Ввод последовательности данных

Лабораторная работа № 2

Табличный процессор MS Excel.

Создание таблиц и диаграмм. Статистическая обработка данных

Цель работы:

- ознакомиться с возможностями и основными объектами приложения Microsoft Excel;

- освоить приемы занесения данных и формул в таблицы и способы построения диаграмм.

Общие сведения

MS Excel предназначен для

· создания таблиц различной степени сложности,

· сортировки данных по заданным параметрам,

· вычислений по различным формулам,

· построения графиков, диаграмм, гистограмм по табличным данным.

Объекты документа Excel

Документ, создаваемый в MS Excel, называется Рабочей книгой. Каждый Лист книги ‑сетка столбцов и строк (256х65536), всего 16777216 ячеек. Строки обозначаются цифрами от 1 до 256, а столбцы – сочетанием букв латинского алфавита от A до IV (A, …, Z, AA, AB, …AZ, BA, …). Адрес ячейки состоит из комбинации букв столбца и цифр строки.

Основные параметры ячейки:

· адрес или имя,

· размеры,

· тип данных: символьный, числовой, логический, дата, время,

· формат представления данных (выравнивание, шрифт, рамка, заливка).

Диапазон – группа связанных между собой ячеек, выделенных для одновременной работы с ними. Диапазоны могут быть смежными (прямоугольник) и несмежными. Для ссылки на диапазон используется двоеточие, например B1:F14 – диапазон ячеек от B1 до F14. К диапазону также можно обращаться по заданному имени.

Для выделения несмежного диапазона следует держать нажатой клавишу [Ctrl].

Чтобы выделить столбец, следует щелкнуть мышью на соответствующем номере в заголовке столбца.

Чтобы выделить целую строку, следует щелкнуть мышью на соответствующем номере в заголовке строки.

Содержимое и адрес или имя выделенной ячейки отображаются в строке формул.

Основные операции, производимые над выделенной ячейкой или диапазоном

Ввод данных или расчетных формул. При введении данных в строке формул появляются две дополнительные кнопки: кнопка ╳ отменяет ввод, кнопка √ вводит набранные данные в активную ячейку. Ввод формул в ячейки всегда начинается со знака =. Формулы содержат числовые константы, адреса или имена ячеек, знаки математических операций и функции. Всегда находящаяся в строке формул кнопка 〓 дает возможность получить помощь при создании формул.

Копирование. Для копирования выделенной ячейки или диапазона следует навести курсор на границу ячейки (курсор примет вид стрелки) нажать левую кнопку мыши и клавишу [Ctrl] (к стрелке добавится маленький плюс). Не отпуская клавишу [Ctrl], установить курсор в нужное место, отпустить кнопку мыши, затем клавишу.

Перенос. Для переноса содержимого выделенной ячейки или диапазона следует навести курсор на границу ячейки (курсор примет вид стрелки), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор в нужное место.

Копирование и перемещение можно выполнить также с помощью буфера обмена.

Форматирование данных

Вводимые в ячейки данные могут быть отформатированы. Задать или изменить формат можно с помощью главного меню Формат→Ячейки,а также с помощью контекстного меню (пункт Формат ячеек).

В вызываемом при этом диалоговом окне имеются следующие вкладки:

· Число – определяет вид числовых и текстовых данных, а также форматы даты и времени;

· Выравнивание – определяет расположение данных в ячейке (например, вертикальное или под заданным углом);

· Шрифт – определяет тип, начертание, размер, цвет шрифта;

· Граница – позволяет задать различные виды и цвет границ ячейки;

· Вид – позволяет задать цвет и узор заливки ячейки.

Некоторые кнопки форматирования вынесены на панель инструментов Форматирование.

Ввод чисел

Числовые значения могут содержать только цифры и специальные символы. По умолчанию числа сдвигаются к правой границе ячейки, в качестве разделителя используется десятичная запятая.

Отображение числа определяется форматом (Формат→Ячейки, вкладка Число). Например, число 100 в различных форматах будет выглядеть так:

100,00р.	- в денежном формате;
10000%	- в процентном формате
1,00E+02	- в экспоненциальном формате
100,0	- в числовом формате с одним десятичным знаком

Форматирование можно задать или изменить также с помощью кнопок Денежный формат, Процентный формат, Увеличить разрядность, Уменьшить разрядность на Панели инструментов Форматирование.

Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. При нехватке места для отображения числа, Excel выводит в ячейку строку символов #. Проще всего столбец можно расширить до размера введенного текста двойным щелчком по границе столбца в его заголовке.

Ввод текста

Текст включает буквы, цифры и специальные символы. По умолчанию текст сдвигается к левой границе ячейки. Следует помнить, что текстовые данные не участвуют в вычислениях!

Длинный текст всегда хранится в одной ячейке, но может быть выведен полностью, перекрывая соседние незанятые ячейки.

