Документ и документооборот. Жизненный цикл документа

Документ — основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

Система управления электронными документами (Electronic Document Management System, EDMS) — это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.

Под "автоматизацией документооборота" понимают и внедрение приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес-процессами по их обработке, а также многое другое.

Практически не определено соответствие между русскоязычным термином "автоматизация документооборота" и такими устоявшимися на Западе технологиями, как WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), которые предлагают решение отдельных аспектов автоматизации документооборота.

Функции автоматизированной системы документационного обеспечения управления:

организация единого порядка работы с документами в подразделениях;

подготовка, изготовление, оформление в соответствии с шаблонами, согласование, корректировка, доставка, регистрация, учет документов;

использование унифицированных форм представления и обработки документов;

обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации и с внешней средой;

своевременное обеспечение сотрудников организации полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов, решений и поручений руководства организации;

проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения;

обеспечение защиты процессов документооборота и делопроизводства;

формирование отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах, их местонахождении и состоянии их исполнения.

Жизненный цикл документа в СЭД

Создание

В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет «паспорта» — карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы. Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.

Редактирование

Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком». В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («check-out, check-in»). Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек. Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения. Когда в СЭД один из сотрудников забирает документ для редактирования, остальные увидят это и не смогут изменить документ до тех пор, пока первый не вернул его обратно. При этом возвращенному документу автоматически присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть, посмотреть и редактировать. Все действия всех участников процесса документируются, поэтому никакой путаницы не возникнет.

Публикация

Благодаря наличию механизма публикации пользователь может быть уверен, что всегда будет иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру.

Архивирование

После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит храниться столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации. Есть документы, которые хранятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней.

Все СЭД содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

6.4.6 Электронная цифровая подпись. Электронный сертификат.

Электронная цифровая подпись(ЭЦП) предназначена для защиты электронного документа, передаваемого посредством различных сред или хранящегося в цифровом виде, от подделки и является атрибутом электронного документа. Она получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электроная подпись (ЭП) используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.

ЭЦП - это программно-криптографическое средство, которое обеспечивает:

- проверку целостности документов;

- конфиденциальность документов;

- установление лица, отправившего документ

Использование ЭП позволяет:

- значительно сократить время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией;

- усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов;

- гарантировать достоверность документации;

- минимизировать риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена;

- построить корпоративную систему обмена документами.

Подделать ЭП невозможно - это требует огромного количества вычислений, которые не могут быть реализованы при современном уровне математики и вычислительной техники за приемлемое время, то есть пока информация, содержащаяся в подписанном документе, сохраняет актуальность. Дополнительная защита от подделки обеспечивается сертификацией Удостоверяющим центром открытого ключа подписи.

Электронные подписи разделяются законом 2011 г.(Приложение Б.) на три вида.

- Простые подписи создаются с помощью кодов, паролей и других инструментов, которые позволяют идентифицировать автора документа, но не позволяют проверить его на предмет наличия изменений с момента подписания.

- Усиленная подпись создана с использованием криптографических средств и позволяет определить не только автора документа, но проверить его на наличие изменений. Для создания таких подписей может использоваться сертификат неаккредитованного центра, можно также вообще обойтись без сертификата, если технические средства позволяют выполнить требования закона.

- Усиленная квалицифированная подпись является разновидностью усиленных, она имеет сертификат от аккредитованного центра и создана с помощью подтвержденных ФСБ средств.

Средства ЭЦП

Средствами ЭЦП являются аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций:

- создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи,

- подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе,

- создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей.

Криптографическая основа

В основе электронной подписи лежит криптография открытого ключа. С ее помощью формируется специальный сертификат пользователя. Он содержит данные о пользователе, открытый ключ и электронную подпись сертификата, ее можно проверить с помощью открытого ключа удостоверяющего центра. Алгоритм гарантирует, что произвести генерацию подписи может только удостоверяющий центр, который имеет секретный ключ шифрования и доверие к которому является основой для работы всей системы ЭЦП.

Доверие к удостоверяющим центрам основано на иерархическом принципе: сертификат удостоверяющего центра нижнего уровня заверяется электронной подписью удостоверяющего центра более высокого уровня. Высочайшим уровнем удостоверяющих центров является федеральный, который находится под управлением государственных органов. Вся система доверия, построенная на сертификатах, образует так называемую инфраструктуру открытых ключей (Public Key Infrastructure, PKI). При такой инфраструктуре требуется проверка не только легитимности ключа удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, но и всех вышестоящих удостоверяющих центров. В частности, при формировании электронной транзакции необходимо проверить не только математическую корректность ЭЦП, но и валидность всей цепочки сертификатов, задействованных при изготовлении сертификата подписанта, на момент подписания им конкретного электронного документа.

Принцип действия электронной цифровой подписи представлен на рисунке 6.7.

Рисунок 6.7 - Принцип действия электронной цифровой подписи

В России сейчас создается система PKI, которая доступна практически всем желающим. Изначально она была создана агентством Росинформтехнологии на базе Общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ). Однако сейчас федеральный удостоверяющий центр передан в ведение «Ростелекома». Этот телекоммуникационный оператор активно предлагает развивать различные проекты с использованием PKI.

