Алгоритм 4. Транспонування бази даних

Лабораторна poбoтa №5

Тема: Робота з базами даних в табличному пpoцecopi Excel. Розробка статистичних звітів в середі Excel.

Мета: Придбати навички створення та роботи з базами даних в MS Excel та набуття навичок розробки статистичних звітів руху товарів.

 

Порядок виконання лабораторної роботи

1. Лабораторна робота складається з теоретичних розділів, які ознайомлять вас з роботою баз даних та статистичних звітів в табличному пpoцecopі Excel. В кінці кожного розділу теоретичних відомостей будуть викладені завдання, виконання яких має відобразитись покроково у звіті. Всі завдання необхідно виконати в одній книзі на різних листах.

2. Оформіть звіт відповідно до вимог по оформленню технічної документації

3. Зробіть висновки по роботі.

 

Теоретичні відомості

 

1. Сортування в базі даних

З електронними таблицями Excel можна виконувати цілий ряд дій, характерних для робіт з базами даних (БД). При виконанні цих дій стовпці таблиці будемо називати, як це прийнято в БД, полями, а рядка — записами. Основні роботи, виконувані із БД, що випливають:

v сортування;

v пошук записів за прийнятим критерієм;

v дії із записами, що задовольняють прийнятому критерію.

Почнемо із сортування, під яким розуміють упорядкування записів по зростанню або по спаданню прийнятої ознаки в призначеному стовпці. Процес виконання сортування покажемо на прикладі впорядкування результатів розподілу ресурсів в часі (рис. 1).

Алгоритм 1. Сортування елементів стовпців

1. Набрати таблицю наведену на рис. 1, для виконання сортування.

2. Курсор у будь-яку комірку БД.

3. Дані, Сортування...

4. На екрані: діалогове вікно Сортування діапазону (рис. 2).

5. Увести імена полів і напрямок сортування, які відображаються в діалоговому вікні.

6. ОК.

На екрані: результат сортування (рис. 3).

Рис. 1

Рис. 2.

Рис. 3

Алгоритм 2. Сортування елементів рядків

 

1. Викликати БД для сортування рядків(рис. 4).

Рис. 4

2.Виділити частина БД, що плануєм сортувати: комірки C2:F4.

3.Дані, Сортування...

4.Параметри...

5.Сортувати: стовпці (!) діапазону.

6.ОК.

7.Увести:

Ø номер рядка електронної таблиці Excel (а не порядковий номер рядка в БД);

Ø напрямок сортування.

Рис. 5

На екрані: результат сортування (рис. 5).

Алгоритм 3. Сортування за допомогою кнопок панелі інструментів

За допомогою кнопок можна виконати сортування по елементах тільки одного стовпця.

1.Курсор в комірку стовпця, по якому виконується сортування.

2.Курсор на кнопку По зростанню або По спаданню.

На екрані: результат сортування.

 

Розглянутий алгоритм сортування забезпечує впорядкування даних як по стовпцях, так і по рядках. Іншою важливою, якщо не основною, задачею БД є пошук записів, що задовольняють призначеному критерію. Однак пошук виконується тільки по полях, тобто по стовпцях електронної таблиці.

Якщо ж необхідно виконати пошук по записах, тобто по рядках електронної таблиці, то попередньо електронну таблицю треба транспонувати, у результаті чого рядки таблиці стануть стовпцями, і таким чином таблиця буде готова для виконання необхідного пошуку.

Алгоритм 4. Транспонування бази даних

1.Виділити всю БД, тобто B4:F9.

3.Контекстне меню, Копіювати.

Рис. 6

4.Курсор у лівий верхній кут де розташована транспонуюча БД, в В13.

5. Контекстне меню. Спеціальна вставка.

6.Транспонувати.

7.ОК.

 

На екрані: в осередках B13;G 17 перебуває транспонована БД, у якій рядки вихідної БД (B4:F9) стали стовпцями, а стовпці - рядками. При необхідності в транспонування БД можна змінити ширину стовпців, після чого транспонована БД буде готова до пошуку потрібної інформації.

Пошук

Під пошуком, що часто називають фільтрацією, будемо розуміти знаходження в БД таких записів, які задовольняють вимогам, що вводять для полів. Ці вимоги називаються критерієм пошуку (фільтрації). В Excel передбачено 2 види пошуку:

§ автофильтром;

§ розширеним фільтром.