Для переноса текста в ячейке на новую строку следует воспользоваться комбинацией клавиш [Alt+Enter] или установить флажок на вкладке Переносить по словам (Формат→Ячейки, вкладка Выравнивание).

Ввод даты и времени

Основная единица времени в Excel – сутки (целые числа от 1 до 65380). Базовая дата, представляемая значением 1, ‑ это 1 января 1900 года. Максимальное значение даты 65380 представляет 31 декабря 2078 года. Вводимая в ячейку дата хранится в виде целого значения, равного количеству дней между базовой датой и заданной датой. Например, 1 апреля 2002 года представляется значением 37347 (разница в днях между 1 января 1900 г. и 1 апреля 2002 г.).

Время суток – десятичная дробь, которая представляет часть суток между началом (00:00 часов) и заданным временем. Например, 12 часов дня представляется значением 0,5.

Благодаря тому, что Excel преобразует дату и время в число, с ними можно производить те же операции, что и с обычными числами.

Дата может быть представлена в различных форматах (Формат→Ячейки, вкладка Число, раздел Дата).

Форматы представления даты и времени задаются с помощью соответствующих разделов вкладки Число (Формат→Ячейки ).

Ввод последовательности данных

Последовательности можно вводитьдвумя способами, используя при этом свойство Автозаполение, присущее Excel.

1. Перетаскивание маркера заполнения мышью.

Маркер заполнения – маленький квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки.

Чтобы создать последовательность, возрастающую с постоянным шагом, следует ввести в две соседние ячейки первые два значения последовательности. Затем, выделив эти две ячейки, перетащить маркер заполнения вниз или направо до конца заполняемой области (курсор при указании на маркер заполнения принимает вид черного креста).

При выделении только одной ячейки перетаскивание маркера заполнения приведет к вводу одних и тех же данных. А при нажатой клавише {Control} будет создаваться последовательность с шагом единица.

2. Использование команды Заполнить.

Много разных типов последовательностей можно создать, используя вкладку Прогрессия (Правка→Заполнить). Для этого следует заполнить первую ячейку и выделить диапазон заполняемых ячеек. Затем на вкладке Прогрессия задать вид, шаг и предельное значение прогрессии.

Многие последовательности создаются в Excel по умолчанию (достаточно просто ввести начальное значение и перетащить маркер заполнения в нужную сторону). В первую очередь это относится к датам, представленным названиями дней недели, месяцев и т. д. Автозаполнением могут быть занесены последовательности, состоящие из текста и номера, например, текст Задача1 При этомдвижение мыши вправо и вниз приведет к заполнению возрастающей последовательностью, а влево и вверх – к заполнению убывающей последовательностью.

Ввод формулы

Формулы в Excel выполняются автоматически сразу же после их ввода.

При наборе формул следует помнить, что формула начинается со знака =, в формуле не допускается использование пробелов.

Формула состоит из констант, знаков операций (+, -, * (умножить), ^ (возвести в степень), / (разделить)), ссылок (адресов или имен ячеек), знаков отношений (<, >, =, <>, <=, <=), функций и круглых скобок.

Ссылки на ячейки, можно набирать на клавиатуре или выбирая мышью требуемые ячейки. При этом ячейки могут находиться как на рабочем, так и на любом другом листе книги.

Встроенные функции

С помощью функций можно быстро выполнять сложные вычисления. В Excel имеется более 300 встроенных функций, сгруппированных по следующим категориям: Финансовые, Дата и время, Математические, Статистические, Ссылки и массивы, Работа с базой данных, Текстовые, Логические, Проверка свойств и значений.

Функция состоит из имени функции и одного или нескольких аргументов, заключенных в круглые скобки. Имена функций в русифицированных версиях Excel представляют собой русскоязычное сокращение описания выполняемой операции (исключение составляют латинские названия математических тригонометрических и трансцендентных функций). Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией, при перечислении аргументы разделяются точкой с запятой. Примеры функций: СУММ(С1:C5), COS(B7*ПИ()), СЧЁТЕСЛИ(C3:C6;">55").

Даже если у функции отсутствуют аргументы, круглые скобки указываются обязательно, например, для возвращения числа π используется функция ПИ().

Для функции суммирования на панели инструментов Стандартная имеется специальная кнопка для её ввода Σ.

Ввод функций

Вставить функцию можно, набрав ее вручную, или с помощью кнопки Вставка функции f_x в панели инструментов Основная. При нажатии на эту кнопку вызывается Мастер функций. При работе с Мастером функций впервые следует вызвать Помощника, нажав на кнопку справки в нижнем левом углу в окне диалога.

Для поиска нужной функции в окне Мастер функций – шаг 1 из 2 выберите категорию и функцию и нажмите OK. Второе окно диалога содержит по одному полю для каждого аргумента функции. Аргумент можно ввести с клавиатуры, при указании адреса ячейки окно диалога можно временно сдвинуть или свернуть нажатием на кнопку, расположенную справа в поле аргумента.