Управление муниципальным персоналом

Конкретное содержание всего управленческого процесса, выработка и реализация эффективного управленческого воздействия определяются прежде всего деятельностью людей, представляющих собой кадровый состав системы муниципального управления. Управленческие кадры – это работники, полностью или в существенной степени занятые выполнением функций муниципального управления, подготовленные для решения управленческих задач.

Управление персоналом является составной частью муниципального управления. Деятельность персонала направлена на планомерное достижение целей муниципального управления, на получение высоких конечных результатов при минимальных затратах всех ресурсов, создании благоприятного морально-психологического климата, стимулов и условий труда, определяющих его высокую привлекательность и удовлетворение трудом всех работников.

Управление персоналом включает в себя следующие этапы:

а) планирование – разработка плана удовлетворения будущих потребностей в трудовых ресурсах;

б) набор персонала – создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям;

в) отбор – оценка кандидатов на рабочие места и отбор лучших из резерва, созданного в ходе набора;

г) определение заработной платы и льгот – разработка структуры заработной платы и льгот в целях привлечения, найма и сохранения персонала;

д) профориентация и адаптация – введение принятых работников в организацию и ее подразделения, развитие у работников понимания того, что ожидает от него организация и какой труд в ней получает заслуженную оценку;

е) обучение – разработка программ для обучения трудовым навыкам, требующимся для эффективного выполнения работы;

ж) оценка трудовой деятельности – разработка методик оценки трудовой деятельности и доведение ее до работника.

Существуют следующие общие принципы управления персоналом:

ü подбор и расстановка кадров в соответствии с деловыми качествами;

ü сочетание опытных работников с молодыми кадрами;

ü обеспечение необходимой преемственности кадров;

ü создание условий для роста и выдвижения кадров, соблюдение объективных, научно обоснованных критериев их оценки;

ü всесторонняя помощь кадрам управления в повышении квалификации;

ü четкое определение обязанностей и ответственности кадров;

ü учет общих и специальных требований при подборе работников, в т.ч. их психологической совместимости, от которой во многом зависит слаженная работа аппарата управления.

 

Стратегическое планирование

Стратегическое планирование – процесс проектирования вероятного или логического будущего и предполагаемых будущих состояний. Это процесс познания того, как достичь своих целей, как использовать знания, чтобы направить логическое будущее к более желаемому, и затем построить эти действия, Обратный процесс идеализации стимулирует творческое мышление. Он представляет людям возможность укрепить свою уверенность в том, что они знают, какие состояния управляемой системы желательны и с каким приоритетами. Используя обратный процесс, специалисты по планированию выявляют как благоприятные возможности, так и препятствия и в итоге выбирают эффективные стратегии, облегчающие достижение желаемого будущего.

Как правило, все планы имеют три общих элемента– начальное состояние, цель (или конечное состояние) и процессы, связывающие эти два состояния. Цель планирования – соединить эти элементы так, чтобы с наименьшими затратами достигнуть наибольшей эффективности – т.е. максимизировать результаты.

Первый элемент любого плана – начальное состояние. Начальное состояние людей – обычно это их положение в настоящее время: люди управляют определенными ресурсами, которые позволяют им достигать некоторого другого состояния. Следует учесть все ресурсы и ограничения для обеспечения эффективности планирования.

Вторым элементом является цель. При условии, что остальные два элемента учтены правильно, этот элемент становится просто мишенью. Цели могут быть неясно определены или установлены для недостижимого состояния (не реальны). Не следует ставить цель без точных знаний о силах и влияниях, которые действуют и формируют эту цель. Цель должна быть хорошо поставлена, достижима, а также пересмотрена и изменена в соответствии с требованиями обстоятельств.

Третьим элементом плана являются процессы. Этот элемент – сам план, так как по существу в нем содержится описание метода, с помощью которого происходит переход от начального состояния к цели. Два первых элемента можно в основном рассмотреть теоретически; третий элемент, напротив, более конкретен. Он должен содержать: факторы, действующие на цель; внутренние и внешние силы, действующие на эти факторы; цели деятельности; логическую последовательность шагов и вероятные состояния, пригодные для принятия решений, которые нужны для управления процессом. Факторы могут быть экологическими, экономическими, культурными, социальными, политическими и технологическими. Эти факторы могут в той или иной степени контролироваться лицами, принимающими решения. Для учета этих факторов необходимо пользоваться любой доступной информацией.

