Важливим сховищем і джерелом надходження фактичних даних (актуальної криміналістично-значущої інформації) та різноманітних довідникових відомостей (потенційної криміналістично значущої інформації) є централізовані обліки, картотеки, колекції, бази даних органів МВС та експертних установ України, а також допоміжні обліки, відомчі сховища і реєстрацій, довідкова документація інших установ, організацій та органів.
Раціональне використання актуальної та потенційної криміналістично значущої інформації, з урахуванням її обсягу й різноманітності, можливе тільки в межах належного функціонування інформаційно-пошукової системи, що забезпечує накопичення, опрацювання, збереження і швидкий пошук такої інформації.
Цю систему прийнято називати криміналістичноюю реєстрацією.
Криміналістична реєстрація - це науково розроблені засади і правила функціонування системи обліків осіб, предметів та інших об'єктів і відомостей щодо них, які мають криміналістичне значення.
Система реєстрації складається з підсистем (складових), тобто з певних видів криміналістичних обліків, які різняться між собою обліковими відомостями, а також способами і формами їх накопичення й систематизації.
Отже, криміналістичний облік - один із складників інформаційно-довідкової системи (криміналістичної реєстрації), що характеризується властивою саме йому обліковою криміналістично значущою інформацією та специфічними способами і формами її накопичення й систематизації.
Від виду криміналістичного обліку треба відрізняти його форму, тобто спосіб накопичення реєстрованої інформації.
За формою обліки можуть бути у вигляді:
- карток;
- картотек;
- колекцій;
- альбомів;
- магнітних стрічок, дисків;
- банків даних;
- списків, відеозаписів тощо.
Різноманітні також способи фіксації криміналістично значущої інформації:
- описовий (алфавітний, гомеоскопічний, за способом вчинення злочину тощо);
- графічний: схеми, креслення, профілограми, хроматограми, спектрограми, рентгенограми тощо;
- наглядно-образний (зображувальний) фотографування, дактилоскопування, зліпки, дактилокарти, фотографії, мікро-карти, мікрофільми тощо);
- колекційний (колекціонування): матеріали, речовини, вироби і знаряддя, сліди.
Базується криміналістична реєстрація на використанні теорії ідентифікації, судової фотографії, дактилоскопії, словесному портреті та інших наукових даних.
Криміналістичні обліки безпосередньо не передбачені кримінально-процесуальним законодавством.
Але порядок їх ведення у загальних рисах визначено вимогами КПК України, що стосуються правил фіксації, вилучення й зберігання речових доказів, отримання зразків для порівняльного дослідження, залучення спеціаліста, призначення і проведення експертиз.
Правовою основою кримінальної реєстрації виступають і закони України «Про міліцію» та «Про оперативно-розшукову діяльність».
Процедура збору облікових матеріалів детально регламентується незаконними актами - наказами та інструкціями МВС України тощо.
Юридичними підставами реєстрації окремих категорій осіб виступають:
• постанова прокурора, слідчого чи особи, яка провадить дізнання про обрання щодо конкретної особи запобіжного заходу - взяття під варту, або постанова про притягнення як обвинуваченого;
• вирок або ухвала суду;
• постанова про оголошення розшуку обвинуваченого;
• протокол затримання підозрюваного.
За існуючим в Україні порядком можна навести такий перелік об'єктів, що підлягають криміналістичній реєстрації:
- невідомі злочинці, які переховуються від суду і слідства, від відбуття покарання;
- обвинувачені, що були заарештовані;
- особи, затримані за бродяжництво, жебракування;
- особи, які вчинили злочин, але звільнені у зв'язку з ужиттям заходів громадського виливу або через обставини, що змінилися;
- засуджені особи;
- хворі, які перебувають у лікувальних установах, будинках престарілих, дитячих будинках і через свій стан не можуть повідомити персонографічні дані;
- невпізнані трупи осіб, які загинули внаслідок злочинів, нещасних випадків;
- крадена, втрачена, вилучена і добровільно здана зброя;
- кулі, гільзи, патрони зі слідами зброї, виявлені на місці події, иерозкритого злочину;
- викрадені й загублені, а також вилучені у затриманих речі;
- номерні речі й вироби, пов'язані зі злочинами;
- автотранспортні засоби, належність яких не встановлена;
- підроблені документи, виготовлені поліграфічним способом;
- підроблені грошові знаки (паперові гроші);
- паспорти - викрадені, втрачені, такі, що належать злочинцям, а також бланки викрадених паспортів;
- пригульна худоба, викрадена і така, що розшукується;
- факти розкрадання вантажів на залізничному транспорті;
- способи вчинення злочинів, які залишилися нерозкритими та ін.
