зрители знают друг друга.В аудитории, где все знакомы, люди с меньшим интересом относятся друг к другу. В такой компании уже сложились свои отношения, есть свой лидер. Это особенно заметно в маленьких аудиториях. В такой ситуации полезно выявить лидера и постараться заинтересовать именно его. Вопрос, заданный с места лидером группы и ваш ответ на него будут иметь наибольший вес. В малознакомой или вовсе незнакомой компании иерархические отношения еще не сложились. Здесь все равны. Поэтому люди проявляют повышенный интерес, изучают друг к друга. Человек, поднявший руку и задавший вопрос, будет вызывать неподдельный интерес у окружающих. Видели ли зрители выступающего раньше. Очень важно знать, сколько раз вы уже выступали перед данной аудиторией. Если зрители обнаружат, что вы уже в который раз слово в слово повторили им свой доклад, выступление будет воспринято крайне негативно. Расстояние между выступающим и первым рядомзрителейопределяет степень формальности общения. Чем дальше вы стоите, чем выше поднимаетесь над аудиторией, тем больше вы — оратор, а зрители — безмолвные слушатели. Узнайте регламент Знание регламента презентации помогает правильно построить выступление и управлять вниманием зрителей.

График показывает изменение уровня внимания в зависимости от продолжительности выступления (для 40 минутного доклада). Легко заметить, что после 15 минут интерес начинает неуклонно снижаться, достигая минимума на 30 минуте. К концу доклада интерес вновь повышается. Из этого можно сделать ряд выводов:

Длинный доклад целесообразно разбить на части.
На 15-ой минуте доклада слушателя нужно «разбудить». Здесь уместно применить «отвлекающий маневр». Можно рассказать анекдот, случай из жизни, показать забавный слайд, обратиться к залу с вопросом, просто взять в руки заранее приготовленную вещь со стола.
Аудитория должна знать, сколько осталось до конца выступления (иначе подъема интереса в конце не произойдет). Нужно периодически напоминать залу сколько им еще «мучаться». Например, фразами: «нам осталось рассмотреть такие-то вопросы», «в заключительной части выступления...».
Самое важное лучше сказать в начале и повторить в конце презентации.

Цель, мысль, впечатление Предельно точно и узко сформулируйте цель Хотя этот пункт затерялся в середине повествования, важность его первостепенна! В середине он оказался потому, что приступать к определению цели презентации нужно лишь после того, как станет понятно, что за аудиторию предстоит покорить. Иногда нам кажется, что цель выступления — вещь очевидная и не стоит тратить время на ее написание. Общие, размытые цели действительно очевидны. Однако, сформулировать точную и узкую цель — весьма непросто. Старайтесь двигаться от общего к частному, постепенно сужая и уточняя цель. Например: я делаю презентацию для того, чтобы:

Чтобы всем людям жилось счастливо.
Чтобы повысить доходы корпорации.
Чтобы продать больше лицензий.
Чтобы менеджеры АСУ, которые будут сидеть в зале узнали, максимум информации о контуре «Производство».
Чтобы обратить внимание менеджеров АСУ, которые будут сидеть в зале на ЧЕТЫРЫЕ конкурентных преимущества контура «Производство».
Чтобы обратить внимание менеджеров АСУ, которые будут сидеть в зале на ГЛАВНОЕ конкурентное преимущество контура «Производство».