В основном процесс планирования направлен только в одну сторону, т.е. представляют собой упорядоченную во времени последовательность событий, которая начинается в настоящее время t=0 и заканчивается в некоторый момент будущего t=T. В этой последовательности, которая называется прямым процессом, рассматриваются текущие факторы и предложения, которые порождают некоторый логический результат. Во второй последовательности, которая называется обратным процессом, состояния рассматривают, начиная с желаемого результата в определенный момент Т в обратном направлении во времени – к исходному состоянию, чтобы оценить факторы и промежуточные результаты, которые нужны для достижения желаемого. Оба процесса теоретически обоснованы, понятны и используются на практике.

Прямой процесс планирования обеспечивает оценку состояния вероятного конечного результата. Обратный процесс планирования обеспечивает средствами контроля и управления прямым процессом при движении в направлении желаемого состояния.

Может возникнуть вопрос: какой из процессов – прямой или обратный – более эффективен при планировании? В зависимости от обстоятельств один из этих процессов может полностью приемлемым, в то время как другой – может оказаться неприемлемым на практике. Наиболее важно, что каждый из них в отдельности может не подходить для создания хорошего плана. Однако если объединить их в единый процесс планирования, то это поможет эффективно решить проблему. Таким образом, можно соединить желаемые цели с логическими, обеспечивая рамки сходимости друг к другу обоих результатов.

Для интеграции прямого и обратного процессов планирования и совершенствования действий в настоящем сначала проектируется вероятное будущее. Далее в качестве цели необходимо принять желаемое будущее, выработать новые стратегии, которые присоединяются к набору существующих, и с учетом этих изменений вновь спроектировать будущее и сравнить два варианта будущего – проектируемый и желаемый – относительно их главных характеристик. Желаемое будущее изменится с целью увидеть, какие изменения стратегии нужны для того, чтобы оно стало проектируемым будущим, и процесс продолжается далее (рис.20).

Формулировка процесса планирования как граничной задачи позволяет явно выразить структуру решения. Используя понятия теории принятия решений, можно идентифицировать три основных вида переменных: стратегии планирования, которые есть у организации, результаты, которых может добиться организация в будущем, эффективность, которая выражает вероятностные соотношения между стратегиями планирования и результатами.

Эти три вида переменных – общие для всех процессов принятия решений, однако, отношения между ними различны для всех проектируемых и желаемых процессов планирования. Для проектируемых процессов стратегии определяются, эффективность оценивается, а вероятностные результаты выводятся. Для желаемых процессов результаты оцениваются, эффективность подвергается воздействиям, а стратегии разрабатываются.

 

Организа-ционная реакция		Другие факторы		Поведение внешней среды		Желаемое будущее
			Обратный процесс
Сравнение			Процесс граничного решения			Сравнение
			Прямой процесс
Организа-ция планирования в настоящее время		Сценарии с учетом факторов		Поведение внешней среды		Логическое будущее

 

Рис. 20. Объединение прямого и обратного процессов планирования.

 

Стратегическое управление

Организации, обслуживающие потребности общества, демонстрируют разнообразие поведенческих стилей. Существуют два типично противоположных стиля: приростный и предпринимательский. Приростное поведение проявляется у большинства фирм и фактически у всех бесприбыльных целевых организаций, таких как больницы, церкви, университеты.

Как показывает само название, приростный образ действий направлен на минимизацию отклонений от традиционного поведения как внутри организации, так и в ее отношениях с окружением. Изменения не приветствуются, они ограничиваются, ассимилируются или минимизируются.

Ввиду того, что социальные изменения неизбежны, организациям не удается исключить их полностью. При приростном стиле реакция на изменения происходит постфактум: действие предпринимается, когда необходимость изменений стала явной и настоятельной. Решения направлены на минимизацию изменений в сложившемся положении. Поиск альтернатив ведется последовательно, и принимается первое удовлетворительное решение.

