При осмотре, фиксации, исследовании документов - вещественных доказательств и при использовании их в процессе производства следственных действий следователем, дознавателем, экспертом (специалистом) должны соблюдаться некоторые общие правила обращения с ними. Исследуемые документы должны сохраняться в неизменном виде. При ознакомлении с документами на них не допускаются какие-либо резолюции, указания и тому подобные надписи; при осмотре и исследовании нельзя подчеркивать карандашом, чернилами и накалывать твердым острым предметом слова, выражения, знаки: при использовании в процессе осмотра и исследования лучей невидимых зон спектра нельзя облучать ими документ длительное время, так как это может повлечь за собой изменения физических свойств материала документа. Необходимо бережно относиться к осматриваемому документу, особенно это касается ветхих. Ветхие и разорванные документы для хранения и использования в ходе производства следственных действий следует помещать между стеклянными или прозрачными целлулоидными пластинками (за исключением документов с вдавленными текстами, которые хранятся в коробках). Особую осторожность необходимо соблюдать с сожженными документами.
Документы - вещественные доказательства нельзя подшивать в дело. Хранить их рекомендуется в отдельном конверте соответствующего размера. Сгибать документ можно лишь по имеющимся складкам. При пересылке документов упаковка их производится в плотные конверты между листами чистой бумаги таким образом, чтобы они не оказались проколотыми, прошитыми нитками, залитыми или испачканными клеем или сургучом.
Документы следует осматривать при оптимальном освещении (например, на просвет или в косопадающем свете для выявления признаков травления или подчистки). Документы нельзя подвергать длительному воздействию света, влаги, высокой температуры во избежание существенных изменений их свойств.
При работе с документами следует иметь в виду, что на них могут быть какие-либо следы (например, рук), микрочастицы посторонних веществ, запах изготовителя. Поэтому обращаться с ними надо так, чтобы сохранить их для соответствующих криминалистических исследований. Попавшие в орбиту расследования документы должны быть осмотрены и зафиксированы для дела. Цель осмотра состоит в индивидуализации документа, в фиксации его состояния, в выявлении возможных признаков подделки. Осмотр документа может быть произведен в ходе осмотра места происшествия или как самостоятельное следственное действие. Осмотр начинается с определения наименования, вида, назначения документа и ознакомления с его содержанием. Документ тщательно осматривается на наличие или отсутствие тех или иных реквизитов. При этом устанавливается соответствие содержания другим реквизитам документа - угловому штампу организации, учреждения, подписям, печати, дате выдачи. Осмотру подлежит как лицевая, так и оборотная сторона документа.
Несоответствие каких-либо данных составных частей документа может свидетельствовать о наличии интеллектуального подлога - о выдаче документа ненадлежащим органом, о предоставлении ненадлежащих прав и т. п. Далее обращается внимание на признаки материальной подделки - подчистки, травления, дописки, замены листов в многостраничных документах и др. При этом используются необходимые технические средства - специальные осветители, позволяющие просматривать документ в бестеневом, направленном освещении, на просвет, в ультрафиолетовых, инфракрасных лучах, электронно-оптические и увеличительные приборы, измерительные инструменты.
Фиксация результатов осмотра производится в протоколе осмотра, составляемом в соответствии с уголовно-процессуальным законом.
В нем указываются: официальные данные документа (его наименование, регистрационный номер, дата выдачи, от имени какого лица или учреждения и на чье имя выдан, какими реквизитами заверен); размер документа, характер краев, наличие складок, разрывов, пятен и загрязнений; характеристика бумаги, красителя, выявленные при осмотре признаки подлога и материальной подделки; краткое содержание документа (основные сведения, содержащиеся в нем, либо начало и конец текста); данные о наличии фотоснимков в документе (размер, приметы личности, способ скрепления фотоснимка с бумагой, наличие несовпадений линий и текста на документе и фотографии).
В качестве дополнительного способа фиксации может быть произведено фотографирование по правилам криминалистической съемки места обнаружения документа, его общего вида и отдельных особенностей. Осмотр документа при необходимости может быть осуществлен с участием специалиста-криминалиста или специалиста в области иной профессиональной деятельности в зависимости от вида и назначения исследуемого документа, а также с использованием в качестве эталона подлинных документов, выдаваемых соответствующими государственными органами или общественными организациями, от имени которых выдан исследуемый документ.