То, что мы так сузили цель, не значит что мы собираемся вовсе умолчать об остальных трех конкурентных преимуществах. Мы обязательно расскажем о них в презентации, но запомнить слушатель должен хотя бы одно — Главное. Формулируя цель, ни в коем случае не останавливайтесь на пункте «...узнать (предоставить) максимум информации...». Максимум — это все. Человек, который узнал все, сразу утратит к вам всякий интерес. Презентация не должна быть всеобъемлющей. Не нужно стремиться сделать ее таковой. Какую мысль внушить Никогда не рассчитывайте на то, что аудитория будет заинтересована в теме вашей презентации. Зрители делают нам одолжение, что тратят свое драгоценное время, выслушивая нас, но они не склонны прикладывать для этого слишком много усилий. Слушатели не желают напрягать память, а нам хочется многое рассказать. Зачастую попытка подробно «раскрыть тему» и за 20 минут детально рассказать, например, обо всех восьми модулях, входящих в контур «Производство» приводит лишь к тому, что клиент уходит из зала ничего не запомнив, но с одной мыслью: «это очень сложная и трудная для понимания система». Заранее приготовленная мысль, которую нам бы хотелось оставить в памяти зрителя, поможет правильно построить структуру и наполнение презентации. Например, вместо того, чтобы торопливо перечислять все функции модулей контура Производство, можно показать, как контур решает конкретную задачу (проблему клиента) и попробовать внушить зрителям мысль: «в этом что-то есть, наверное, стоит приехать к ним в офис и посмотреть внимательнее на контур «Производство». Установите, какое впечатление вы бы хотели произвести на слушателей Наибольшее впечатление на зрителей оказывают докладчики, сумевшие показать свою яркую индивидуальность. Человек, его личность — самый сильный воздействующий фактор. Попытайтесь вспомнить понравившиеся вам выступления. Держу пари, в 9 случаев из 10, вы вспомните эмоциональную окраску выступления, а не его содержание. Постарайтесь придать своему выступлению эмоциональную окраску (особенно это важно для женской аудитории). В нашем примере, можно попытаться создать впечатление-ощущение, как нам самим увлекательно было разрабатывать и внедрять контур «Производство». Сформулируйте ключевую фразу, которую должны запомнить зрители Ключевая фраза могла бы стать лозунгом вашей презентации. Это материальное воплощение цели, мысли, впечатления. Хорошо, если ключевая фраза получится короткой и емкой. Фраза обязательно должна содержать ключевые слова вашего выступления и быть актуальной для зрителя. Возможно, будет легче придумать такую фразу, если представить, что это заключительная фраза вашего выступления. В нашем примере, можно предложить такую фразу: «Контур «Производство» — интересный и мощный инструмент». Повторите ключевую фразу несколько раз во время выступления. Обязательно, в начале и в конце выступления. Текст План и тезисы Каждый докладчик выбирает для себя сам составлять ли план, писать ли тезисы. Рекомендация здесь может быть одна: не делайте тезисами демонстрационные слайды. Вы рискуете стать их рабом. Текст доклада Писать ли заранее текст доклада, а если писать то как? Решайте сами. Написанный на бумаге текст помогает более четко и последовательно изложить материал. Однако, очень негативно слушатели воспринимают «заученное» изложение. Никто не должен заподозрить, что вы всю ночь репетировали перед зеркалом. Как избежать «заученности»? Просто пишите тезисы и текст доклада разговорным языком. Как слышится, — так и пишется. Визуальные средства Наконец мы подошли к разделу, который читатель, наверное, ожидал увидеть в самом начале. Этот раздел помещен в конце материала именно потому, что наша тайная цель (да, и у этого документа есть цель) показать, что визуальные средства — всего лишь средства, а не цель презентации. Существует множество визуальных средств сопровождения презентаций (доски, плакаты, проекторы и т.п.). Остановимся на самом популярном средстве: проекторе, демонстрирующем компьютерные слайды на экран. Эффектные возможности, предоставляемые современными компьютерными программами создания слайдов, впечатляют. Невольно хочется использовать всю мощь MS PowerPoint (программы для создания слайдов). Но не торопитесь, следующие несколько абзацев мы посвятим объяснению, почему не стоит торопиться это делать. «Вредные» слайды Золотое правило: «иметь возможность сделать что-либо, вовсе не значит, что это нужно делать». Легкость, с которой сегодня можно создать красочный слайд, сыграла с нами злую шутку: мы все больше превращаемся в рабов слайдов и делаем презентацию ради показа слайдов. Даже само слово презентация стало у нас синонимом слайдов. Это в корне неверно! Включив проектор, притушив свет в зале, человек может спокойно идти отдыхать. Все смотрят на экран. Почему бы тогда не пойти еще дальше и не перепоручить компьютеру всю презентацию? Программа легко позволяет записать голос, и полностью подменить докладчика. Чрезмерное использование слайдов приводит к потере контакта с залом и, как следствие — доверия зала (никому не придет в голову задавать вопрос экрану). Начав демонстрировать слайды, вы невольно вынуждены следовать их структуре и последовательности. Любое вынужденное отступление, неожиданный вопрос может скомкать ваш доклад. Что произойдет, если во время презентации сломается проектор или откажет компьютер (такая ситуация отнюдь нередка)? Полностью положившись на слайды, вы будете вынуждены уныло стоять на сцене, внушая своим видом мысль о полной беспомощности докладчика, а вместе с ним и компании, которую он олицетворяет. «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать» — возразите вы. И я с вами соглашусь. Изображение запоминается и впечатляет значительно лучше слов. Но, давайте зададимся вопросами: «Что увидеть, что запомнить?». Увидеть, как виртуозно вы владеете PowerPoint? Да, если вы работаете в Microsoft. Очень легко попасться на удочку так называемого «образа-вампира», когда изображение оказывается настолько завлекательным, что зритель забывает обо всем на свете и любуется только им. А если оно еще и анимировано...— эффект усиливается многократно. Да, такое изображение запомнят. Но является ли целью вашей презентации, чтобы слушатели запомнили ЭТО изображение? Вопреки распространенному заблуждению, что сделать хорошую рекламу может каждый, правильно построить изобразительный ряд слайда, как и рекламы, весьма и весьма непросто. Почему вы так уверены, что изображение, например, бизнесмена в автомобиле, у всех ассоциируется с успехом? Зрители потратят значительное время на попытки понять, зачем вы его нарисовали, да к тому же придут к разным выводам. Время, требуемое на осознание смысла изображения, целиком посвящено только ему (особенно у мужчин). Разглядывая картинку на экране, зрители на какое то время забудут о вашем присутствии и даже могут не слышать ваш голос. Слайды — отдельно, докладчик — отдельно. Когда осью всей презентации является последовательность слайдов, неоправданно большое значение приобретает техника их показа. Кто и как их будет перелистывать? В большинстве случаев, докладчик не имеет возможности переключать слайды сам и поручает эту работу ассистенту. В результате слайды начинают жить самостоятельной жизнью. Докладчик обменивается таинственными знаками с ассистентом, в результате на экране что-то меняется. Еще хуже обстоит дело, если докладчик задумал продемонстрировать интерактивный слайд (например, где на экран по очереди выезжают картинки после каждого щелчка мыши). Правильно показать такой слайд без тщательной репетиции невозможно. Внимание наоборот.Очень часто на вопрос, зачем вы включили в презентацию 50 слайдов, докладчик отвечает: «чтобы привлечь к выступлению больше внимания». На самом деле происходит обратное: зритель так устает от монотонного показа ярких картинок, что просыпается как раз наоборот — в момент выключения проектора. Самый распространенный сценарий презентации, снабженной слайдами: включение проектора на первых же минутах презентации и выключение после ухода из зала последнего зрителя. Техника — вещь капризная и мы просто боимся нажимать лишние кнопки из страха, что в нужный момент экран не засветится. В промежутках между показами слайдов зрители любуются иконками Windows. Поверьте, это очень увлекательное занятие, — изучать экран чужого компьютера. Часто это бывает интереснее самого доклада. Полезные слайды Мы привели достаточно примеров того, как непродуманное использование слайдов, может полностью провалить презентацию. Поговорим теперь о том, как же поставить визуальные средства себе на службу. Когда использовать слайды Если вы хороший оратор — не используйте слайды вовсе. Самым лучшим и действенным визуальным средством является сам докладчик. Пусть зрители запомнят лично вас. Если вы не очень хороший оратор — совершенствуйте ораторское мастерство. Не начинайте подготовку к презентации с подбора слайдов. Задайтесь вопросом: «нужны ли мне вообще какие-нибудь слайды». Сколько должно быть слайдов в презентации Презентация может прекрасно обойтись без слайдов. Очень часто слайды используются лишь для того, чтобы скрыть неподготовленность. Используйте не больше слайдов, чем необходимо. Изображайте на слайдах только:

то, что нельзя показать иначе (графики, диаграммы и т.п.);
главную мысль или ключевую фразу (если иначе не получается);

Можно использовать необычный слайд с целью поднять интерес аудитории в момент естественного спада внимания. Разумеется, показать его нужно в определенный момент времени (15-20 минута в 40 минутном докладе). Учитывайте длительность доклада Посчитайте: доклад — 20 минут. 4 минуты — вступление, 3 минуты — заключительное слово, 3 минуты резерв — непредвиденные задержки. На демонстрацию остается 10 минут и заготовленные вами 30 слайдов. Сумеют ли зрители воспринимать информацию со скоростью 3 слайда в минуту? Порядок слайдов в презентации Наибольшее внимание аудитория дарует нам в начале и в конце презентации. Нужно эффективно воспользоваться этим фактом и показать самое важное. С этой точки зрения, кажется не вполне оправданной практика начинать показ слайдом с названием доклада и именем выступающего и заканчивать слайдом с надписью «Вопросы?». Ведущий наверняка заранее представит вас. Возможно зрителям уже роздана программа семинара с указанием всех названий, имен и регалий. В большинстве случаев, этого достаточно для представления. Гораздо важнее сразу продемонстрировать главную мысль презентации, показать ключевую фразу. Еще меньше смысла в последнем слайде «Вопросы?». Кому должны задавать зрители вопросы, экрану? Гораздо полезнее обратиться к залу на словах, а на экране снова показать ключевой слайд. Для маленькой аудитории, где важно вовлечь зрителей в диалог, последним слайдом мог бы стать слайд, где собраны вместе все важные слайды презентации (конечно, для этого их не должно быть слишком много). Такой слайд позволит охватить взглядом все выступление и облегчит формулировку вопроса.

Пример: Цель презентации: Убедить журналистов и клиентов в положительной динамике развития корпорации. Главная мысль: «Галактика» развивается, у корпорации большие перспективы. Ключевая фраза: «Галактика активно развивается» Впечатление: Уверенность и оптимизм
		Цель слайда: Чтобы зрители запомнили ключевую фразу. Анимация: Слова появляются поочередно.
		Цель слайда: Проиллюстрировать рост доходов.
		Цель слайда: Продемонстрировать, что корпорация вкладывает много денег в развитие.
		Цель слайда: «разбудить», вернуть внимание зала Мысль:многие выбирают «Галактику» Впечатление: оптимизм, юмор Анимация: «рожицы» счастливых клиентов выезжают слева вслед за надписью «Галактика»
		Цель слайда: Облегчить зрителям формулировку вопросов к докладчику
		Цель слайда: Чтобы зрители запомнили главную мысль, ключевую фразу. Оставить слайд на экране как можно дольше. Анимация