Второй тип поведения является предпринимательским. Он влечет за собой совершенно другое отношение к изменениям: вместо того, чтобы подавлять и минимизировать изменения, предпринимательская организация стремиться к ним. Вместо реакции на возникшую проблему предвосхищаются будущие возможности и опасности; вместо частных решений ведется глобальный поиск альтернативных путей действий; вместо одной генерируются многочисленные альтернативы; вместо удовлетворительности процесс принятия решений направлен на выбор лучшей из имеющихся альтернатив. Вместо того, чтобы стремиться к сохранению прошлого, предпринимательская организация выступает за непрерывное изменение достигнутого состояния.

Предпринимательское поведение встречается гораздо реже, чем приростное. В бесприбыльных организациях оно обычно имеет место, когда организация только создана и ранний период ее развития посвящен определению задач и созданию административной структуры. После периода организация постепенно переходит к приростному образу действия.

В приведенной таблице показаны различия в организационном облике, соответствующие приростному и предпринимательскому поведению. Сопоставление организационных характеристик показывает, что приростная организация будет неэффективной при осуществлении предпринимательского образа действия, и наоборот.

Табл. 1. Сравнение характеристик организаций

Поведение Ха- рактерис- тики организации	Приростное	Предпринимательское
Цели	Оптимизация прибыльности	Оптимизация потенциала прибыльности
Пути достижения целей	Экстраполяция прошлых подходов	Определяются взаимодействием возможностей получения прибыли и качеств управления
Ограничения	1. По окружающей среде организации 2. По внутренним возможностям	1. Способность изменить окружающую среду организации 2. Способность создать требуемые специальности 3. Способность воспринять различные способы поведения
Система поощрений и взысканий	1. Поощрения за стабильность, эффективность 2. Поощрения за прошлую деятельность	1. Поощрение за творчество, инициативу 2. Взыскание за отсутствие инициативы
Информация	1. Внутренняя: деятельность 2. Внешняя: долгосрочный объем возможностей	1. Внутренняя: возможности 2. Внешняя: глобальный объем возможностей
Проблема	Повторяющаяся, знакомая	Неповторяющаяся, новая
Стиль руководства	1. Популярность 2. Умение установить единство подходов	1. Допущение рискованных действий 2. Умение вдохновлять людей на восприятие изменений
Организационная структура	1. Стабильная или расширяющаяся 2. Деятельность организована в соответствии с процессом переработки ресурсов 3. Стремление к экономии на масштабах производства 4. Виды деятельности увязаны слабо	1. Гибкая, структурно меняющаяся 2. Деятельность организована в соответствии с проблемами 3. Виды деятельности жестко увязаны
Решение управленческих проблем: а. Признание необходимости действий	1. Реакция в ответ на возникшую проблему 2.С запаздыванием по отношению к появлению проблем	1. Активный поиск возможностей 2. Предвидение проблем
б. Поиск альтернатив	1. Ориентация на прошлый опыт 2. Незначительное отклонение от статус-кво 3. Рассматривается единственная альтернатива	1. Творческий поиск 2. Большие отклонения от статус-кво 3. Рассматриваются многочисленные альтернативы
в. Оценка альтернатив	Принимается первая удовлетворяющая потребности	Выбирается лучшая из набора альтернатив
г. Отношение к риску	1. Минимизация риска 2. Соответствие прошлому опыту	1. Сознательный риск 2. Балансировка совокупности рискованных вариантов

 

Переход от одного поведения к другому связан с кардинальными изменениями, требует много времени, дорогостоящ, психологически труден для людей и часто требует перераспределения власти.

Деятельность организации представляет собой согласованный по времени поток различных ресурсов, демпфированных резервуарами (запасы, деньги, люди, информация), которые помогают балансировать и поддерживать потоки. Они движутся не в одном направлении, а образуют контур с положительными и отрицательными обратными связями.

Успешно обслуживающие среду организации являются незамкнутыми системами.

Деятельность по стратегическому управлению связана с постановкой целей и задач организации и с поддержанием ряда взаимоотношений между организацией и окружением, которые позволяют ей добиваться своих целей, соответствуют ее внутренним возможностям и позволяют оставаться восприимчивой к внешним требованиям.