Равнозначность собственноручной подписи

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Удостоверяющие центры

ЭЦП выдают организации – Удостоверяющие центры. В их функции входят:

- выдача ЭЦП;

- предоставление открытых ключей (сертификатов) ЭЦП любым заинтересованным лицам;

- приостановка действия ЭЦП, в случае их компрометации;

- удостоверение правильности подписи электронных документов;

- разбор конфликтных ситуаций.

Портал услуг Росреестра предоставляет следующие услуги, для которых может потребоваться ЭЦП:

- запрос о предоставлении сведений ГКН;

- запрос о предоставлении сведений ЕГРП;

- постановка земельных участков на кадастровый учет (ЭЦП необходима).

Для получения ЭЦП необходимо обратиться в Удостоверяющий центр, или его представительство. Список удостоверяющих центров, имеющих право выдавать ЭЦП, принимаемые порталом опубликован по адресу: http://portal.rosreestr.ru/wps/portal/cc_ib_UC.

Порядок работы с ЭЦП регламентируется Федеральным законом РФ «ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ» N 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ПЛАНИРОВАНИЯ

В настоящее время применяются следующие международные стандарты планирования производственных процессов:

MRP (Material Requirement Planning) – планирование потребностей в материалах и ресурсах;

MRP II (Manufacturing Resource Planning) – планирование производственных ресурсов;

ERP (Enterprise Resource Planning) – система планирования ресурсов организации;

ERP II (Enterprise Resource and Relationship Processing) – управление внутренними ресурсами и внешними связями организации;

CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) – планирование ресурсов организации, синхронизированное на потребителя.

MRP (Material Requirement Planning) – планирование потребностей в материалах и ресурсах

Концепция Material Resource Planning (MRP) (конец 60-х) обеспечивала планирование потребностей предприятий в материалах. Преимущество - минимизация издержек, связанных со складскими запасами сырья, комплектующих, полуфабрикатов и прочего, а также с аналогичными запасами, находящимися на различных участках непосредственно в производстве.

В основе MRP лежит понятие Bill Of Material (BOM), то есть спецификации изделия, которая показывает зависимость внутреннего для предприятия спроса на сырье, комплектующие, полуфабрикаты и т.д. от плана выпуска (бюджета реализации) готовой продукции. При этом важную роль играет фактор времени, поскольку несвоевременная доставка материалов может привести к срыву планов выпуска готовой продукции. Для учета временной зависимости производственных процессов, MRP информационной системе, «необходимо знать» технологию выпуска продукции (технологическую цепочку), то есть последовательность технологических операций и их продолжительность. На основании плана выпуска продукции, BOM и технологической цепочки в MRP – системе осуществляется расчет потребностей в материалах в зависимости от конкретных сроков выполнения тех или иных технологических операций (план потребностей, используется как стержень и в современных системах MRP II).

Прежде всего, необходимо заметить, что MRP системы разрабатывались для использования на производственных предприятиях. Если предприятие имеет дискретный тип производства с относительно длительным циклом производства (Сборка на заказ - ATO, Изготовление на заказ - MTO, Изготовление на склад - MTS, …), т.е. когда для выпускаемых изделий имеется ведомость материалов и состав изделия (разузлование), то использование MRP системы является логичным и целесообразным и использует структуру, показанную на рисунке 7.1.

Если предприятие имеет процессное производство (Process Industry), то применение MRP функциональности оправдано в случае относительно длительного производственного цикла (наличие MPS планирования).

MRP системы редко используются для планирования материальных потребностей в сервисных, транспортных, торговых и других организациях непроизводственного профиля, хотя потенциально идеи MRP систем могут быть с некоторыми допущениями применены и для непроизводственных предприятий, деятельность которых требует планирования материалов в относительно длительном интервале времени.

MRP системы базируются на планировании материалов для удовлетворения потребностей производства и включают непосредственно функциональность MRP, функциональность по описанию и планированию загрузки производственных мощностей CRP (Capacity Resources Planning) и имеют своей целью создание оптимальных условий для реализации производственного плана выпуска продукции.

MRP следует двум важнейшим принципам:

логике зависимого спроса, т.е. если есть потребность в конечном изделии, то есть потребность во всех его компонентах;

обеспечивать требуемые компоненты как можно позднее, чтобы уровень запасов был минимальным.

Рисунок 7.1 – Структура использования MRP системы

Основные элементы MRP

Основные элементы MRP системы можно разделить на элементы, предоставляющие информацию, элемент - программная реализация алгоритмической основы MRP и элементы, представляющие результат функционирования программной реализации MRP (Рисунок 7.2).

Рисунок 7.2 - Основные элементы MRP

В упрощенном виде исходную информацию для MRP системы представляют следующие элементы:

Основной производственный план-график - Master Production Schedule(MPS)

На практике разработка MPS представляется петлей планирования. Первоначально формируется черновой вариант для оценки возможности обеспечения реализации по материальным ресурсам и мощностям.

