Работа с ячейками, имеющими имена

Именовать можно ячейки, содержащие данные и формулы. Кроме этого можно именовать константы и формулы, которые не отображаются в ячейках рабочего листа, но могут быть использованы в других формулах.

Имена, определенные в текущем листе, могут использоваться в любых другихлистах книги.

Присвоение имени ячейке, содержащей данные или формулу (в поле имени нельзя использовать пробелы, их можно заменить символом подчеркивания): 1-й способ: Выделить ячейку или диапазон ячеек / Выполнить Формулы çИмя çПрисвоить / Ввести имя ячейки /Щелкнуть по кнопке «Добавить» / ОК.

Присвоение имени диапазону ячеек, содержащих данные: Выделить диапазон ячеек / Далее аналогично присвоению имени ячейке.

Вставка имени в формулу: Установить курсор в нужное место формулы / Выполнить Формулы çиспользовать в формуле çВставить имена / Выбрать имя ячейки или диапазона / ОК.

Удаление имени (отмена наименования): Выполнить Формулы çдиспетчер именç / Выбрать имя / Щелкнуть по кнопке «Удалить» или «Изменить» при изменении имени.

Вставка примечаний

Вставка примечания: Выделить ячейку / Выполнить Рецензирование çПримечание / Ввести текст примечания / Щелкнуть по пустой ячейке листа.

Замечание: примечание может остаться на листе или останется только его признак - красный треугольник в правом верхнем углу ячейки. Последнее определяется состоянием команды Показать или скрыть примечание. Ели она активна, то видны все примечания, если нет - то видны его признаки

Удаление примечаний: Выделить ячейку с примечанием, перейти на закладку Рецензирование çУдалить.

Работа с листами

Новая книга по умолчанию содержит три листа. Для изменения количества открываемых листов в новой книге выполнить Сервис çПараметры (или Файл/Параметры/Общие) и, активизировав вкладку «Общие», изменить количество открываемых листов. Помните: каждый лист занимает дополнительное место на диске, поэтому лучше создавать книги с небольшим числом листов и добавлять новые при необходимости.

Основные действия с листом

Вставка листа: Выделить ярлычок листа, перед которым необходимо вставить новый / Выполнить Вставка çЛист. Нельзя отменить команду вставки листа. Лист можно только удалить.

Удаление листа: Выделить ярлычок листа, который необходимо удалить / Выполнить Правка çУдалить лист. Отменить удаление листа невозможно.

Переименование листа: Выделить ярлычок листа / Выполнить Формат çЛист çПереименовать / Ввести новое имя. Имя может содержать до 31 символа.

Скрытие листа: Выделить ярлычок листа / Выполнить Формат çЛист çСкрыть.

Отображение листа: Выполнить Формат çЛист çОтобразить / Выбрать скрытый лист / ОК.

Выделение группы листов (ярлычков листов): Щелкнуть по первому ярлычку группы / Нажав клавишу Shift для смежных листов и Ctrl для несмежных, щелкнуть по следующему ярлычку выделяемой группы.

Выделение всех листов: Щелкнуть правой клавишей по любому ярлычку / Выполнить Выделить все листы. Здесь же имеются и другие команды для работы с листом.

Создание списков с помощью Excel

Общие положения

Данные, организованные в виде списка, называются базой данных. Одна строка в базе данных или строка таблицы Excel называется записью, а отдельный ее элемент или ячейка таблицы Excel - полем. Поля имеют заголовки, задаваемые в верхней строке списка. Поля могут быть вычисляемыми, т.е данные в них получаются на основе использования данных других полей базы или ячеек таблицы Excel, не входящих в базу. Основная задача баз данных - сбор, обработка и вывод данных. Наиболее часто используемые операции с базой данных:

• добавление, корректировка и удаление записей;

• сортировка записей;

• поиск записей, отвечающих конкретному критерию;

• нахождение конкретной записи по информации, которую она содержит;

• группировка записей, отвечающих заданному критерию

Для эффективной работы со списками необходимо придерживаться следующих правил при их составлении:

• каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

• верхняя строка списка должна содержать заголовки, описывающие содержимое расположенного ниже столбца;

• в списке не должно быть пустых строк и столбцов;

• для списка лучше отводить отдельный лист или, в крайнем случае список должен быть отделен от других данных одной пустой строкой или пустым столбцом;

Создание списков

Важно! Имена полей (названия столбцов)должны представлять собой текстовые константы. Если в качестве имени поля используется число, его надо отформатировать как текст, выполнив команду Формат çЯчейки.

Создание списка. 1-й этап: Сформировать строку заголовков / Если поле является вычисляемым, то в ячейку, расположенную непосредственно под названием поля ввести соответствующую формулу, руководствуясь общими правилами.

2-й этап: Выделить любую ячейку в заголовке таблицы / Выполнить Данные çФорма / Ввести в поля формы данные списка, каждый раз щелкая по кнопке «Добавить» (результаты в вычисляемые поля будут заносится автоматически) / При вводе последней записи щелкнуть по кнопке «Закрыть».

Совет. Для перемещения по полям формы сверху - вниз используйте клавишу «Tab», а снизу – вверх — клавиши «Shift>+<Tab».

Обратите внимание:

• в верхней части формы выводится имя листа (а не всей книги), содержащего список, для которого предназначена форма;

• вычисляемые поля списка не имеют в форме полей для ввода данных.