Потенциал для достижения целей организации в будущем является одним из конечных продуктов стратегического управления. Применительно к фирме этот потенциал состоит со стороны “входа” – из финансовых, сырьевых и людских ресурсов, информации; со стороны “выхода” – произведенной продукции и услуг, испытанных с точки зрения потенциальной прибыльности; из набора правил социального поведения, следование которым позволяет организации постоянно добиваться своих целей.

В дополнение к потенциалу, обеспечивающему будущее функционирование организации, другим конечным продуктом стратегического управления являются ее структуры и изменения, обеспечивающие чувствительность к изменениям во внешних условиях.

 

Управление по результатам

Основными этапами процесса управления по результатам являются процесс определения результатов, процесс управления по ситуации и процесс контроля за результатами.

Процесс определения результатов начинается с глубокого анализа устремлений, на основе которого определяются желаемые результаты для разных уровней. Этот процесс заканчивается определением стратегии деятельности и практических идей для ее реализации. Результаты, соответствующие устремлению организации, выражаются в виде определенных целей, стратегий, конечных результатов и промежуточных целей. Результаты, соответствующие устремлению главных должностных лиц местного самоуправления, проявляются в виде конечных результатов, целей и календарных планов использования рабочего времени. Устремления каждого муниципального служащего проявляются в свою очередь в виде планов продвижения по службе и в целом по жизни.

Процесс управления по ситуации можно назвать еще управлением по дням. Основой этого процесса является организация дел, деятельности персонала и окружения таким образом, чтобы планы превращались в желаемые результаты. Особенно трудным делом является управление персоналом и окружением, его невозможно предвидеть во всех деталях. Владение искусством управления по ситуации предполагает, что руководители обладают способностью анализировать и принимать во внимание существенные внешние и внутренние ситуационные факторы. Необходимо также владеть различными стилями руководства и влияния, с тем, чтобы использовать их в соответствии с требованиями сложившейся ситуации. Кроме того, при управлении по ситуации необходимы напористость и творческий подход.

В процессе контроля выясняется, какие результаты достигнуты по плану и какие случайно. Кроме того, определяется, как выполняются планы персонала, касающиеся продвижения по службе и жизненных планов каждого муниципального служащего. Существенной частью процесса контроля является принятие решений по результатам контроля с целью реализации соответствующих мер. Эти меры можно запланировать в рамках повседневного управления или же при составлении очередного годового плана. Если эти меры имеют крупномасштабный характер, то они учитываются при стратегическом планировании. Важнейшие выводы в части планирования продвижения по службе и в жизни служат целям сохранения трудовой и жизненной мотивации.

Управление по результатам является процессом, направленным на достижение главных и поддерживающих их результатов, в котором:

а) с помощью процесса планирования определяются в разных интервалах времени деятельность органов местного самоуправления и муниципальных служащих (другими словами, требования к результатам и ожидаемые результаты);

б) настойчивое осуществление планов подкрепляется ежедневным сознательным управлением делами, персоналом и окружением;

в) результаты оцениваются для принятия решений, ведущих к проведению последующих мероприятий.

В содержание управления по результатам самым существенным является именно упор на результат, что имеет как принципиальное, так и функциональное значение. При управлении по результатам возможности органов местного самоуправления используются таким образом, чтобы планы деятельности простирались от их стратегического уровня до планов индивидуального использования рабочего времени каждым муниципальным служащим. Уже на этапе планирования активизируется использование желания и способности всех муниципальных служащих.

При управлении по результатам высоко ценятся выполнение планов (оперативное управление) и контроль как равноправные этапы процесса управления наряду с планированием. Творческий подход, обязательность в выполнении планов и напористость также являются существенными чертами управления по результатам. К важным факторам, определяющим деятельность органов местного самоуправления, следует отнести и так называемое чувство ситуации.

Опираясь на полученный результат, необходимо делать соответствующие выводы для совершенствования деятельности органов местного самоуправления и каждого муниципального служащего. Особое внимание при этом уделяется вопросам совершенствования персонала, оценки его работы и системы поощрения муниципальных служащих. При управлении по результатам осуществляется сбалансированное развитие органов местного самоуправления и содержание деятельности муниципальных служащих.