Система MRP осуществляет детализацию MPS в разрезе материальных составляющих. Если необходимая номенклатура и ее количественный состав не присутствует в свободном или заказанном ранее запасе или в случае неудовлетворительных по времени планируемых поставок материалов и комплектующих, MPS должен быть соответствующим образом скорректирован.

После проведения необходимых итераций, как показано на рисунке 7.3, MPS утверждается как действующий и на его основе осуществляется запуск производственных заказов.

Рисунок 7.3 – «Петля» MPS / MRP планирования

Ведомость материалов, состав изделия

Ведомость материалов (ВМ) представляет собой номенклатурный перечень материалов и их количеств для производства некоторого узла или конечного изделия. Совместно с составом изделия (разузлование) ВМ обеспечивает формирование полного перечня готовой продукции, количества материалов и комплектующих для каждого изделия и описание структуры изделия (узлы, детали, комплектующие, материалы и их взаимосвязи).

Ведомость материалов и состав изделия представляют собой таблицы базы данных, информация которых корректно отражает соответствующие данные, при изменении физического состава изделия или ВМ состояние таблиц должно быть своевременно скорректировано.

Состояние запасов.

Текущее состояние запасов отражается в соответствущих таблицах базы данных с указанием всех необходимых характеристик учетных единиц. Каждая учетная единица, вне зависимости от вариантов ее использования в одном изделии или многих готовых изделиях должна иметь только одну идентифицирующую запись с уникальным кодом. Как правило, идентификационная запись учетной единицы содержит большое количество параметров и характеристик, используемых MRP системой, которые можно классифицировать следующим образом:

общие данные;

код, описание, тип, размер, вес и т.д.;

данные запаса;

единица запаса, единица хранения, свободный запас, оптимальный запас, запланированный к заказу, заказанный запас, распределенный запас, признак партии/серии и т.д.;

данные по закупкам и продажам;

единица закупки/продажи, основной поставщик, цена,...;

данные по себестоимости;

данные по производству и производственным заказам и т.д.

Записи учетных единиц обновляются всякий раз при выполнении операций с запасами, например, запланированные к закупке, заказанные к поставке, оприходованные, брак и т.д.

На основании входных данных MRP система выполняет следующие основные операции:

на основании MPS определяется количественный состав конечных изделий для каждого периода времени планирования;

к составу конечных изделий добавляются запасные части, не включенные в MPS;

для MPS и запасных частей определяется общая потребность в материальных ресурсах в соответствии с ВМ и составом изделия с распределением по периодам времени планирования;

общая потребность материалов корректируется с учетом состояния запасов для каждого периода времени планирования;

осуществляется формирование заказов на пополнение запасов с учетом необходимых времен опережения;

Результатами работы MRP системы являются:

план-график снабжения материальными ресурсами производства;

количество каждой учетной единицы матриалов и комплектующих для каждого периода времени для обеспечения MPS.

Для реализации плана-графика снабжения система порождает график заказов в привязке к периодам времени, который используется для размещения заказов поставщикам материалов и комплектующих или для планирования самостоятельного изготовления:

изменения плана-графика снабжения – внесение корректировок в ранее сформированный план-график снабжения производств;

ряд отчетов, необходимых для управления процессом снабжения производства.

Одной из составляющих интегрированных информационных систем управления предприятием класса MRP, MRP II является система планирования производственных мощностей (CRP).

Основной задачей системы CRP является проверка выполнимости MPS с точки зрения загрузки оборудования по производственным технологическим маршрутам с учетом времени переналадки, вынужденных простоев, субподрядных работ и т.д. Входной информацией для CRP является план-график производственных заказов и заказов на поставку материалов и комлектующих, который преобразуется в соответствии с технологическими маршрутами в загрузку оборудования и рабочего персонала.

Типовой состав функциональности MRP систем:

MPS

описание плановых единиц и уровней планирования;

описание спецификаций планирования;

формирование основного производственного плана-графика.

MRP

управление изделиями (описание материалов, комплектующих и единиц готовой продукции);

управление запасами;

управление конфигурацией изделия (состав изделия);

ведение ведомости материалов;

расчет потребности в материалах;

формирование MRP заказов на закупку;

формирование MRP заказов на перемещение;

...

CRP

рабочие центры (описание структуры производственных рабочих центров с определением мощности);

машины и механизмы (описание производственного оборудования с определением нормативной мощности);

производственные операции, выполняемые в привязке к рабочим центрам и оборудованию;

технологические маршруты, представляющие последователь-ность операций, выполняемых в течение некоторого времени на конкретном оборудовании в определенном рабочем центре;

расчет потребностей по мощностям для определения критической загрузки и принятия решения.

Недостаток MRP

При расчете потребности в материалах не учитываются загрузка и амортизация производственных мощностей, стоимость рабочей силы, потребляемой энергии и т.д.

MRP в замкнутом цикле (конец 70-х)

Термин «замкнутый цикл» означает интегрированную систему с обратной связью от одной функции к другой, т.е. формировании производственной программы в масштабах всего предприятия и контроля ее выполнения на уровне подразделений. Информация передается обратно через вычислительную систему, но при этом никакие действия не предпринимаются. Принятие решения о корректировке плана остается за человеком.