Лабораторна poбoтa №5
Тема: Робота з базами даних в табличному пpoцecopi Excel. Розробка статистичних звітів в середі Excel.
Мета: Придбати навички створення та роботи з базами даних в MS Excel та набуття навичок розробки статистичних звітів руху товарів.
Порядок виконання лабораторної роботи
1. Лабораторна робота складається з теоретичних розділів, які ознайомлять вас з роботою баз даних та статистичних звітів в табличному пpoцecopі Excel. В кінці кожного розділу теоретичних відомостей будуть викладені завдання, виконання яких має відобразитись покроково у звіті. Всі завдання необхідно виконати в одній книзі на різних листах.
2. Оформіть звіт відповідно до вимог по оформленню технічної документації
3. Зробіть висновки по роботі.
Теоретичні відомості
1. Сортування в базі даних
З електронними таблицями Excel можна виконувати цілий ряд дій, характерних для робіт з базами даних (БД). При виконанні цих дій стовпці таблиці будемо називати, як це прийнято в БД, полями, а рядка — записами. Основні роботи, виконувані із БД, що випливають:
v сортування;
v пошук записів за прийнятим критерієм;
v дії із записами, що задовольняють прийнятому критерію.
Почнемо із сортування, під яким розуміють упорядкування записів по зростанню або по спаданню прийнятої ознаки в призначеному стовпці. Процес виконання сортування покажемо на прикладі впорядкування результатів розподілу ресурсів в часі (рис. 1).
Алгоритм 1. Сортування елементів стовпців
1. Набрати таблицю наведену на рис. 1, для виконання сортування.
2. Курсор у будь-яку комірку БД.
3. Дані, Сортування...
4. На екрані: діалогове вікно Сортування діапазону (рис. 2).
5. Увести імена полів і напрямок сортування, які відображаються в діалоговому вікні.
6. ОК.
На екрані: результат сортування (рис. 3).
Рис. 1
Рис. 2.
Рис. 3
Алгоритм 2. Сортування елементів рядків
1. Викликати БД для сортування рядків(рис. 4).
Рис. 4
2.Виділити частина БД, що плануєм сортувати: комірки C2:F4.
3.Дані, Сортування...
4.Параметри...
5.Сортувати: стовпці (!) діапазону.
6.ОК.
7.Увести:
Ø номер рядка електронної таблиці Excel (а не порядковий номер рядка в БД);
Ø напрямок сортування.
Рис. 5
На екрані: результат сортування (рис. 5).
Алгоритм 3. Сортування за допомогою кнопок панелі інструментів
За допомогою кнопок можна виконати сортування по елементах тільки одного стовпця.
1.Курсор в комірку стовпця, по якому виконується сортування.
2.Курсор на кнопку По зростанню або По спаданню.
На екрані: результат сортування.
Розглянутий алгоритм сортування забезпечує впорядкування даних як по стовпцях, так і по рядках. Іншою важливою, якщо не основною, задачею БД є пошук записів, що задовольняють призначеному критерію. Однак пошук виконується тільки по полях, тобто по стовпцях електронної таблиці.
Якщо ж необхідно виконати пошук по записах, тобто по рядках електронної таблиці, то попередньо електронну таблицю треба транспонувати, у результаті чого рядки таблиці стануть стовпцями, і таким чином таблиця буде готова для виконання необхідного пошуку.
Алгоритм 4. Транспонування бази даних
1.Виділити всю БД, тобто B4:F9.
3.Контекстне меню, Копіювати.
Рис. 6
4.Курсор у лівий верхній кут де розташована транспонуюча БД, в В13.
5. Контекстне меню. Спеціальна вставка.
6.Транспонувати.
7.ОК.
На екрані: в осередках B13;G 17 перебуває транспонована БД, у якій рядки вихідної БД (B4:F9) стали стовпцями, а стовпці - рядками. При необхідності в транспонування БД можна змінити ширину стовпців, після чого транспонована БД буде готова до пошуку потрібної інформації.
Пошук
Під пошуком, що часто називають фільтрацією, будемо розуміти знаходження в БД таких записів, які задовольняють вимогам, що вводять для полів. Ці вимоги називаються критерієм пошуку (фільтрації). В Excel передбачено 2 види пошуку:
§ автофильтром;
§ розширеним фільтром.