В таблице приведены наиболее характерные черты обычного управления и управления по результатам.

 

Табл.2. Характерные черты обычного и управления по результатам.

Обычное управление	Управление по результатам
Неясная или неосознанная система управления, направленная на достижение результата.	Система управления по результатам является процессом поиска результата. В нее входят: ü определение результатов, ü оперативное управление, ü контроль за результатами.
В планировании:
ü опасность ограничится бюджетными целями, ü нет четкой связи между задачами групп и отдельных работников, ü инициативы часто остаются без внимания,	ü составляются планы деятельности и развития, а также бюджет, ü ясность результата и нацеленность на него, ü позиция стратегического управления, ü учитываются все группы и отдельные работники, ü достигается календарная точность, ü человек рассматривается как единое целое, ü воля (желание) в основе всего.
В оперативном управлении:
ü нет осознанного стремления увязать планирование с ожидаемыми результатами и управление страдает, в частности из-за слабого планирования использования рабочего времени, ü считается, что результаты возникают автоматически благодаря работе подчиненных,	ü в основе связь с ожидаемыми результатами, ü сознательное стимулирование и оказание поддержки, ü постоянный промежуточный контроль, ü постоянный контроль за выполнением графика работ.
В контроле:
ü узкая рыночная направленность, ü часто имеют место попытки заменить анализ объяснениями, ü отсутствие напористости, ü отсутствие выводов по дальнейшим мерам,	ü основное внимание уделяется главной деятельности и деятельности в ее поддержку, ü ценятся случайности, ü делаются выводы для принятия мер, ü удачи и неудачи воспринимаются как уроки на будущее.
Профессиональная лексика:
ü сделано, выполнено, ü место расходов, издержек, ü руководитель деятельностью, ü финансовый год/отчетный период, ü долгосрочное планирование, ü составление бюджета, ü функциональные подразделения, ü “прогнозируем”, ü совещания, отчетное собрание по бюджету и т.д., ü должностные обязанности – это перечень должностных функций, ü бюджет исполнен,     ü мы вынуждены изменить структуру, так как …, ü мы проявляем старание,	ü в результате, ü место результата, ü руководитель деятельностью по результату, ü год по результатам, ü стратегическое планирование и управление, ü планирование по результатам, ü подразделения по результатам, ü хотим, ü дни определения результатов, собрание по контролю за результатами и т.д., ü должностные обязанности определяют долю ответственности за результат, ü результаты достигнуты (превышены или нет), ü инвестировано в персонал, ü мы изменим структуру для того, чтобы …, ü мы достигаем результатов.
В развитии управления подстерегает опасность: ü однобокого развития, ü использования модных течений и запатентованных решений, ü вера в возможность скачкообразного развития, ü поверхностного рассмотрения дел,	При управлении по результатам совершенствование происходит: ü с помощью управляемых процессов изменения, ü комплексно, ü постоянно, ü на всех организационных уровнях, ü учась на успехах и неудачах.

 

Управление по результатам – это, прежде всего, система управления. Таким образом, переход к управлению по результатам означает совершенствование системы муниципального управления. Поскольку управление по результатам следует рассматривать как процесс, то и процессы руководства муниципальным образованием и органами местного самоуправления также являются объектами изменений. Это в свою очередь ведет к развитию процессов взаимодействия между муниципальными служащими. Система муниципального управления буде эффективно функционировать только тогда, когда все ее структурные составные части и элементы отвечают требованиям времени. Таким образом, развитие при управлении по результатам предполагает, совершенствование структуры органов местного самоуправления.

Переход к управлению по результатам означает широкомасштабный процесс совершенствования органов местного самоуправления. Само мышление управления по результатам создает условия для совершенствования, комплексного развития муниципального управления. Управление процессом совершенствования предполагает также владение факторами окружения, которые при управлении по результатам также развиваются.

Основополагающая истина, остающаяся неизменной в течении многих столетий, заключается в том, что личный вклад человека имеет важнейшую роль в успешной деятельности организации. Эффективность управления по результатам как системы будет незначительной, если руководители не будут совершенствовать себя в рамках, очерченных для них организацией. Таким образом, развитие при управлении по результатам означает воспитание напористых, профессионально подготовленных руководителей.