Бухгалтерский учет в обязательном порядке ведется на любом предприятии независимо от его организационно-правовой формы и сферы деятельности. Основные правила организации и ведения бухгалтерского учета для всех предприятий едины.
Согласно Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ответственными за организацию бухучета на предприятиях являются руководители. То есть руководителю необходимо:
- учредить бухгалтерскую службу,
- нанять главного бухгалтера, введя в штат его должность,
- передать бухгалтерии на договорных началах право вести бухгалтерский учет - аутсорсинг. Проведя оценку специфики и определившись с объемами работ, стороны (заказчик и аутсорсинговая компания) заключают договор на услуги бухгалтерского сопровождения или комплексное обслуживание, в соответствии с которым гражданскую ответственность за нанесение связанных с некачественным ведением учета убытков клиенту несёт исполнитель.
А) Форма учета
Предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета.
Исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов, главный бухгалтер выбирает одну из следующих форм бухгалтерского учета:
- мемориально-ордерную форму и ее разновидность Журнал-Главная (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета), которая характерна для бюджетных учреждений и организаций;
- журнально-ордерную форму (с использованием журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, Главной книги);
- компьютеризированное ведение учета (применение одного из вышеперечисленных способов с использованием компьютерной обработки данных);
- упрощенную форму для субъектов малого предпринимательства.
Б) Централизация и децентрализация учета
На предприятии учет может быть организован по одному из двух принципов - децентрализации и централизации учетных работ.
При централизации учета вся учетная работа, в том числе и по отдельным структурным подразделениям (филиалам, представительствам и др.), сосредоточивается в одной бухгалтерии.
При децентрализации учета наряду с центральной бухгалтерией организации в каждом структурном подразделении создаются бухгалтерии, осуществляющие полный цикл учетных работ по своему подразделению. Факты хозяйственной жизни остальных подразделений учитываются в центральной бухгалтерии организации.
В) Организационные формы бухгалтерской службы
Численность бухгалтерского аппарата и организационная структура бухгалтерии зависят от условий организации и технологии производства, объема учетной работы, форм учета. Предполагаются три типа организации работы бухгалтерского аппарата: линейная (иерархическая); по вертикали (линейно-штабная); комбинированная (функциональная).
При линейной организации бухгалтерского аппарата все работники бухгалтерии подчиняются главному бухгалтеру.
При организации работы по вертикали учет ведется в разрезе промежуточных звеньев (отделов, групп, бюро), которые возглавляют старшие бухгалтеры, подотчетные главному бухгалтеру.
В самих бухгалтерских службах могут выделяться следующие группы по участкам учетной работы:
- материальная, ведущая учет по МПЗ, их поступлению и выбытию, хранению и использованию;
- расчетов по оплате труда, осуществляющая учет расчетов с работниками, бюджетом, с государственными внебюджетными фондами и т.п.;
- производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат, осуществляет калькулирование себестоимости продукции и готовит производственный отчет;
- учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализацию;
- общая, ведущая учет по остальным операциям. Вертикальная организация работ бухгалтерии применяется на средних и крупных предприятиях. На крупных предприятиях также могут выделяться группы учета по основным средствам, денежным средствам, расчетам с поставщиками и подрядчиками.
При комбинированной организации структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, кроме того, в ее структуру могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого и налогового учета или по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности.
На предприятии обязательно должны быть разработаны должностные инструкции бухгалтеров, где прописываются их основные обязанности и права.
Г) График документооборота
На предприятии должен быть разработан график документооборота. Оформить график документооборота можно в виде таблицы, схемы, перечня.
Фактически график документооборота представляет собой документ, закрепляющий оптимальный режим (сроки и очередность) обработки бухгалтерской документации, поступающей в организацию.
Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Д) Хранение бухгалтерских документов
Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами или глухими шкафами. Организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива.
Выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного бухгалтера.
