Журналы, рекомендованные для оформления и ведения в организациях, независимо от организационно-правовой формы компании и специфики ее деятельности.

 

Наименование журнала	Ссылка на нормативный акт и срок хранения журнала, согласноПеречня типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения.
Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним	Со сроком хранения 75 лет согласно Ст.358д Перечня
Журнал учета приказов по основной деятельности
Журнал учета приказов по личному составу	Со сроком хранения 75 лет согласно Ст.358а Перечня
Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами	Со сроком хранения 3 года согласно Ст.72б Перечня
Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации	С постоянным сроком хранения, согласно Ст.72б Перечня
Журнал учета отпусков	Со сроком хранения 3 года согласно Ст.358г Перечня
Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву	1. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении положения о воинском учете" 2. Со сроком хранения 3 года согласно Ст. 358в Перечня.
Журнал учета медицинских осмотров.	Со сроком хранения 5 лет согласно Ст.331 Перечня.
И другие определяемые потребностями, целями и задачами самой организации.

Для того, чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли служить доказательством в случае конфликта того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов:

1. Должны иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);

2. Должны иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал);

3. Все страницы должны быть пронумерованы от начала до конца;

4. Журнал должен быть прошит;

5. Должен содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, например:

 

 

6. Должен быть удостоверен печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должна быть удостоверена сургучной печатью или пломбой, согласно Постановлению Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003 г. п. 41).

Внутренний вид, указанных журналов, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Исключение составляют некоторые журналы, обязательные для оформления в организациях.

Журналы,

Внутренний вид которых регламентирован нормативными актами.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Смотри, раздел: Трудовые книжки. Постановление №69 от 11.11.2003.

 

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Смотри, раздел: Трудовые книжки. Постановление №69 от 11.11.2003.